Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 26.07.84 N 229 срок введения установлен

Утвержден и введен в действие Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 26.07.84 N 229.

Согласован: Главархив СССР, ВИНИТИ, ИПКИР, РСНТИ РСФСР, РСНТИ УССР, ЦГАОР СССР, ЦГАНХ СССР.

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к системе справочно-информационного обслуживания (СИО) как составной части (подсистеме) отраслевой системы научно-технической информации в области документоведения и архивного дела (далее - отраслевая система НТИ); основные виды справочно-информационного обслуживания, осуществляемого службами НТИ отрасли; взаимосвязи служб НТИ отрасли с целью обеспечения комплексного СИО специалистов архивных и других учреждений; обязанности абонентов системы СИО.

1.1. Система СИО является функциональной подсистемой отраслевой системы НТИ и представляет собой комплекс различных видов информационного обслуживания. Система СИО предназначена для удовлетворения информационных запросов по профильной проблематике, возникающих в ходе научной и практической деятельности учреждений государственной архивной службы СССР (реализации планов научно-исследовательских работ, комплексных целевых и научно-технических программ).

1.2. Определение СИО - по ГОСТ 7.27-80.

1.3. СИО осуществляют службы НТИ отрасли всех уровней, включая службы НТИ архивных учреждений союзных республик (далее - СНТИ).

1.4. Ведение различных видов СИО предусматривается в годовых и перспективных планах работы архивных учреждений.

1.5. Информационной базой системы СИО является Единый отраслевой справочно-информационный фонд (ЕОСИФ) по проблемам документоведения и архивного дела.

1.6. Научно-методическое руководство справочно-информационным обслуживанием в отрасли осуществляет центральный отраслевой орган НТИ - ОЦНТИ Главархива СССР.

1.7. Абонентами системы СИО могут быть специалисты учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной принадлежности.

2.1. Службы НТИ отрасли осуществляют следующие виды СИО:

2.1.1. Предоставление абонентам системы СИО материалов своих справочно-информационных фондов (СИФ).

2.1.2. Выполнение разовых информационных запросов, включая выдачу копий первичных документов СИФ.

2.1.3. Дифференцированное обеспечение руководящих работников учреждений отрасли (по подчиненности службы НТИ) научно-технической информацией (ДОР НТИ).

2.1.4. Избирательное распространение информации (ИРИ).

2.1.5. Инициативное информирование специалистов (ИИС).

2.1.6. Централизованная подготовка и выпуск отраслевых информационных изданий.

2.1.7. Проведение дней информации.

2.1.8. Организация тематических выставок материалов СИФ.

2.1.9. Обслуживание по межбиблиотечному абонементу (МБА).

Примечания к п. 2.1: 1. Выдача копий первичных документов СИФ по информационным запросам осуществляется службами НТИ отрасли в соответствии с Положением о порядке снятия копий с материалов, содержащихся в справочно-информационных фондах, органами информации и научными, техническими и специальными библиотеками (п. 2.1.2).

2. ИИС представляет собой целенаправленное доведение информации по профильной проблематике до заинтересованных специалистов в соответствии с их информационными потребностями, осуществляемое по инициативе служб НТИ отрасли (п. 2.1.5).

2.2. Указанные в п. 2.1 виды СИО осуществляются службами НТИ отрасли в соответствия с действующими нормативными и научно-методическими документами:

2.2.1. Перечисленные в пп. 2.1.1, 2.1.2, 2.1.5 - 2.1.8 виды СИО регламентируются комплексом нормативных и научно-методических документов отраслевой системы НТИ.

2.2.2. ДОР НТИ (п. 2.1.3) - в соответствии с методическими рекомендациями ГКНТ "Дифференцированное обеспечение руководства научно-технической информацией" (М., 1983).

ИРИ (п. 2.1.4) - в соответствии с РД 50-405-83 "Справочно-информационное обслуживание в режиме избирательного распространения информации. Общие требования".

МБА (п. 2.1.9) - в соответствии с ГОСТ 7.31-81.

2.3. Службы НТИ отрасли осуществляют те виды СИО и в том объеме, которые обеспечивают наиболее полное удовлетворение информационных потребностей и запросов профильного характера.

3.1. Система СИО в области документоведения и архивного дела строится на основе распределения функций между службами НТИ отрасли различного уровня и их взаимодействия.

3.2. ОЦНТИ Главархива СССР в системе СИО выполняет следующие функции:

3.2.1. Научно-методическое обеспечение СИО, осуществляемого службами НТИ ЦГА СССР и РСНТИ (п. 3.3).

3.2.2. Создание базового тиражируемого информационного массива по профильной и смежной проблематике, используемого службами НТИ отрасли при ведении СИО (п. 3.5).

3.2.3. Непосредственное ведение комплексного СИО, которое представляет собой совокупность различных видов СИО, обеспечивающего наиболее полное удовлетворение информационных потребностей по профильной проблематике (п. 3.6).

3.2.4. Подготовка и выпуск отраслевых информационных изданий библиографического, реферативного и обзорного характера.

3.3. Научно-методическое обеспечение СИО осуществляется ОЦНТИ Главархива СССР путем:

3.3.1. Внедрения межотраслевых нормативных и научно-методических документов по НТИ (государственных стандартов СИБИД, методических указаний и рекомендаций ГКНТ, ВИНИТИ, ГПНТБ СССР, ВНТИЦентра и др.).

