Главная // Актуальные документы // Акт (форма)СПРАВКА
Источник публикации
М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989
Примечание к документу
Название документа
"Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах"
(Одобрены коллегией Главархива СССР 31.10.1988, Приказ Главархива СССР от 10.11.1988 N 78)
"Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах"
(Одобрены коллегией Главархива СССР 31.10.1988, Приказ Главархива СССР от 10.11.1988 N 78)
коллегией Главархива СССР
31 октября 1988 года,
приказ Главархива СССР
от 10 ноября 1988 г. N 78
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ С КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТАМИ И ВИДЕОФОНОГРАММАМИ
В ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ
В Правилах изложены основные требования, регламентирующие комплекс работ с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах: организацию ведомственного хранения документов, экспертизу ценности документов и комплектование ими ведомственного архива, обеспечение сохранности, классификацию и учет документов, научно-информационную деятельность ведомственного архива, подготовку и передачу ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение.
Правила рассчитаны в первую очередь на работников ведомственных архивов кинофотофонодокументов и видеофонограмм. По мере необходимости могут использоваться всеми организациями, в деятельности которых образуются кинофотофонодокументы и видеофонограммы.
Составители: канд. ист. наук В.М. Магидов (руководитель темы и отв. исполнитель), канд. ист. наук Л.А. Кобелькова (отв. исполнитель) - ВНИИДАД; канд. техн. наук Ф.А. Гедрович, канд. техн. наук В.А. Устинов - НИЦТД СССР.
Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций, учреждения, организации и предприятия <1> согласно
Положению о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденному постановлением Совета Министров СССР 4 апреля 1980 г. N 274 <2>, обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подведомственных им организаций, а также пользование этими документами и своевременную передачу их на государственное хранение. Хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР до передачи их на государственное хранение осуществляют ведомственные архивы.
--------------------------------
<1> В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется слово "организация".
<2> СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.
Ведомственные архивы в своей практической деятельности руководствуются законодательством СССР, союзных и автономных республик, приказами и указаниями министерств, ведомств и других вышестоящих организаций, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят, положениями о ведомственных архивах, нормативными и методическими документами Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР.
В целях улучшения ведомственного хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм, соблюдения организациями требований нормативно-методических документов по архивному делу впервые подготовлены "Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах".
Правила базируются на ленинских принципах архивного строительства, закрепляют преемственность в работе государственных и ведомственных архивов с кинофотофонодокументами и видеофонограммами ГАФ СССР. Они учитывают требования, предъявляемые к ведомственным архивам Положениями
о ГАФ СССР и
Главархиве СССР,
Законом СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры", достижения советского и зарубежного архивоведения, передовой опыт работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами.
В Правилах использована современная терминология, закрепленная действующими государственными и отраслевыми стандартами, нормативно-методическими документами Гостелерадио СССР, Госкино СССР, Главархива СССР.
Правила состоят из 8 разделов в соответствии с основными направлениями деятельности ведомственного архива.
В
разделе 1 определен правовой статус ведомственных архивов, хранящих кинофотофонодокументы и видеофонограммы; рассмотрены их виды, задачи, функции и права по организации этих документов; раскрыт возможный состав кинофотофонодокументов и видеофонограмм ведомственного архива.
В
разделе 2 определен порядок экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации (принципы и критерии экспертизы ценности документов, основные требования к ее организации, методике проведения и оформлению результатов).
В
разделе 3 освещен порядок подготовки кинофотофонодокументов и видеофонограмм к передаче их в ведомственный архив (общие требования к упаковке документов и оформлению единиц хранения, составлению текстовой сопроводительной документации, первичных учетных документов), а также приема документов в архив.
Раздел 4 посвящен вопросам обеспечения сохранности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве. В нем сформулированы современные требования к созданию оптимальных условий хранения подобных документов: к зданиям архивов, помещениям и оборудованию хранилищ, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам хранения документов, размещению их в хранилище; изложен порядок выдачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм из хранилища, проведения контроля за сохранностью документов в ведомственном архиве, проверки их наличия и состояния.
В
разделе 5 изложены вопросы классификации кинофотофонодокументов и видеофонограмм, находящихся на ведомственном хранении.
В
раздел 6 включены важнейшие положения организации и проведения учета кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве (состав обязательных учетных документов архива и методика их составления), страхового фонда копий особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР.
В
разделе 7 сформулированы основные требования по созданию научно-справочного аппарата к кинофотофонодокументам и видеофонограммам и организации пользования ими.
В
разделе 8 изложен порядок подготовки и передачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР на государственное хранение (определены предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве, состав комплекта документов и текстовой сопроводительной документации, порядок передачи документов в государственный архив).
К Правилам прилагаются
формы учетных и других документов, составленные, исходя из общих требований государственных и отраслевых стандартов, задач унификации документов, и список нормативно-методической литературы.
Правила подготовлены в развитие "Основных
правил работы ведомственных архивов" (М., 1986) и других действующих в настоящее время нормативно-методических документов <1> учреждений государственной архивной службы СССР по отдельным направлениям работы ведомственных архивов с кинофотофонодокументами и видеофонограммами. Настоящие Правила освещают лишь важнейшие особенности работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами, а также содержат ряд уточнений состава комплекта документов, текстовой сопроводительной документации по сравнению с "Инструкцией о порядке сдачи и приема кинофильмов в государственные архивы СССР" (М., 1976), "Инструкцией о порядке приема, учета, описания, хранения, использования фотодокументов в информационных агентствах, редакциях газет и журналов, отбора и передачи их в государственные архивы Союза ССР" (М., 1981). Названные инструкции должны применяться с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.
--------------------------------
<1> См.
список нормативно-методической литературы.
Правила рассчитаны в первую очередь на работников ведомственных архивов кинофотофонодокументов и видеофонограмм. Вместе с тем важнейшие положения Правил (состав документов, порядок их классификации, экспертизы ценности, учета, передачи в государственный архив) учитывают особенности работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах управленческой и научно-технической документации.
Правила могут по мере необходимости использоваться всеми организациями, в процессе деятельности которых образуются кинофотофонодокументы и видеофонограммы, и их ведомственными архивами.
Отраслевые государственные фонды и другие организации, осуществляющие государственное хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу с ними в соответствии с нормативно-методическими документами, предназначенными для государственных архивов, хранящих кинофотофонодокументы и видеофонограммы.
Правила подготовлены специалистами ВНИИДАД (головная организация) и НИЦТД СССР при участии работников ЦГАКФД СССР, ЦГАЗ СССР, центральных государственных архивов кинофотофонодокументов БССР, ГССР, КиргССР, ЛатвССР, ЛитССР, РСФСР, ТССР, УССР, ЦГАКФДЗ КазССР и ЦГАКФФД г. Москвы, Всесоюзного фонда телевизионных и радиопрограмм Гостелерадио СССР, Центральной студии документальных фильмов Госкино СССР, Главной редакции фотоинформации ТАСС.
Составители:
введение,
разделы 1,
2,
3,
5,
6,
7,
8 - канд. ист. наук В.М. Магидов (руководитель темы и отв. исполнитель), канд. ист. наук Л.А. Кобелькова (отв. исполнитель) - ВНИИДАД,
раздел 4 - канд. техн. наук Ф.А. Гедрович, канд. техн. наук В.А. Устинов - НИЦТД СССР. В сборе и обобщении материала к
подразделу 7.2 принимала участие кан. ист. наук, ст. науч. сотр. ВНИИДАД Т.М. Горяева, к
подразделам 3.1 и
3.2 - зам. директора ЦГАКФФД РСФСР Н.Е. Кутырева.
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДОМСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ
КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ И ВИДЕОФОНОГРАММ
1.1. Правовой статус ведомственных архивов
1.1.1. Правовой основой создания ведомственных архивов является законодательство Союза ССР и союзных республик об охране и использовании памятников истории и культуры, а также
постановление Совета Министров СССР "Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР" от 4 апреля 1980 г. N 274.
1.1.2. Согласно
Положению о ГАФ СССР кинофотофонодокументы и видеофонограммы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций и имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав ГАФ СССР и независимо от ведомственной принадлежности, времени создания, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. В состав ГАФ СССР входят также страховые копии особо ценных документов, создаваемые организациями.
1.1.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы ГАФ СССР до передачи их в государственные архивы хранятся в ведомственных архивах. Ведомственный архив может быть самостоятельным учреждением с правами юридического лица, самостоятельным структурным подразделением или составной частью структурного подразделения организации.
1.1.4. Ведомственные архивы (фильмотеки, фототеки, фонотеки и видеотеки) создаются для хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм, образовавшихся в сфере массовой коммуникации (печать, кино, телевидение, радиовещание, грамзапись и др.).
1.1.5. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, образовавшиеся в сфере управления, научных исследований и технических разработок, поступают в ведомственные архивы управленческой и научно-технической документации.
1.2. Основные задачи и функции ведомственного архива
1.2.1. Работа ведомственного архива организуется в соответствии с
положением об архиве, которое устанавливает правовой статус ведомственного архива, источники его пополнения кинофотофонодокументами и видеофонограммами и их состав, задачи и функции архива, его права.
1.2.2. Основные задачи ведомственного архива:
- пополнение (комплектование) архива профильными кинофотофонодокументами и видеофонограммами;
- обеспечение сохранности, учета и описания документов, организация пользования хранящимися в архиве документами, а также подготовка и передача кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР на государственное хранение согласно требованиям, установленным государственной архивной службой СССР;
- осуществление методического руководства и проверок состояния хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм в структурных подразделениях организаций.
