1. Утвержден Приказом Главархива СССР N 13 от 29.01.88.

2. Разработан Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Соисполнители: Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР, Центральный государственный архив РСФСР, Главное архивное управление при Совете Министров Казахской ССР.

3. Зарегистрирован.

4. Введен впервые.

5. Ссылочные нормативно-технические документы

6. Согласован:

Научная библиотека ЦГА СССР.

Институт повышения квалификации информационных работников ГКНТ.

Государственная публичная научно-техническая библиотека СССР.

Всесоюзный институт научной и технической информации АН СССР.

Отдел научно-исследовательской и методической работы Главархива СССР.

Стандарт устанавливает порядок взаимодействия служб научно-технической информации (НТИ) архивных учреждений по комплектованию и использованию Единого отраслевого справочно-информационного фонда (ЕОСИФ) по проблемам документоведения и архивного дела, обеспечивающий полноту информационных массивов организаций - участников ЕОСИФ, улучшение использования специалистами отрасли справочно-информационных фондов служб НТИ отрасли различного уровня и повышение эффективности справочно-информационного обслуживания по проблемам документоведения и архивного дела.

Стандарт обязателен для учреждений Государственной архивной службы СССР.

1.1. ЕОСИФ представляет собой совокупность взаимосвязанных справочно-информационных фондов (СИФ) служб НТИ, научных и научно-справочных библиотек (НБ) учреждений системы Главархива СССР. ЕОСИФ является составной частью Государственного справочно-информационного фонда (ГСИФ) и функционирует во взаимодействии с фондами всесоюзных, центральных отраслевых, республиканских и территориальных органов НТИ.

1.2. ЕОСИФ включает фонды организаций - участников ЕОСИФ различного уровня:

- фонды Научной библиотеки центральных государственных архивов СССР (НБ ЦГА СССР) и СИФ Отраслевого центра научно-технической информации по документоведению и архивному делу (ОЦНТИ);

- специализированные СИФ служб НТИ ЦГА СССР и НИЦТД СССР;

- СИФ РСНТИ и фонды НБ главархивов союзных республик, СИФ ЦГА союзных республик;

- СИФ служб НТИ и фонды НБ архивных учреждений автономных республик, краев и областей.

1.3. ЕОСИФ служит базой для осуществления службами отрасли комплексного справочно-информационного обслуживания (КСИО) по профильной проблематике сотрудников архивных учреждений СССР, а также различных категорий потребителей информации независимо от ведомственной принадлежности.

1.4. Деятельность служб НТИ отрасли по комплектованию и использованию своих СИФов регламентируется соответствующими положениями об этих службах и положениями о СИФах этих служб. Деятельность НБ отрасли осуществляется в соответствии с принятым порядком (Организация работы научно-технической библиотеки: Метод. рекомендации/ГПНТБ СССР. Изд. 5-е, перераб. и доп. М., 1985. 366 с.).

1.5. Комплектование и использование ЕОСИФ является обязанностью всех служб НТИ отрасли, взаимодействующих в соответствии с порядком, устанавливаемым настоящим стандартом.

1.6. Целью взаимодействия служб НТИ отрасли в комплектовании и использовании ЕОСИФ является:

- однократность обработки документов, вводимых в ЕОСИФ, и многократность их использования;

- полнота комплектования фондов первичных и массивов вторичных документов служб НТИ отрасли по профильной проблематике;

- повышение оперативности и улучшение качества всех видов справочно-информационного обслуживания, предусмотренных ОСТ 55-7.5-84.

1.7. Взаимодействие служб НТИ архивных учреждений различного уровня осуществляется путем организации постоянно действующих прямых и обратных связей между ними.

2.1. Целью взаимодействия служб НТИ отрасли в комплектовании ЕОСИФ является обеспечение полноты его комплектования, отвечающей информационным потребностям по профильной проблематике. Организация комплектования ЕОСИФ строится на основе взаимодействия служб НТИ отрасли, обеспечивающих восходящий и нисходящий потоки информации, с учетом действующих Методических рекомендаций. (Комплектование единых отраслевых и единых территориальных справочно-информационных фондов и пути их взаимодействия: Методические рекомендации/Утв. ГПНТБ СССР 10.07.1980).

2.2. Все службы НТИ отрасли участвуют в комплектовании ЕОСИФ, которое включает взаимное пополнение справочно-информационных фондов организаций - участников ЕОСИФ.