3.3.2. Разработки и внедрения нормативных и научно-методических документов отраслевой системы НТИ, регламентирующих ведение СИО.

3.3.3. Проведения семинаров, совещаний и встреч работников служб НТИ ЦГА СССР и РСНТИ по вопросам внедрения нормативных и научно-методических документов, новых методов работы, обмена опытом в области СИО.

3.3.4. Проведения совместно со службами НТИ ЦГА СССР и РСНТИ семинаров-встреч с коллективами архивных учреждений (ЦГА СССР и ЦГА союзных республик) в целях эффективного использования научно-технической информации.

3.3.5. Методического обеспечения программ повышения квалификации работников служб НТИ отрасли и обучения потребителей информации в части СИО.

3.4. Научно-методическое руководство деятельностью библиотек отрасли по СИО осуществляет Научная библиотека ЦГА СССР (НБ ЦГА СССР).

3.5. Создание базового тиражируемого информационного массива осуществляется ОЦНТИ Главархива СССР путем подготовки и выпуска:

3.5.1. Отраслевых реферативно-библиографических изданий (указателя неопубликованных и ведомственных материалов и экспресс-информации), подготавливаемых на основе централизованной аналитико-синтетической переработки отечественной и зарубежной информации по профильной и смежной проблематике (распространяются по подписке).

3.5.2. Сигнальной и оперативной информации, подготавливаемой на основе зарубежных периодических изданий и информационных изданий всесоюзных органов НТИ (доводятся до учреждений отрасли по утвержденному списку).

3.6. ОЦНТИ Главархива СССР осуществляет комплексное СИО:

3.6.1. Специалистов Главархива СССР; ВНИИДАД и НИЦТД СССР.

3.6.2. Архивных учреждений (по их запросам).

3.6.3. Учреждений, организаций и предприятий, ведущих разработки по профильной проблематике (по их запросам).

3.7. Службы НТИ ЦГА СССР выполняет в системе СИО следующие функции:

3.7.1. Оказание методической помощи в ведении СИО службам НТИ государственных архивов, хранящих документы соответствующего профиля.

3.7.2. Дополнение базового тиражируемого информационного массива вторичной информацией (обзоры, перечни, списки и др.) о неопубликованных документах, поступивших в СИФ служб НТИ ЦГА СССР.

3.7.3. Непосредственное ведение СИО.

3.8. Службы НТИ ЦГА СССР осуществляют СИО:

3.8.1. Специалистов архива.

3.8.2. Архивов соответствующего профиля и учреждений - источников комплектования архива (по их запросам).

3.9. РСНТИ выполняют в системе СИО следующие функции:

3.9.1. Научно-методическое обеспечение СИО, осуществляемого СНТИ архивных учреждений союзной республики (п. 3.10).

3.9.2. Дополнение базового информационного массива вторичной информацией (обзоры, перечни, списки и др.) о неопубликованных документах, поступивших в СИФ РСНТИ.

3.9.3. Непосредственное ведение СИО (п. 3.11).

3.10. Научно-методическое обеспечение СИО, ведущегося СНТИ архивных учреждений республики, осуществляется РСНТИ путем:

3.10.1. Внедрения межотраслевых и отраслевых нормативных и научно-методических документов, регламентирующих ведение СИО.

3.10.2. Разработки и внедрения инструктивно-методических документов, регламентирующих ведение СИО СНТИ республики.

3.10.3. Проведения республиканских (зональных) семинаров, совещаний и встреч работников СНТИ республики по внедрению нормативных и научно-методических документов по ведению СИО и обмену опытом работы.

3.10.4. Участия в реализации программы повышения квалификации работников служб НТИ отрасли и обучения потребителей информации в части СИО.

3.11. РСНТИ осуществляют СИО:

3.11.1. Специалистов Главархива союзной республики.

3.11.2. Архивных учреждений республики (по их запросам).

3.11.3. Учреждений, организаций и предприятий республики (по их запросам).

3.12. СНТИ архивных учреждений союзной республики осуществляют СИО:

3.12.1. Специалистов архивного органа, государственного архива, его филиалов, райгоргосархивов.

3.12.2. Учреждений - источников комплектования архива (по их запросам).

3.13. Службы НТИ отрасли активно взаимодействуют в удовлетворении информационных запросов, при необходимости обращаясь в службу НТИ вышестоящего уровня.

4.1. Абоненты системы СИО обязаны:

4.1.1. Четко и однозначно формулировать свой информационный запрос, отражая реальную информационную потребность. При направлении информационного запроса в службу НТИ отрасли абонент должен сформулировать решаемую проблему, указать характер запрашиваемой информации; предпочтительную форму ее получения; хронологические и географические рамки необходимой информации; сведения об источниках информации, просмотренных абонентом; срок, к которому необходима информация; допускается ли поэтапное получение информации.

4.1.2. Оперативно информировать службу НТИ отрасли о степени соответствия полученной информации и документации информационному запросу.

4.1.3. Представлять по запросу сведения об использовании информации и полученных результатах.

4.1.4. Информировать службу НТИ отрасли о завершенных исследованиях и разработках профильного характера, научно-технических достижениях и передовом опыте в области документоведения и архивного дела и по запросу службы НТИ отрасли представлять в установленном порядке указанную информацию и документацию.