1.2.3. Основные функции ведомственного архива:
- прием на хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм;
- классификация принятых на хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм;
- учет и обеспечение сохранности кинофотофонодокументов и видеофонограмм, принятых в архив;
- создание научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве кинофотофонодокументам и видеофонограммам;
- экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм, хранящихся в архиве, представление на рассмотрение экспертных служб организаций и государственных архивов описей кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению; участие в работе экспертных служб организаций и государственных архивов; оказание методической помощи структурным подразделениям организации в проведении экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм;
- выявление и учет особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм, организация, создание, хранение и учет страхового фонда копий этих документов;
- организация и учет пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами архива;
- проверка сохранности и правильности оформления кинофотофонодокументов и видеофонограмм в структурных подразделениях организаций;
- подготовка и передача на государственное хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР, страховых копий особо ценных документов в установленном комплекте, с текстовой сопроводительной документацией и соответствующим научно-справочным аппаратом;
- участие в подготовке нормативно-методических документов по вопросам ведомственного хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм;
- проведение мероприятий по повышению квалификации работников архива.
1.2.4. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
- давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации по вопросам, входящим в компетенцию архива;
- запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива.
1.3. Состав кинофотофонодокументов
и видеофонограмм ведомственного архива
1.3.1. В ведомственном архиве постоянно и временно хранятся оригиналы и копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм с различными носителями информации, изготовленные в данной организации или поступившие из других организаций.
Примечания.
1. Кинодокумент - документ, содержащий изобразительную (в немом кино) или аудиовизуальную (в звуковом кино) информацию, зафиксированную кинематографическим способом.
2. Фотодокумент - документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом.
3. Фонодокумент (фонограмма) - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную посредством любой системы звукозаписи.
4. Видеофонограмма - документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.
1.3.1.1. Оригиналы кинофотофонодокументов и видеофонограмм образуются в результате авторской съемки и первичной записи информации.
Примечания.
1. Оригиналы кинодокументов: изображение на негативной кинопленке (негатив); изображение на обращаемой кинопленке (позитив); для звуковых кинодокументов также - запись звука на негативной кинопленке (фонограмма-негатив), запись звука на магнитной ленте (фонограмма магнитной записи).
2. Оригиналы фотодокументов: изображение на негативной фотопленке (негатив), стеклянной или любой другой пластинке (фотопластинка); изображение на обращаемой фотопленке (диапозитив или слайд), фотобумаге.
3. Оригиналы фонодокументов: граммофонный оригинал; запись звука на негативной кинопленке (фонограмма-негатив), восковом валике, магнитной ленте или любом другом носителе информации.
4. Оригиналы видеофонограмм: запись изображения и звука на магнитной ленте, металлическом или любом другом дисковом носителе (видеодиск).
1.3.1.2. Копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм изготавливаются путем одно или многократного копирования оригинала в целях обеспечения его сохранности, организации широкого распространения заключенной в нем информации.
Примечания.
1. Копии кинодокументов: изображение на позитивной кинопленке (позитив); промежуточный позитив; контратип (дубликат негатива); копии звуковых кинодокументов - изображение на позитивной кинопленке, совмещенное с записью звука на той же пленке (синхрон).
2. Копии фотодокументов: контратип (дубликат негатива); изображение на позитивной фотопленке (позитив), стеклянной или любой другой пластинке (фотопластинка); позитивное изображение на фотобумаге (фотоотпечаток).
3. Копии фонодокументов: грампластинка, запись звука на позитивной кинопленке (фонограмма-позитив), магнитной ленте или любом другом носителе информации.
4. Копии видеофонограмм: запись изображения и звука на магнитной ленте, металлическом или любом другом дисковом носителе (видеопластинка).
1.3.2. Оригиналы и копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм составляют комплект.
Состав комплекта документов временного хранения устанавливается отраслевыми нормативами, документов, подлежащих государственному хранению, - настоящими Правилами (см.
п. 8.2.2.1).
Все элементы, входящие в комплект, должны быть тождественны между собой по содержанию.
2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ
И ВИДЕОФОНОГРАММ В ОРГАНИЗАЦИИ
2.1. Принципы и критерии экспертизы ценности
кинофотофонодокументов и видеофонограмм
2.1.1. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится на основе принципов историзма, коммунистической партийности, всесторонности и комплексности. Они находятся в диалектическом единстве друг с другом и применяются во взаимосвязи.
2.1.2. Ценность кинофотофонодокументов и видеофонограмм определяется с помощью общих (применяемых для оценки любых документов) и специфических (применяемых для оценки только кинофотофонодокументов и видеофонограмм) критериев.
2.1.2.1. К общим критериям относятся:
- значение организации (лица), создавшей документ, в общественной жизни;
- время и место образования документа;
- значимость события, отраженного в документе;
- значимость информации, содержащейся в документе;
- физико-химическое и техническое состояние документа.
2.1.2.2. К специфическим критериям относятся:
- значение личности исполнителя (для художественных произведений);
- особенности документа как произведения искусства;
- своеобразие носителя и способа записи информации.
2.1.3. При экспертизе кинофотофонодокументов и видеофонограмм, входящих в состав управленческой и научно-технической документации, применяются также специфические, специально разработанные для этих групп документов критерии ценности.
2.2. Порядок проведения экспертизы ценности
кинофотофонодокументов и видеофонограмм
2.2.1. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится ежегодно работниками структурных подразделений, в которых создаются документы, и ведомственного архива совместно с экспертными службами организации.
Примечание. Экспертные службы организации: постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) организации; экспертные комиссии (ЭК) организации и структурных подразделений; художественный, художественно-технический совет или группа творческих и технических работников, специально назначенная руководством для оценки содержания и технического состояния кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
В состав комиссии, совета, группы включается представитель ведомственного архива.
2.2.2. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы подвергаются экспертизе в комплексе с письменными и другими документами, имеющими непосредственное отношение к их изготовлению.
2.2.3. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм используются перечни и другие методические пособия, определяющие состав документов, подлежащих хранению в ведомстве, а также передаче в государственный архив.
2.2.4. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, состав и сроки хранения которых точно не определены нормативами, подвергаются всестороннему анализу с помощью критериев ценности (см.
п. 2.1.2). Подобные документы подлежат обязательному просмотру и прослушиванию.
2.2.5. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм отбираются документы с повторяющейся информацией (дублетные, вариантные, поглощенные).
Примечание. Дублетные - документы, размноженные в нескольких экземплярах; вариантные - два или более документа, содержащие варианты изобразительной и/или звуковой информации, то есть такие различия, которые не изменяют ее сущности; поглощенные - кинокадры, фрагменты фонограмм, видеофонограмм, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле-, радиопередач и других произведений.
2.2.5.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы с повторяющейся информацией выявляются в процессе целевой экспертизы ценности в ведомственном архиве (при наличии в нем подобных документов). Для этой цели используются каталоги, механизированные, автоматизированные и другие информационно-поисковые системы, позволяющие вести поиск документов по тематическому, авторскому и другим признакам.
2.2.5.2. Выявление кинофотофонодокументов и видеофонограмм с повторяющейся информацией осуществляется при их отборе на государственное хранение. Оно проводится по учетным документам. Сравнительному анализу подвергаются во взаимосвязи две группы учетных документов: на документы организации, в архиве которой они отложились (собственного изготовления), и на документы, поступившие от других организаций. В первую очередь изучаются учетные документы, составленные на документы постоянного хранения, а затем - временного.
2.2.5.3. Выявленные кинофотофонодокументы и видеофонограммы при необходимости просматриваются и прослушиваются. При их анализе определяется степень полноты повторения информации, периодичность образования документов с повторяющейся информацией.
2.2.6. В процессе экспертизы ценности документов в организации выявляются кинофотофонодокументы и видеофонограммы, имеющие какие-либо повреждения.
Характер дефектов учитывается при установлении срока хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве. Оценка подобных документов осуществляется с учетом требований, изложенных в
подразд. 4.6 настоящих Правил.
Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, имеющие дефекты, подлежат временному хранению с разрешения руководства организации. Исключение составляют особо ценные документы, принимаемые на постоянное хранение независимо от их технического состояния (см.
п. 6.2.1).
2.3. Оформление результатов экспертизы ценности
кинофотофонодокументов и видеофонограмм
2.3.1. По итогам экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации составляются первичные учетные документы, описи документов постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению. Подготовка первичных учетных документов и описей осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в
подразд. 3.3 и
п. 6.1.3 настоящих Правил.
2.3.2.
Акт о выделении кинофотофонодокументов и видеофонограмм к уничтожению (прил. 1) составляется в необходимом количестве экземпляров (не менее трех) после подготовки описей документов постоянного хранения.
2.3.2.1. Акт составляется раздельно на кино-, фото-, фонодокументы и видеофонограммы.
2.3.2.2. Сведения о документах, отобранных к уничтожению, приводятся в акте в определенном порядке (по хронологии, алфавиту названий и т.д.).
2.3.2.3. В акте о выделении к уничтожению фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи в обязательном порядке делается отметка о возможности повторного использования ленты после размагничивания. В
графе "Примечание" акта указывается: "лента подлежит повторному использованию".
Примечание. Повторно может быть использована магнитная лента, оставшаяся после размагничивания записей со сроком хранения не более 5 лет и временем звучания более 20 мин.
2.3.3. Описи и акты рассматриваются соответствующей экспертной службой организации и утверждаются ее руководителем.
Примечание. Акты о выделении кинофотофонодокументов и видеофонограмм к уничтожению подписываются руководителем организации только после утверждения экспертной службой архивного учреждения описей документов постоянного хранения за тот же период времени.
2.3.4. Полностью оформленные акты передаются в бухгалтерию организации для регистрации.
2.3.5. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, утратившие практическую ценность для организации, но не вошедшие в перечни документов, подлежащих государственному хранению, а также кинофотофонодокументы и видеофонограммы, при оценке которых у экспертов возникли затруднения, отбираются к уничтожению только по согласованию с соответствующим архивным учреждением.