2.3. Службы НТИ архивных учреждений автономных республик, краев и областей участвуют в комплектовании СИФ РСНТИ, направляя в него первичные и вторичные документы.

2.3.1. Для комплектования фонда первичных документов СИФ в РСНТИ направляются:

- нормативные документы, регламентирующие деятельность архивных и курируемых ими учреждений;

- научно-методические разработки архивных учреждений республики, АССР, края, области, обобщающие местный опыт и представляющие интерес для архивных учреждений республики в целом или отрасли, сопровождаемые аннотацией (рефератом);

- публикации архивных документов, обзоры, справочники, путеводители;

- материалы проведенных в регионе совещаний, семинаров и конференций по проблемам документоведения и архивного дела;

- препринты докладов и выступлений, копии опубликованных в местной печати статей по профильной и смежной проблематике, освещающих опыт работы архивных учреждений, а также опыт учреждений и предприятий по организации документационного обеспечения управления и делопроизводства.

2.3.2. Для комплектования справочно-поискового аппарата СИФ в РСНТИ направляются:

- копии регистрационных и информационных карт НИОКР после их возвращения из ВНТИЦентра в 2-х экз. (один экз. пересылается в ОЦНТИ);

- информационные карты о передовом опыте, одобренном к распространению;

- тематические указатели литературы и списки новых поступлений неопубликованных документов (в 2-х экз.) с указанием регистрационного номера СИФ и количества имеющихся в наличии экземпляров;

- списки (библиографические карточки) документов обменного фонда;

- копии паспортов ГСК, специальных и вспомогательных картотек СПА СИФ <1>.

--------------------------------

<1> См. Организация работы научно-технической библиотеки: Метод. рекомендации/ГПНТБ СССР. Изд. 5-е, перераб. и доп. М., 1985. Раздел: Справочно-поисковый аппарат, п. 215, приложение 35.

2.4. НИЦТД СССР, службы НТИ ЦГА СССР, ЦТА союзных республик и РСНТИ систематически направляют в ОЦНТИ списки (перечни) новых поступлений в СИФ неопубликованных материалов.

2.4.1. В списки (перечни) новых поступлений включаются работы, которые по своему содержанию не дублируют существующие аналогичные разработки, содержат апробированные новые теоретические и практические положения и техническое оформление которых допускает их многоразовое копирование. Библиографические описания должны сопровождаться регистрационным номером СИФа, хранящего первичный документ, и указанием количества имеющихся в наличии экземпляров (для тиражированных материалов).

2.4.2. Рукописи по профильной проблематике, предназначенные для депонирования, представляются всеми службами НТИ отрасли непосредственно в ОЦНТИ в соответствии с Методическими положениями "Депонирование научных работ по документоведению и архивному делу" (М., 1983).

2.4.3. Копии регистрационных и информационных карт на выполненные архивными учреждениями отрасли научно-исследовательские работы представляются в соответствии с Методическими указаниями "О порядке государственной регистрации учреждениями системы Главархива СССР открытых НИР и представления по ним отчетов и информационных материалов во ВНТИЦентр" (М., 1984).

2.4.4. Сведения о передовом опыте представляются службами НТИ в соответствии с Методическими указаниями Главархива СССР и Президиума ЦК профсоюза работников государственных учреждений "О порядке изучения, обобщения и внедрения передового опыта работы учреждений государственной архивной службы" (М., 1980).

2.4.5. На неопубликованные методические пособия, обзоры, материалы совещаний, семинаров и конференций на национальных языках РСНТИ высылает в ОЦНТИ только рефераты на русском языке.

2.5. ОЦНТИ в централизованном порядке:

- доводит до всех служб НТИ ЦГА СССР и РСНТИ (в виде списков и перечней) сведения о новых поступлениях неопубликованных материалов в каждый из СИфов этих служб (по мере получения от них этих сведений);

- на основе аналитико-синтетической переработки отечественных и зарубежных источников информации издает библиографическую, реферативную и обзорную информацию по вопросам архивоведения, археографии; обеспечения сохранности документов; документоведения, документационного обеспечения управления.

В целях обеспечения единого СПА ЕОСИФ отраслевые информационные издания индексируются по Рубрикатору НТИ по документоведению и архивному делу, являющемуся составной частью Рубрикатора ГАСНТИ.