2.3.6. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, выделенные к уничтожению, после утверждения актов хранятся отдельно от других документов. Они могут быть направлены на предприятия химической промышленности в качестве вторичного сырья или утилизированы каким-либо другим способом.
2.3.6.1. Передача документов соответствующим организациям (для утилизации или повторного использования) и на склад оформляется приемо-сдаточными накладными, которые регистрируются в бухгалтерии. Номер, дата накладной и объем сданных документов указываются в акте о выделении документов к уничтожению.
2.3.6.2. Уничтоженные или переданные в организации для повторного использования кинофотофонодокументы и видеофонограммы снимаются с учета в ведомственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в
подразд. 6.1 настоящих Правил.
3. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ
И ВИДЕОФОНОГРАММ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
3.1. Требования к упаковке
кинофотофонодокументов и видеофонограмм
3.1.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, отобранные для передачи в ведомственный архив, помещаются в специальную упаковку установленного нормативами образца.
3.1.2. Кинодокументы и фонограммы на пленке наматываются на сердечники эмульсионным слоем наружу (с конца на начало), без выступающих витков, вкладываются в полиэтиленовые пакеты, а затем в металлические коробки согласно ОСТ 19-62-76. Размер пакета должен соответствовать размеру рулона. Наружные и внутренние поверхности коробок должны быть обезжиренными, без вмятин; борта крышки и корпуса должны плотно прилегать друг к другу.
3.1.3. Фотодокументы с пленочной и бумажной основой вкладываются в конверты из полиэтилена согласно
ОСТ 55.2-84, а затем в конверты из светонепроницаемой бумаги согласно ГОСТ 4665-62. Бумажный конверт склеивается ацетатной эмульсией (клей ПВА). Размер конверта должен соответствовать размеру документа.
3.1.4. Фонограммы на магнитной ленте шириной 6,25 мм наматываются на сердечники ферромагнитным слоем наружу (с конца на начало), без выступающих витков согласно ГОСТ 12796-77, вкладываются в полиэтиленовые пакеты, а затем - в защитные коробки согласно ПТЭ-82 (Ч. II).
3.1.5. Граммофонные оригиналы оборачиваются конденсаторной бумагой и укладываются в картонные конверты. Внутренняя сторона каждого конверта имеет подкладку из мягкого материала типа фланели.
3.1.6. Грампластинки помещаются в полиэтиленовые пакеты по
ГОСТ 10354-82, а затем - в защитные конверты согласно ГОСТ 5289-80Е.
3.1.7. Восковые валики, граммофонные оригиналы, грампластинки, диафильмы, видеофонограммы передаются в ведомственный архив в упаковке изготовителя.
3.1.8. Видеофонограммы магнитной записи сматываются в рулоны на катушки согласно ГОСТ 16824-76. Катушки и кассеты для видеофонограмм формата "U-matic-H" не должны иметь дефектов поверхности, видимых невооруженным глазом.
3.1.9. Коробки с видеофонограммами и фонодокументами магнитной записи запечатываются специальной бандеролью в целях обеспечения их сохранности.
3.2. Оформление кинофотофонодокументов и видеофонограмм
3.2.1 Оформление кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится специалистами тех структурных подразделений, в процессе деятельности которых они образовались, при методической помощи ведомственного архива.
3.2.2. Оригиналы кинофотофонодокументов и видеофонограмм оформляются согласно сведениям, представленным их создателями, копии - по данным оригинала.
3.2.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы постоянного хранения подлежат полному оформлению.
3.2.3.1. Полное оформление кинофотофонодокументов и видеофонограмм включает:
- стартовку кинодокументов;
- нумерацию позитивов (фотоотпечатков) и листов в фотоальбоме;
- составление внутренней описи и заверительной надписи к фотоальбому;
- подклейку защитных ракордов к рулонам кино-, фонодокументов и видеофонограмм; наклейку этикеток на коробки, фотоотпечатков на конверты с документами;
- обозначение необходимых сведений на документах и их упаковке.
3.2.3.2. Стартовка кинодокументов предполагает проведение порядковой нумерации планов (монтажных кадров) каждого рулона негатива с целью закрепления порядка их расположения. Номер плана проставляется несмывающимися чернилами или тушью в межкадровом пространстве после третьего кадра от начала плана.
3.2.3.3. Нумерация позитивов и листов осуществляется внутри каждого фотоальбома с целью закрепления порядка расположения документов.
Позитивы и листы фотоальбома, состоящего из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно по каждому тому (части).
Порядковый номер позитива и листа обозначается арабскими цифрами черным графитным карандашом, не задевая изображения и текста к нему.
Неверно пронумерованные позитивы и листы подлежат перенумерации. Употребление литерных обозначений для пропущенных позитивов и листов запрещается.
Позитивы нумеруются последовательно на каждом листе фотоальбома сверху вниз слева направо. Порядковый номер проставляется непосредственно под каждым позитивом.
Позитиву панорамной съемки присваивается один номер, а каждой его части дается буквенное обозначение.
Листы фотоальбома нумеруются в развернутом виде в валовом порядке. Порядковый номер проставляется в правом верхнем углу листа.
3.2.3.4. Внутренняя опись составляется для учета и раскрытия содержания документов, включенных в фотоальбом.
Внутренняя
опись (прил. 2) содержит порядковые номера позитивов в фотоальбоме, их заголовки, время, место и фамилии авторов съемки, номера листов, на которых размещены позитивы.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество позитивов в фотоальбоме и листов внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются с соблюдением требований, изложенных в
п. 3.2.3.3 настоящих Правил.
Внутренняя опись подписывается ее составителем и помещается в начале фотоальбома после титульного листа.
Заверительная надпись составляется для учета количества листов в фотоальбоме и отражения особенностей их физического состояния.
В заверительной
надписи (прил. 3) указывается цифрами и прописью общее количество листов фотоальбома и внутренней описи (через знак "+").
Заверительная надпись подписывается ее составителем и помещается в конце фотоальбома на отдельном листе. При перенумеровании листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая надпись зачеркивается, но сохраняется в фотоальбоме.
Листы внутренней описи и заверительной надписи к фотоальбому нумеруются отдельно.
3.2.3.5. Защитные ракорды подклеиваются в начале и конце каждого рулона кино-, фонодокументов и видеофонограмм. Этикетка помещается непосредственно на коробку.
Длина и цвет ракордов, форма и размер этикетки, а также состав обозначаемых на них сведений устанавливаются специальными техническими нормативами.
На конверт наклеивается фотоотпечаток хранящегося в нем документа.
3.2.3.6. На ракордах в обязательном порядке указываются:
- | для кинодокументов: производственный номер; заголовок документа в целом, серии, части; автор съемки; название элемента комплекта; вариант (немой, звуковой); цветность (черно-белый, цветной); ширина пленки (формат); метраж; количество серий, частей; номер серии, части; дата изготовления; |
- | для фонодокументов: производственный номер и индекс; заголовок документа в целом, части; название элемента комплекта; вариант записи (моно, стерео и др.); общее количество рулонов; номер рулона; время звучания рулона; дата изготовления. |
Примечание. Заголовок документа - название документа, данное автором, или краткие сведения о его содержании и происхождении.
Все необходимые сведения наносятся на кинопленку со стороны эмульсионного слоя несмывающимися чернилами или тушью, на магнитную ленту - со стороны основы черным карандашом.
Начало обозначений на ракорде помещается на расстоянии 300 +/- 50 мм от места его склейки с лентой.
Начальный ракорд видеофонограммы должен соответствовать данным табл. 1 ГОСТ 19464-74, требованиям документа N 102/1 ТК ОИРТ или проекта ГОСТ "Видеофонограмма на ленте 25,4 мм. Технические требования. Методы измерений".
Видеофонограммы должны иметь запись сигналов испытательных строк (в строках 17, 18, 330 и 331) по ГОСТ 7845-79 и запись непрерывного последовательного адресно-временного кода (АВК). Адресно-временной код должен соответствовать требованиям публикации 461 МЭК (1974).
Производственный номер фотодокумента проставляется несмывающимися чернилами или тушью на участке между перфорационными отверстиями (для изображений на перфорированной пленке), на полях (для изображений на неперфорированной форматной пленке), с эмульсионной стороны фотопластинки, оборотной стороны фотоотпечатка.
3.2.3.7. Сведения, обозначенные на ракорде, переносятся в соответствующие графы этикетки коробки, в которую помещен документ.
Дополнительно на этикетке указывается наименование организации, изготовившей документ, тип и скорость движения магнитной ленты, общее время звучания документа (в мин. и сек.) и другие необходимые данные.
На конверте, в который помещен фотодокумент, в обязательном порядке указываются: наименование организации; производственный номер и индекс документа; фамилия, имя, отчество автора съемки; место и дата съемки.
На титульном листе фотоальбома в обязательном порядке указываются: наименование организации; заголовок альбома.
На конверте, в который помещен граммофонный оригинал, специальным штампом проставляется маркировка, обозначенная на его зеркале согласно ГОСТ 7893-79.
Надписи на этикетке коробки, конверте, титульном листе делаются на пишущей машинке или от руки четким, разборчивым почерком.
Примечание. Этикетки и конверты, обложки и титульные листы с помещенными на них сведениями об изготовителе, содержании и технических особенностях документов могут изготавливаться типографским способом.
3.2.3.8. В ведомственном архиве устанавливается единый порядок обозначения необходимых сведений на документах и их упаковке, который согласовывается с соответствующим государственным архивом (для документов, подлежащих государственному хранению) и закрепляется нормативно-методическими документами.
3.2.4. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы временного хранения подлежат частичному оформлению: разрешается не проводить стартовку кинодокументов, нумерацию позитивов и листов в фотоальбоме, не составлять внутреннюю опись и заверительную надпись к фотоальбому.
3.3. Составление текстовой сопроводительной
документации и первичных учетных документов
3.3.1. Текстовая сопроводительная документация и первичные учетные документы составляются специалистами структурных подразделений организации на кинофотофонодокументы и видеофонограммы, отобранные для передачи в ведомственный архив.
Примечания.
1. Текстовая сопроводительная документация раскрывает состав и содержание документов, а также может выполнять учетные и другие функции.
2. Первичные учетные документы создаются с целью обеспечения поединичного и суммарного учета документов, передаваемых в ведомственный архив.
3.3.2. Состав текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов, порядок их составления и оформления для кинофотофонодокументов и видеофонограмм временного хранения устанавливается отраслевыми нормативами, документов, подлежащих государственному хранению, - настоящими Правилами (см.
подразд. 6.1 и
8.2).
3.4. Передача кинофотофонодокументов
и видеофонограмм в ведомственный архив
3.4.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы постоянного и временного хранения, изготовленные в данной организации или поступившие из других организаций (по заказу, обмену и т.д.), передаются в ведомственный архив в установленном комплекте (см.
п. 1.3.2).
3.4.2. Перед приемом кинофотофонодокументов и видеофонограмм на ведомственное хранение сотрудником архива предварительно проверяется наличие и правильность оформления единиц хранения, текстовой сопроводительной документации и первичных учетных документов.
3.4.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы постоянного хранения подвергаются контролю их физико-химического и технического состояния с учетом требований, сформулированных в
подразд. 4.6 настоящих Правил.
3.4.3.1. Проверяется соответствие технического состояния документов сведениям, содержащимся в текстовой сопроводительной документации.
3.4.3.2. При отсутствии в текстовой сопроводительной документации необходимых сведений о состоянии документов составляется акт, в котором указываются химические, биологические и физико-механические дефекты, определяется вид основы (нитроцеллюлозная или триацетатная) кинофотофонодокументов.
3.4.4. Выявленные недочеты устраняются сотрудниками структурных подразделений организации, ответственных за передачу документов в архив, или профессиональными организациями.
3.4.5. По результатам контроля определяется комплекс работ, необходимых для обеспечения физико-химической сохранности документов в процессе хранения.
3.4.6. Передача кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственный архив осуществляется по графику, утвержденному руководством организации.
При составлении графика принимаются во внимание особенности изготовления, тиражирования документов и пользования ими в практической работе структурных подразделений организации.
Примечание. В исключительных случаях, диктуемых производственной необходимостью, график может не составляться, а периодичность (сроки) передачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственный архив закрепляется соответствующими нормативами организации.
3.4.7. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, подготовленные к передаче, текстовая сопроводительная документация и первичные учетные документы доставляются в ведомственный архив сотрудниками структурных подразделений.
3.4.8. Прием кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится сотрудником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения, передающего документы на хранение.
3.4.8.1. В ходе приема документов в ведомственный архив на обоих экземплярах первичных учетных документов проставляется отметка об их наличии. В конце учетного документа проставляется (цифрами и прописью) общее количество фактически принятых в архив единиц учета и хранения, дата приема документов. Итоговая запись заверяется сотрудниками ведомственного архива и структурного подразделения, сдавшего документы на хранение.
3.4.8.2. В необходимых случаях составляется акт приема-передачи, в котором указывается общее количество принятых на хранение документов.
3.4.8.3. На принятые в архив кинофотофонодокументы и видеофонограммы, требующие подтверждения для выплаты гонорара, структурному подразделению организации выдается накладная установленной формы.
3.4.9. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, принятые в ведомственный архив, но необходимые структурным подразделениям для оперативной работы, выдаются им для пользования в установленном порядке (см.
п. 7.2.3).
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ
И ВИДЕОФОНОГРАММ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
4.1. Требования к помещению ведомственного архива
4.1.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы в целях обеспечения сохранности должны размещаться в специально оборудованных зданиях или отдельных помещениях ведомственных архивов с регулируемым температурно-влажностным режимом.
4.1.2. Строительство и реконструкция зданий для хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится в соответствии с действующими нормативными документами Госстроя СССР и требованиями настоящих Правил.
Район расположения зданий архивов должен быть удален от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении.
4.1.3. Ведомственный архив должен иметь комплекс помещений, предназначенных для хранения, обработки и контроля кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
4.1.4. В рабочих помещениях необходимо предусмотреть приточно-вытяжную вентиляцию, а в хранилищах - кондиционирование воздуха.
4.1.5. Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль и быть ее источником. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и рабочих помещений не должна превышать 0,3 мг/м3 при размере пылевых частиц не более 0,5 мкм. Для предупреждения попадания пыли извне в помещениях рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05 - 0,1 атм.).
4.1.6. В помещениях хранилищ содержание вредных газов и примесей не должно превышать следующих величин (в мг/м3): аммиак - 0,04; сероводород - 0,008; окислы азота - 0,04; сернистый газ - 0,005; пары ртути - 0,0003.
4.1.7. Хранилища кинофотофонодокументов, имеющих нитрооснову (огнестойкие боксы, камеры), территориально отделяются от всех других. Из нижней зоны этих помещений следует предусмотреть дополнительную вытяжку воздуха. Они не должны иметь общих вентиляционных каналов с другими помещениями.
4.1.8. В хранилищах фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м.
4.2. Требования безопасности в работе
с кинофотофонодокументами и видеофонограммами
4.2.1. В помещениях, предназначенных для хранения и работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами, должны строго соблюдаться требования "Типовых правил пожарной безопасности для промышленных предприятий" (М., 1984).
4.2.2 Помещения архивохранилищ должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-85.
4.2.3. Документы не должны находиться вблизи нагревательных приборов.
4.2.4. В ведомственном архиве в целях пожарной безопасности выявляются все документы, имеющие нитрооснову; организуется их обособленное хранение (см.
п. 4.1.7) и ограничивается пользование документами. Выявленные документы маркируются, в плановом порядке проводится контроль их технического состояния, исследование стабильности нитроосновы, изготовление копий на безопасной основе (для основного фонда, страхового и фонда пользования), уничтожение в установленном порядке документов, имеющих нитрооснову.
4.2.5. В процессе работы с документами, имеющими нитрооснову, запрещается:
- иметь на рабочем месте более одного рулона кинопленки;
- оставлять рулон кинопленки без присмотра на фильмопроверочном столе;
- пользоваться при перемотке кинопленки электроприводом;
- перематывать кинопленку со скоростью более 25 м/мин. (рулон длиной 250 м должен перематываться не менее, чем за 10 мин.), под трением о поверхности оборудования (дисков, нижних софитов), что создает в рулоне заряд статического электричества;
- бросать коробки с документами, ударять их друг о друга, о пол, металлические и другие предметы;
- хранить документы в рабочих помещениях длительное время.
4.2.6. Аппаратура, на которой производится работа с кинофотофонодокументами и видеофонограммами, должна иметь защиту от поражения персонала электрическим током, по своим параметрам и режиму работы отвечать требованиям ГОСТ 24863-81, 12.2.006-83, 18631-83, 12107-85.
4.2.7. В процессе работы с химическими растворителями необходимо соблюдать правила безопасности в соответствии с требованиями
ОСТ 55.1-84,
55.2-84.
4.3. Термогигрометрический, световой
и санитарно-гигиенический режимы
4.3.1. Температурно-влажностные параметры воздуха при длительном хранении документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице.
Вид документа | Температура, °C | Относительная влажность, % |
Кинофотофонодокументы | черно-белые | цветные | черно-белые | цветные |
нитроцеллюлозная основа | не выше +10 | не выше -5 | 40 - 55 | 40 - 55 |
триацетатная и лавсановая основа | не выше +15 | не выше -5 | 40 - 55 | 40 - 44 |
Фотодокументы | | | | |
стекло | 15 - 20 | - | 40 - 55 | - |
фотобумага | 15 - 20 | 2 - 4 | 40 - 55 | 40 - 55 |
Фонодокументы и видеофонограммы | 15 +/ - 5 | 50 - 65 |
4.3.2. В хранилищах кинофотофонодокументов и видеофонограмм следует не допускать резких колебаний температуры и относительной влажности. Колебания относительной влажности не должны превышать 5%.
4.3.3. Для измерения параметров воздушной среды в хранилищах применяются спиртовые или ртутные термометры любого типа со шкалой от -10 до +40 °C и ценой деления 0,5 - 1 °C, гигрометр волосяной М-19 или М-68 по ТУ 25-11-1333-77 и психрометр аспирационный МВ-4М или М-34.
4.3.4. Проверка точности показаний гигрометров проводится ежемесячно по аспирационному психрометру с обязательной настройкой или заменой неисправных приборов.
4.3.5. Результаты измерения температуры и влажности воздуха, а также проверки точности показаний приборов фиксируются в специальном журнале.
4.3.6. В помещения архива не допускается проникновение прямых солнечных лучей.
4.3.6.1. Освещение помещений солнечным светом допускается только при условии установки на окнах светорассеивателей.
4.3.6.2. Освещение хранилищ осуществляется источниками искусственного света или лампами накаливания, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью.
4.3.6.3. Освещенность стеллажей и шкафов не должна быть ниже 20 лк, проходов - 50 лк, рабочих мест - 100 лк.
4.3.7. В хранилище проводится сухая уборка всего помещения (пылесосом) не реже одного раза в неделю; влажная уборка - не реже одного раза в месяц; влажная уборка полов - ежедневно.
4.3.8. Вход в хранилище и работа с документами разрешается только лицам в чистых белых халатах и чистой обуви.