2.6. Архивные органы после утверждения нормативных, научно-методических документов и других руководящих материалов, обеспечивающих практическую деятельность архивных учреждений, предусматривают при тиражировании и рассылке этих документов их обязательное направление в 2-х экз. в СИФы соответствующих организаций - участников ЕОСИФ (п. 1.2).

2.7. Библиографические указатели, списки, перечни, поступающие по восходящему и нисходящему потокам, используются для пополнения СПА СИФов служб НТИ, поиска и запроса первичных документов у соответствующих служб НТИ и НБ для докомплектования своих СИФов.

3.1. Целью взаимодействия служб НТИ и НБ архивных учреждений различного уровня в использовании ЕОСИФ является обеспечение максимального удовлетворения информационных запросов по профильной проблематике.

3.2. Все службы НТИ и НБ отрасли являются пользователями ЕОСИФ.

3.3. Службы НТИ и НБ отрасли в случае отсутствия запрашиваемых документов по профильной проблематике в своих СИФах, СИФах органов НТИ и фондах НБ региона должны обращаться в службы НТИ (НБ) вышестоящего уровня:

3.3.1. Службы НТИ ЦГА союзных республик и архивных учреждений автономных республик, краев, областей - в РСНТИ;

3.3.2. РСНТИ, службы НТИ ЦГА СССР и НИЦТД СССР - в ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР;

3.3.3. ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР - в соответствующие всесоюзные органы НТИ и специализированные библиотеки.

3.4. Направление и выполнение запросов на получение первичных документов во временное пользование (в оригинале или в копии) осуществляется по межбиблиотечному абонементу в соответствии с ГОСТ 7.31-81.

Перенаправление службами НТИ отрасли запросов в органы НТИ (НБ) других министерств и ведомств допускается только на запросы непрофильного характера с обязательным уведомлением абонента о том, кому и когда переадресован запрос (абоненту высылается копия сопроводительного письма).

3.5. Изготовление копий содержащихся в СИФах документов для реализации запросов абонентов и докомплектования СИФа той или иной службы НТИ (НБ) осуществляется в соответствии с установленным порядком.

3.6. Службы НТИ и НБ архивных учреждений могут являться постоянными абонентами системы избирательного распространения информации, осуществляемого службами НТИ вышестоящего уровня.

3.7. Службы НТИ и НБ отрасли обязаны использовать свои взаимосвязи при подготовке библиографических и фактографических справок, сборе и обобщении различных информационных сведений по профильной тематике.

3.8. РСНТИ, ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР при выполнении тематических и других запросов служб НТИ и НБ архивных учреждений направляют для заполнения карту обратной связи.

3.9. ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР осуществляют координацию и планирование подготовки и выпуска справочника по фондам НБ и справочно-информационным фондам служб НТИ отрасли.

4.1. Службы НТИ архивных учреждений в целях полноты комплектования ЕОСИФ нормативными и научно-методическими разработками организаций и предприятий своего региона, а также материалами семинаров и конференций по профильной проблематике поддерживают постоянные взаимосвязи с межотраслевыми территориальными центрами НТИ и ведущими НБ региона, обмениваясь с ними сведениями о новых поступлениях в свои СИФы.

4.2. РСНТИ в целях обеспечения полноты комплектования ЕОСИФ нормативными и научно-методическими разработками организаций и предприятий республики, а также материалами семинаров и конференций по профильной и смежной проблематике поддерживают постоянные взаимосвязи с республиканскими институтами научно-технической информации и республиканскими библиотеками, обмениваясь с ними сведениями о поступлениях в свои СИФы.

4.3. НБ ЦГА СССР поддерживает постоянные связи с ИНИОН АН СССР, ГПНТБ СССР, ГБА, ВГБИЛ, МГИАИ в целях обеспечения полноты комплектования своего фонда по профильной и смежной проблематике и удовлетворения информационных запросов.

4.4. ОЦНТИ в целях обеспечения полноты информационных массивов ЕОСИФ осуществляет централизованный ввод в ЕОСИФ сведений и материалов из информационных изданий всесоюзных органов информации - ВИНИТИ, ИНИОН АН СССР, ВНТИЦентр, ГПНТБ СССР, ВЦП, ВДНХ СССР и других центральных отраслевых органов НТИ.