Запрещается вносить пищевые продукты в помещения хранилищ и рабочие помещения.
4.3.9. В целях предупреждения появления на документах механических повреждений запрещается касаться документов какими-либо предметами, а также руками без перчаток.
Примечание. Работа с документами проводится в чистых неворсистых перчатках.
4.4. Оборудование хранилищ. Размещение
кинофотофонодокументов и видеофонограмм в хранилищах
4.4.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы хранятся на стеллажах или в металлических шкафах.
Стеллажи для хранения фонодокументов и видеофонограмм на магнитной ленте изготавливаются из неферромагнитного материала.
Примечание. Допускается применять стеллажи со стальными каркасами при условии замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).
4.4.2. Для установки стеллажей в хранилищах определены следующие расстояния:
- между стеной и стеллажом, параллельным стене, а также между соседними стеллажами (проход) составляет не менее 0,75 м;
- между стеной и торцом стеллажа - не менее 0,45 м;
- между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 1,2 м;
- между стеллажами и отопительными приборами - не менее 1 м.
Примечание. В том случае, когда хранилище имеет окна, стеллажи размещаются перпендикулярно стене, имеющей оконные проемы.
4.4.3. В целях обеспечения циркуляции воздуха соблюдаются следующие требования:
- высота стеллажей не превышает 2,2 м;
- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа составляет не менее 0,3 м;
- между полками - на 0,05 м больше высоты коробок с документами;
- между параллельными рядами коробок (при двухрядном хранении документов) - не менее 0,05 м;
- между отдельными коробками с кинодокументами - не менее 0,05 м;
- полки стеллажей имеют продольные просветы.
4.4.4. Кинодокументы и фонограммы на кинопленке хранятся в горизонтальном положении; фонограммы на магнитной ленте, граммофонные оригиналы, грампластинки, восковые валики, видеофонограммы - в вертикальном положении.
4.4.5. Фотодокументы на пленке и фотопластинки хранятся в вертикальном положении в ящиках, ширина которых соответствует ширине документа, а высота составляет не менее половины высоты документа.
4.4.5.1. Ящики с фотопластинками разделяются перегородками на части, содержащие по 20 - 40 пластин.
4.4.5.2. Фотопластинки помещаются друг от друга на расстоянии, не превышающем толщину пяти пластин.
4.4.6. Ящики с фотодокументами следует хранить в шкафах и полках с дверцами.
Примечание. На открытых полках и стеллажах могут храниться лишь закрытые контейнеры, расположенные так, чтобы фотопластинки оставались в вертикальном положении. Полки должны быть разделены на секции под размеры контейнеров, устанавливаемых в один ярус.
4.4.7. Фотоальбомы хранятся в закрытых шкафах и полках. Рекомендуется располагать их в один ряд в вертикальном положении корешками наружу.
Примечание. Для альбомов форматом 30 x 40 см и более допускается горизонтальное хранение по 3 - 6 альбомов в стопе.
Альбомы должны устанавливаться в ряд и стопу без всякого усилия.
4.4.8. В соответствии с принятым в архиве порядком хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм составляются планы размещения документов в хранилищах и топографические указатели.
4.4.9. Порядок составления и оформления плана и указателей устанавливается ведомственным архивом с учетом общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР.
4.5. Порядок выдачи кинофотофонодокументов
и видеофонограмм из хранилища, их перемещения
и транспортирования
4.5.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы перед выдачей из хранилища выдерживаются не менее 3 ч в закрытых коробках при температуре 18 - 25 °C и относительной влажности 60%; после хранения в условиях низких температур - дополнительно не менее 10 сут. в открытых коробках.
4.5.2. Лица, которым предоставляются документы, должны быть ознакомлены с правилами пожарной безопасности и обращения с кинофотофонодокументами и видеофонограммами.
4.5.3. Перед выдачей кинофотофонодокументов и видеофонограмм из хранилища и при их возврате в обязательном порядке проверяется их состояние, а также соответствие учетных номеров и других данных, обозначенных на документе, данным на его упаковке.
4.5.4. Выдача кинофотофонодокументов и видеофонограмм из хранилища оформляется соответствующими документами (заказами, актами и др.) и регистрируется в специальных книгах.
Примечание. В хранилище могут создаваться картотеки движения документов. На каждую единицу хранения заводится отдельная карточка. В ней указываются: номер единицы учета и единицы хранения, заголовок документа, дата изготовления, вид основы, цветность, метраж и время звучания, название элемента комплекта; кому выдана, для какой цели, дата выдачи и возврата, подпись лица, пользовавшегося документом. Карточки располагаются по порядку учетных номеров документов.
4.5.5. Порядок составления и оформления документов по учету выдачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм устанавливается ведомственным архивом согласно общим требованиям нормативно-методических разработок Главархива СССР.
4.5.6. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы в помещениях архива переносятся только в упаковке, в которой они хранятся. Для транспортирования документов используются передвижные тележки.
4.5.7. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы для транспортирования вне помещений архива упаковываются следующим образом:
- кинодокументы и фонограммы на пленке - в полиэтиленовые пакеты и металлические коробки по ГОСТ 4097-78, а затем в контейнеры для транспортирования по ГОСТ 4430-78 (коробки в них располагаются в горизонтальном положении);
- фотодокументы - в коробки жесткой конструкции соответствующего размера (документы в коробках располагаются в вертикальном положении);
- фонодокументы магнитной записи, граммофонные оригиналы, грампластинки, восковые фонографические валики и видеофонограммы - в полиэтиленовые пакеты и жесткие коробки, обернутые во влагонепроницаемую ткань (документы в коробках располагаются в вертикальном положении).
4.5.8. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы на дальние расстояния перевозятся всеми видами транспорта.
4.5.8.1. В процессе перевозки не допускается перемещение документов внутри упаковки, удары и сотрясения, проникновение влаги, пыли и солнечных лучей, образование конденсационной влаги внутри упаковки.
4.5.8.2. На каждом ящике с документами должны быть сделаны основные и дополнительные надписи и предупредительные знаки по
ГОСТ 14192-77, соответствующие значениям "Боится нагрева (тепла)", "Боится сырости", "Верх", "Не кантовать", "Огнеопасно" (для документов, имеющих нитрооснову), "Боится электромагнитных полей" (для фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи).
4.5.8.3. Кинофотофонодокументы, имеющие нитрооснову, транспортируются в соответствии с правилами и инструкциями по перевозке взрывоопасных грузов, действующими на данном виде транспорта и утвержденными в установленном порядке по ГОСТ 14839.20-77Е.
4.5.8.4. Фонодокументы и видеофонограммы магнитной записи транспортируются с соблюдением мер предосторожности, препятствующих их размагничиванию. Запрещается перевозить документы на электрокарах, в непосредственной близости от источников сильных магнитных полей.
4.6. Контроль за сохранностью
кинофотофонодокументов и видеофонограмм
4.6.1. В процессе хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм необходимо регулярно осматривать их упаковку. При обнаружении на упаковке повреждений, коррозии, деформированности она подлежит немедленной замене.
4.6.2. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы подвергаются в ведомственном архиве контролю технического состояния 1 раз в 3 года. Кинофотофонодокументы, имеющие нитрооснову, подвергаются контролю 1 раз в 2 года.
4.6.3. Контроль технического состояния кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится выборочно. Контролю технического состояния подлежат все без исключения документы, имеющие нитрооснову.
4.6.3.1. Состав и объем документов, подлежащих контролю, устанавливается в зависимости от года их изготовления и возможностей архива, но не может быть менее 35% от общего количества документов данного года выпуска. При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание), проводится контроль всех документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.
4.6.3.2. В ведомственном архиве составляется план выборки документов для контроля с таким условием, чтобы постепенно документы каждого года производства были подвергнуты проверке.
4.6.4. В процессе визуального осмотра кинофотофонодокументов и видеофонограмм проверяются:
- наличие и состояние упаковки, защитных и стандартных ракордов, выступающих витков магнитных лент в рулонах, состояние катушек и сердечников фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи, перфорационных дорожек и склеек, поверхностей документов (механические повреждения, загрязнения) - при просмотре в отраженном и проходящем свете, с помощью соответствующих приборов;
- геометрические размеры (шаг перфораций) - линейкой типа УЛШ, прибором для измерения длины киноленты согласно ГОСТ 8910-75;
- наличие дефектов биологического и химического происхождения (поражения плесневыми грибами и насекомыми, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки).
Примечание. В случае обнаружения отдельных точек и пятен, присущих начальной стадии плесневого поражения, необходимо:
- осмотреть документ под микроскопом при 20-кратном увеличении;
- определить фотографическое качество изображения (оптическая плотность полей контрольных шкал) измерением на денситометрах согласно требованиям ГОСТ 10.691.0-84 и 10.691.4-84 (для черно-белых кинофотодокументов), ГОСТ 9160-82 (для цветных документов);
- установить физико-химические характеристики фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи (наличие искривленности края, коробления, осыпания рабочего слоя, царапин, замятин, загрязнений) при прохождении ленты по лентопротяжному механизму.
4.6.5. Кинофотофонодокументы, имеющие нитрооснову, подвергаются испытаниям на стабильность основы.
Определение стабильности нитроосновы проводится с учетом требований "
Инструкции по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов на нитрооснове в государственных архивах СССР" (М., 1983) и других нормативов.
4.6.6. Контроль электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводится на слух.
4.6.6.1. Уровень записи определяется по индикатору.
4.6.6.2. Для прослушивания и оценки качества фонодокументов используются профессиональные магнитофоны - согласно ГОСТ 12107-85, квазипиковый измеритель уровня типа 1 - согласно ГОСТ 21185-75, контрольные агрегаты для прослушивания, усилители мощности, громкоговорители и другое необходимое оборудование.
4.6.7. Контроль технических параметров видеофонограмм проводится с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры
(прил. 4).
Примечание. При отсутствии в организации необходимой аппаратуры контроль может проводиться другой организацией с заполнением соответствующих граф акта технического состояния согласно "Инструкции по приему на государственное хранение и работе с видеофонограммами в государственных архивах" (М., 1988).
4.6.7.1. Видеофонограммы, подлежащие техническому контролю, выдерживаются не менее одних суток до его проведения при температуре 20 +/- 2 °C и относительной влажности 60 +/- 5%.
4.6.7.2. Для оценки качества видеофонограмм на магнитной ленте шириной 50,8 мм используется видеомагнитофон типа "Кадр-3ПМ" (соответствующий по техническим характеристикам нормам, приведенным в техническом описании М 181-600-000-ТО) или другой, не уступающий ему в техническом отношении.
Для оценки качества видеофонограмм на магнитной ленте шириной 25,4 мм используется видеомагнитофон типа "Кадр-103СЦ" (соответствующий по техническим характеристикам нормам, приведенным в инструкции по эксплуатации Р 72.054-000ИЭ) или другой, аналогичный по техническим параметрам.
4.6.7.3. Настройка видеомагнитофона проводится оперативными регулировками с помощью измерительных магнитных лент (ЛИМ) согласно требованиям технического паспорта (инструкции по эксплуатации) видеомагнитофона.
4.6.7.4. Видеофонограммы на магнитной ленте шириной 50,8 мм должны обеспечивать воспроизведение сигналов на техническом ракорде с параметрами по ТУ 84-882-89. Тракт воспроизведения при этом должен быть настроен в соответствии с требованиями п. 1.7 названных ТУ.
Для получения объективных характеристик проводится измерение параметров испытательных строк по ТУ 84-882-89, а также определяется отношение сигнала яркости к флуктуационной помехе.
Видеофонограммы на магнитной ленте шириной 25,4 мм должны обеспечивать воспроизведение сигналов на техническом ракорде с параметрами, соответствующими нормам ТУ на видеомагнитофон "Кадр-103СЦ". Настройка видеомагнитофона производится в соответствии с требованиями п. 1.7 названных ТУ.
Примечание. Измерение сигналов испытательных строк производится и на основной видеофонограмме.
4.6.7.5. Контроль качества видеофонограмм, выполненных в формате "U-matic-H" без записи сигналов испытательных строк, проводится на экране монитора.
4.6.7.6. Измерение величины сигнала яркости, синхросигнала, амплитуды немодулированных поднесущих цветности на черном, дифференциального усиления (по отношению к размаху немодулированной поднесущей на черном) при отсутствии технического ракорда, аналогичного форматам "Q" и "C", проводится на ракорде, выполненном в виде генератора цветных полос.
4.6.7.7. Сигнал звуковой программы при проверке видеофонограммы оценивается по уровню (на индикаторах видеомагнитофона), отсутствию заметных на слух искажений, фона, шума, тресков, щелчков. Номинальный уровень звукового сигнала измеряется по техническому ракорду, его соответствию уровням ЛИМ.
Запись изображения видеофонограммы при воспроизведении должна обеспечивать хорошее восприятие информации. При просмотре на видеомагнитофоне не должно быть заметных помех (горизонтальных штрихов, мерцаний, хаотических нарушений яркости и т.д.), снижающих резкость, контрастность и качество цветопередачи. Количество выпадений на видеофонограмме формата "Q" не должно превышать величины, определенной ТУ 6-17-1123-83 (в среднем 100 за 1 мин., при максимальном количестве 170), на видеофонограмме форматов "C" и "U-matic-H" - 20 за 1 мин.
Примечание. Учитываются выпадения, имеющие длительность более 10 мкс. При наличии выпадений, количество и длительность которых превышает указанный уровень, видеофонограмма должна быть подвергнута обработке с использованием компенсатора выпадений.
4.6.7.8. Одновременно с контролем качества видеофонограмма подвергается очистке и перемотке на специальном устройстве (установки УРЛ-1 и УРЛ-1В (СССР), "Кайбетроникс" (США) и др.) при температуре 20 +/- 2 °C и относительной влажности 60 +/- 5%.
Примечание. Перемотка видеофонограмм проводится и как самостоятельный вид работы. Редко используемые видеофонограммы подлежат перемотке один раз в 2 - 3 года для снятия внутренних напряжений в рулоне.
4.6.8. Результаты контроля технического состояния фиксируются в актах и других документах. Формы и порядок их оформления устанавливаются ведомственным архивом, исходя из требований технических нормативов.
4.6.9. Консервационно-профилактическая и реставрационная обработка кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится по результатам контроля их технического состояния в соответствии с требованиями
ОСТ 55.1-84,
55.2-84,
55.3-84 и других отраслевых нормативов, регламентирующих порядок проведения этих работ.
4.7. Проверка наличия и состояния
кинофотофонодокументов и видеофонограмм
4.7.1. Проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов и видеофонограмм является постоянной плановой работой ведомственных архивов.
4.7.2. Периодичность проведения проверки наличия документов устанавливается ведомственным архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности пользования документами, сроков передачи их на государственное хранение и закрепляется соответствующими нормативами.
Примечание. В ведомственных архивах с интенсивным пользованием документами ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выдававшихся в течение предшествующего года документов.
Проверка наличия и состояния документов постоянного хранения проводится в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.
4.7.3. Внеочередные проверки проводятся после перемещения документов в другое помещение, чрезвычайных происшествий, вызвавших доступ в хранилища посторонних лиц; при смене руководства, реорганизации и ликвидации организации.
4.7.4. Проверка наличия кинофотофонодокументов и видеофонограмм предполагает сверку фактического наличия документов с данными описи и других учетных документов.
4.7.4.1. В первую очередь сверяются данные, внесенные в опись (см.
п. 6.1.3) или другой учетный документ, с данными, обозначенными на самих документах и их упаковке (см.
п. 3.2.3.5,
3.2.3.6,
3.2.3.7).
Примечание. Исключение составляют фонодокументы и видеофонограммы магнитной записи, коробки с которыми запечатаны специальной бандеролью (см.
п. 3.1.9). При проверке их наличия данные описи сверяются лишь с данными, обозначенными на упаковке документов.
4.7.4.2. При проверке наличия фотодокументов данные описи, внутренней описи фотоальбомов (см.
п. 3.2.3.4) сверяются с изображением.
4.7.4.3. При визуальном осмотре кинофотофонодокументов и видеофонограмм проверяется их физическое состояние согласно требованиям, изложенным в
п. 4.6.1,
4.6.4 настоящих Правил.
4.7.5. В ходе проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве и при оформлении ее результатов следует соблюдать общие требования нормативно-методических документов Главархива СССР и использовать рекомендуемые в них формы.
Примечание. В формы итоговых документов проверки в случае необходимости могут быть включены дополнительные данные.
5. КЛАССИФИКАЦИЯ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ
И ВИДЕОФОНОГРАММ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
5.1. Классификация кинофотофонодокументов
и видеофонограмм в пределах архива
5.1.1. Классификация кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР в ведомственных архивах проводится с целью их рациональной организации по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива, в который передаются документы.
5.1.2. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы ГАФ СССР являются составной частью документального фонда организации.
5.1.3. В ведомственных архивах управленческой и научно-технической документации кинофотофонодокументы и видеофонограммы включаются в состав существующих архивных фондов.
5.2. Систематизация кинофотофонодокументов и видеофонограмм
5.2.1. Систематизация кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится по единицам учета и единицам хранения.
Примечания.
1. Единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной или аудиовизуальной информации.
2. Единица хранения фотодокументов - физически обособленный фотокадр, несколько кадров панорамной съемки, фотопластинка, фотоотпечаток, рулон диафильма с изображением объектов.
3. Единица хранения фонодокументов - физически обособленный рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.
4. Единица хранения видеофонограмм - физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью аудиовизуальной информации.
5. Единица учета кинодокументов - одна или несколько единиц хранения определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и др.
6. Единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения определенного диафильма, слайд-фильма, фотоальбома и др.
7. Единица учета фонодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и др.
8. Единица учета видеофонограмм - одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и др.
5.2.2. Порядок расположения единиц хранения в рамках единицы учета, а также снятого и записанного материала внутри единицы хранения устанавливается авторами кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
Примечание. Последовательность расположения единиц хранения в пределах единицы учета, снятого и записанного материала внутри единицы хранения может определяться и специалистами ведомственного архива в процессе упорядочения съемок и записей, оставшихся от монтажа, не вошедших в готовую продукцию (фильм, журнал и др.).
5.2.3. Единицы хранения внутри комплекта располагаются по принадлежности к определенному его элементу (см.
п. 1.3.2), а в пределах каждого элемента комплекта - по порядку номеров единиц хранения.
5.2.4. Единицы учета кино-, фото-, фонодокументов и видеофонограмм группируются сначала по видам, а затем - по хронологическому (датам создания документов), структурному (структурным подразделениям организации), авторскому (фамилиям авторов документов) и другим признакам.
Примечание. Вид кинофотофонодокументов и видеофонограмм - совокупность документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).
Документы группируются, как правило, последовательно по нескольким признакам. Выбор классификационных признаков определяется, исходя из состава и содержания документов.
6. УЧЕТ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ И ВИДЕОФОНОГРАММ
В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
6.1. Основные учетные документы ведомственного архива
6.1.1. Основными учетными документами ведомственного архива являются:
- книга учета поступления и выбытия документов;
- описи документов постоянного хранения;
- формы статистической отчетности и централизованного государственного учета документов ГАФ СССР.
6.1.2.
Книга учета поступления и выбытия (прил. 5) предназначена для учета изменений в составе и объеме документов архива в целом. В нее последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов в ведомственный архив. Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Примечание. Архив организации со сложной структурой и производственными связями может учитывать в книге поступление и выбытие документов каждого структурного подразделения в отдельности.
В книге учета поступления и выбытия документов по состоянию на 01.01 подводится итог общего объема поступивших и выбывших в течение календарного года документов.
6.1.3. Опись кинофотофонодокументов и видеофонограмм (
прил. 6 -
11) предназначена для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, раскрытия состава и содержания.
6.1.3.1. В отдельную опись включаются кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы и видеофонограммы определенного вида (см.
п. 5.2.4), подлежащие передаче на государственное хранение.
6.1.3.2. При составлении описи кинофотофонодокументов и видеофонограмм соблюдаются следующие требования:
- перед внесением сведений о документах в опись проверяется их техническое и физико-химическое состояние, правильность оформления единиц хранения, текстовой сопроводительной документации;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые обозначены на документах и их упаковке;
- каждая единица учета вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, который проставляется в
графе "Номер единицы учета п/п".
Примечание. Законченная опись может включать не более 9999 единиц учета;
- порядковый номер стороны грампластинки проставляется соответственно в
графе "Номер стороны грампластинки, граморигинала".
Примечание. Номер стороны грампластинки обозначен, как правило, на ее этикетке. В случае его отсутствия первой считается сторона с меньшим производственным номером. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется;
- в
графе "Индекс, производственный номер" проставляются буквенные и цифровые обозначения, присвоенные документам в процессе их изготовления;
- в
графе "Заголовок документа" указываются авторское название документа или краткие сведения о его содержании и происхождении. Для документов с записью произведений литературы и искусства в данной графе указываются название и жанр произведения;
- в
графе "Автор" указываются фамилии, имена, отчества, должности и звания авторов документов, а также авторов произведений литературы и искусства (для документов, содержащих подобные записи);
- в
графе "Исполнитель произведения" указываются названия музыкальных инструментов - для произведений, исполняемых солистами или несколькими музыкантами, название коллектива исполнителей, в том числе театра, в постановке которого произведение записано; тембр голоса исполнителя вокального произведения; фамилии, инициалы и звания солистов, художественных руководителей и дирижеров; перечень действующих лиц и исполнителей - для произведений крупных форм (опер, оперетт, драматических спектаклей и др.);
- при внесении в опись одного за другим документов с одинаковыми данными (названиями, авторами и др.) в полном объеме обозначаются данные только первого документа, а на месте повторяющихся в последующих документах данных проставляются слова "то же", неповторяющиеся данные вносятся в опись полностью. В начале каждого нового листа описи все данные о документах обозначаются полностью;
- в
графе "Состав текстовой сопроводительной документации" указываются названия конкретных документов, справочников и других материалов;
-
графа "Примечание" используется для проставления сведений об объединении, разъединении единиц хранения, снятии документов с учета. Подобные данные вносятся в опись только на основании полностью оформленных согласно установленным требованиям документов.
6.1.3.3. За последней описательной статьей помещается итоговая запись. В ней указывается (цифрами и прописью) количество единиц учета и единиц хранения, внесенных в опись, первый и последний номера единиц учета по описи, литерные и пропущенные номера.
6.1.3.4. К описи может составляться справочный аппарат: предисловие, указатели, оглавление, список сокращенных слов.
6.1.3.5. Законченная опись кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения получает номер.
6.1.3.6. Опись кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и оформляется с соблюдением основных требований, изложенных в
подразд. 7.2 "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986).
6.1.3.7. Внесение изменений в опись, утвержденную экспертной службой архивного учреждения, допускается только по ее специальному разрешению.
6.1.4. Формы статистической отчетности и централизованного государственного учета кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР -
форма 12-АВ (КФФД), карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов - заполняются согласно требованиям, установленным Госкомстатом СССР и Главархивом СССР.
6.1.5. В учетных документах ведомственных архивов управленческой и научно-технической документации отражаются необходимые сведения об объеме и содержании кинофотофонодокументов и видеофонограмм, включенных в состав существующих архивных фондов.
6.1.5.1. Данные об объеме кинофотофонодокументов и видеофонограмм указываются отдельно в основных учетных документах ведомственного архива.
6.1.5.2. В отдельную опись включаются кинофотофонодокументы и видеофонограммы определенного вида.
6.1.5.3. Количество кинофотофонодокументов и видеофонограмм, включенных в состав дела, единицы хранения научно-технической документации, указываются в листе-заверителе.
6.1.5.4. При составлении учетных документов соблюдаются общие требования, изложенные в
п. 6.1.2 -
6.1.4 настоящих Правил.
6.1.6. Учетные документы хранятся в специально выделенном для этого помещении (или в хранилище) в сейфах или металлических шкафах.
6.1.7. Учетные номера обозначаются на кинофотофонодокументах и видеофонограммах и их упаковке (маркировка единиц хранения).
6.1.7.1. Учетные номера указываются на ракордах, этикетках, конвертах, кассетах и коробках (по борту) единиц хранения кинофонодокументов и видеофонограмм.
Примечание. К учетному номеру единицы хранения кинодокументов, фонодокументов фотографической записи, граммофонных оригиналов, указанному на упаковке, добавляется (через тире) условное обозначение элемента комплекта.
6.1.7.2. Учетные номера указываются на фотопластинках (с эмульсионной стороны); полиэтиленовых и бумажных конвертах, в которые помещены фотодокументы; корешках, титульных листах и во внутренних описях фотоальбомов.
6.1.7.3. В ведомственном архиве устанавливается единый порядок маркировки единиц хранения, который согласовывается с соответствующим государственным архивом (для документов, подлежащих государственному хранению) и закрепляется нормативно-методическими документами.
6.2. Учет особо ценных кинофотофонодокументов
и видеофонограмм ГАФ СССР и копий страхового фонда
6.2.1. Порядок отнесения кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР к категории особо ценных, их учета и хранения, формы учета страхового фонда этих документов устанавливаются ведомственным архивом, исходя из общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР, других организаций и настоящих Правил.
Примечание. Особо ценный документ ГАФ СССР - документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате.
6.2.2. Особо ценные документы учитываются поединично и суммарно в описях особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
Опись составляется в четырех экземплярах. При передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.
6.2.3. Учет общего количества описей особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм осуществляется с помощью реестра.
6.2.4. Отнесение документов к категории особо ценных отражается в описях кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения и других учетных документах ведомственных архивов.
6.2.4.1. Индекс "ОЦ" прибавляется к номерам описей, имеющих в своем составе особо ценные документы, а также к учетным номерам особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм.
6.2.4.2. Общее количество особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм указывается в итоговой записи к описи. Подсчет особо ценных документов проводится обособленно. Их количество указывается отдельно, но входит и в общее количество документов по определенной описи ("из них...").
6.2.5. Особо ценные документы хранятся обособленно от остальных документов ведомственного архива.
6.2.6. На особо ценные документы ГАФ СССР организации создается страховой фонд.
Примечание. Страховой фонд копий документов - совокупность страховых копий особо ценных документов. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.
Страховыми копиями являются:
- для кинодокументов - первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на кинопленке методом контактной печати;
- для фотодокументов - первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке или фотопластинке методом репродуцирования или контактной печати;
- для фонодокументов - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте, или металлический граммофонный оригинал;
- для видеофонограмм - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной видеозвукозаписи на магнитной ленте шириной 25,4 мм (формат "C").
Примечание. В том случае, если страховому копированию подвергается негатив или контратип на правах оригинала, то страховой копией является позитив или промежуточный позитив; если страховому копированию подвергается позитив или промежуточный позитив на правах оригинала, то страховой копией является контратип; если страховому копированию подвергается позитив на обращаемой пленке, то страховой копией является позитивное изображение на обращаемой пленке.
6.2.7. На особо ценные кинофотофонодокументы и видеофонограммы, принятые в ведомственный архив в неполном комплекте, одновременно со страховыми копиями изготавливаются копии документов, предназначенные для фонда пользования.
Копиями фонда пользования являются:
- для кинодокументов - одна позитивная совмещенная копия, один промежуточный позитив и один негатив фонограммы перезаписи (для звуковых кинодокументов);
- для фотодокументов - один контрольный отпечаток и один контратип;
- для фонодокументов - одна копия на магнитной ленте шириной 6,25 мм;
- для видеофонограмм - одна копия на магнитной ленте шириной 25,4 мм (формат "C").
6.2.8. Очередность страхового копирования документов определяется сроками передачи документов на государственное хранение, физическим состоянием, значимостью и интенсивностью пользования оригиналами документов. Из документов, одновременно подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередному копированию подлежат документы, которые находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.
6.2.9. Порядок изготовления страховых копий особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм установлен типовыми технологическими регламентами.
6.2.10. Учет копий особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве ведется по книгам учета поступления и выбытия документов страхового фонда и фонда пользования, описям страхового фонда.
6.2.11. Учет общего количества описей страхового фонда осуществляется с помощью реестра.
6.2.12. Сведения о страховом копировании кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР отражаются в описях документов постоянного хранения, описях особо ценных документов, а также в основных учетных документах ведомственного архива.
6.2.13. Страховой фонд неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.
7. НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
7.1. Создание научно-справочного аппарата
к кинофотофонодокументам и видеофонограммам
7.1.1. Состав научно-справочного аппарата к кинофотофонодокументам и видеофонограммам определяется каждым ведомственным архивом самостоятельно, исходя из состава и содержания хранящихся в нем документов, характера и задач их поиска, а также интенсивности пользования документами.
Примечание. Научно-справочный аппарат к кинофотофонодокументам и видеофонограммам ведомственного архива включает традиционные архивные справочники (описи документов, каталоги, указатели, обзоры и др.), автоматизированные и механизированные информационно-поисковые системы. Дополнением к архивным справочникам служит текстовая сопроводительная документация и информационные документы архива. Архивные справочники и информационные документы архива в случае необходимости могут издаваться (справочно-информационные издания).
7.1.2. Порядок подготовки и эксплуатации научно-справочного аппарата устанавливается ведомственным архивом с учетом общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР.
7.2. Организация пользования
кинофотофонодокументами и видеофонограммами
7.2.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы предоставляются для пользования специалистам организации, в структуре которой функционирует архив, других заинтересованных организаций в различных формах.
Примечание. Основными формами организации пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами ведомственного архива являются: информирование о составе и содержании документов, исполнение запросов, проведение выставок документов, подготовка тематических подборок, предоставление документов исследователям для изучения в читальном (просмотровом) зале, комнате прослушивания.
7.2.2. Конкретные формы и порядок организации пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами ведомственного архива устанавливается, исходя из состава и содержания хранящихся в нем документов, с учетом общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР и настоящих Правил.
7.2.3. Ведомственный архив предоставляет структурным подразделениям организации копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм из состава комплекта или специально созданного фонда пользования (см.
п. 6.2.7).
Примечание. Оригиналы кинофотофонодокументов и видеофонограмм выдаются специальным службам в установленном порядке с разрешения руководства организации для изготовления копий фонда пользования, тиражирования, страхового копирования, проведения контроля технического состояния, реставрационно-профилактических работ.
7.2.4. Ведомственный архив предоставляет во временное пользование организациям копии кинодокументов с разрешения руководства и при наличии официального запроса, в котором указывается название кинодокументов, дается гарантия своевременного их возвращения и обеспечения сохранности. Пользование прокатными копиями кинодокументов оплачивается организацией-заказчиком в соответствии с установленным тарифом. Выдача прокатных копий во временное пользование проводится на срок до одного месяца по доверенности организации, в которой оговаривается количество демонстраций копии, при наличии оплаченного счета. Доверенность скрепляется печатью и оформляется актом в двух экземплярах.
7.2.5. В процессе пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами запрещается:
- перемонтаж и внесение исправлений в содержание документа;
- передача другим структурным подразделениям, службам, организациям отрасли и сторонним организациям без ведома ведомственного архива.
7.2.6. Сотрудники архива осуществляют строгий контроль за своевременностью возврата кинофотофонодокументов и видеофонограмм и их техническим состоянием.
В случае нарушения установленных требований руководство организации может взыскать с виновных дополнительную плату или привлечь их к ответственности в установленном законом порядке.
7.2.7. Все формы организации пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами ведомственного архива подлежат учету.
7.2.7.1. Учет подготовленных информационных документов, проведенных культурно-просветительных и агитационно-пропагандистских мероприятий, публикаций кинофотофонодокументов и видеофонограмм ведется в журнале, где указываются их тематика и дата.
7.2.7.2. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального (просмотрового) зала, комнаты прослушивания ведется в журнале, где указываются фамилия, инициалы исследователя, дата посещения архива.
7.2.7.3. Учет исполнения запросов, выданных копий документов ведется в установленном порядке.
8. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ
КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ И ВИДЕОФОНОГРАММ ГАФ СССР
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
8.1. Предельные сроки хранения кинофотофонодокументов
и видеофонограмм ГАФ СССР в ведомственном архиве
8.1.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы ГАФ СССР передаются ведомственными архивами на государственное хранение по истечении сроков, установленных действующим
Положением о ГАФ СССР:
- кинофонодокументы и видеофонограммы - после окончания копирования, но не позднее 3 лет со времени изготовления;
- фотодокументы - не позднее 3 лет со времени изготовления.
8.1.2. Фото- и фонодокументы, входящие в состав управленческой документации, находятся в ведомственном архиве в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации.
8.1.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, входящие в состав научно-технической документации, находятся в ведомственном архиве в течение сроков, установленных для хранения данной документации.
8.1.4. Предельные сроки ведомственного хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР в необходимых случаях продлеваются с разрешения Главархива СССР.
8.2. Состав кинофотофонодокументов и видеофонограмм
ГАФ СССР, текстовой сопроводительной документации
и научно-справочного аппарата к ним
8.2.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы ГАФ СССР передаются на государственное хранение в комплекте; особо ценные документы - со страховыми копиями.
К передаваемым на государственное хранение кинофотофонодокументам и видеофонограммам прилагается текстовая сопроводительная документация и соответствующий научно-справочный аппарат.
8.2.2. Состав комплекта кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР, текстовой сопроводительной документации и научно-справочного аппарата к ним устанавливается, исходя из задач обеспечения сохранности и эффективности пользования документами, с учетом требований нормативно-методических разработок Главархива СССР и настоящих Правил.
8.2.2.1. Документы передаются на государственное хранение в следующем комплекте:
- кинофильмы и спецвыпуски: негатив, промежуточный позитив, фонограмма перезаписи (негатив), оригинал фонограммы магнитной записи, фонограмма шумов и музыки (совмещенная), эталонная копия, установочные ролики и паспорта (для цветных документов);
- киножурналы: негатив, промежуточный позитив, фонограмма перезаписи (негатив), эталонная копия, установочные ролики и паспорта (для цветных документов);
- киносюжеты на 35-мм пленке: негатив, позитив, при наличии - фонограмма перезаписи (негатив) или оригинал фонограммы магнитной записи, промежуточный позитив, установочные ролики и паспорта (для цветных сюжетов);
- телефильмы, спецвыпуски, журналы, передачи: оригинал, копия;
- телесюжеты на 16-мм пленке: оригинал, при наличии - контратип, позитив;
- фотодокументы: негатив или диапозитив (слайд), контратип, фотоотпечаток размером не менее 6 x 9 см;
- фонодокументы магнитной, фотографической (оптической), механической записи: оригинал, копия;
- фонодокументы граммофонной записи: граммофонные оригиналы (I-нечетный, II-четный), грампластинка;
- видеофонограммы: оригинал, копия.
8.2.2.2. В состав текстовой сопроводительной документации включаются:
- на кинофильмы, спецвыпуски, киножурналы: монтажный лист, разрешительное удостоверение, записи цветовых паспортов (по цветным документам), аннотация, акт ОТК о пригодности к показу на экране, акты ОТК о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта на момент передачи документа на государственное хранение, протокол заседания комиссии по отбору зарубежных фильмов, карточка фильма (для фильмов зарубежного производства);
- на киносюжеты на 35-мм пленке: монтажный лист, описание содержания, текст выступления (для синхронных сюжетов), аннотация;
- на телефильмы, спецвыпуски, журналы, передачи: монтажный лист, разрешительное удостоверение, режиссерский сценарий (для телепередач), аннотация, справка об использованной музыке, акт ОТК о пригодности к показу в эфире, акты ОТК о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта на момент передачи документа на государственное хранение, микрофонные материалы (для телепередач);
- на телесюжеты на 16-мм пленке: аннотация сюжета, текст передачи, акт ОТК о пригодности к показу в эфире, акты ОТК о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта на момент передачи документа на государственное хранение;
- на фотодокументы: текстовка, паспорт (для документов, использованных в телепередачах);
- на фонодокументы радио- и телевизионных организаций: протокол заседания художественно-технического совета (для студийных записей музыкальных, литературно-драматических и детских произведений); текст (для студийных записей песен советских композиторов и важнейших событий общественной жизни); монтажный лист (для студийных записей произведений крупных форм - опер, оперетт и др.); микрофонные материалы (для радиопередач);
- на фонодокументы граммофонной записи: технический паспорт;
- на видеофонограммы телевизионных организаций: монтажный лист или сценарий (для законченных произведений), аннотация (для видеосюжетов), расшифровка концертных номеров (для студийных и трансляционных записей концертных программ), акт о техническом состоянии.
Примечание. В состав текстовой сопроводительной документации кроме обязательных элементов могут включаться: реклама, рецензии и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к кинофотофонодокументам и видеофонограммам.
8.2.2.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы ГАФ СССР, текстовая сопроводительная документация к ним передаются на государственное хранение по описям.
Примечание. В состав научно-справочного аппарата кроме описей (второй и третий экземпляры) могут включаться каталожные карточки, справочно-информационные издания и др.
8.2.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы ГАФ СССР, текстовая сопроводительная документация и научно-справочный аппарат к ним оформляются с учетом требований, изложенных в
п. 6.1.7 настоящих Правил.
8.2.3.1. На внутренней описи фотоальбома, этикетке и упаковке кинофотофонодокументов и видеофонограмм проставляется мягким графитным карандашом (через тире) номер описи, единицы учета и единицы хранения по описи.
8.2.3.2. При подготовке видеофонограмм к передаче на государственное хранение возможна перезапись адресно-временного кода на видеофонограммах форматов "Q" и "C" с введением в "свободные биты" информации о принадлежности материала определенному архиву.
Для любых видеофонограмм возможна запись нового адресно-временного кода в интервал кодового гашения (код - VITC) с введением информации о государственном архиве. Записываемый код должен соответствовать требованиям публикации 461 МЭК (1974).
8.3. Организация и порядок передачи кинофотофонодокументов
и видеофонограмм ГАФ СССР на государственное хранение
8.3.1. Все работы, связанные с подготовкой и передачей кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР на государственное хранение, проводятся силами и за счет средств организации, сдающей документы.
8.3.2. Передача кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР с соответствующей текстовой сопроводительной документацией и научно-справочным аппаратом проводится, исходя из общих требований нормативно-методических разработок Главархива СССР.
8.3.3. Прием документов на государственное хранение оформляется
актом (прил. 12). Акт приема-передачи документов составляется в двух экземплярах, подписывается представителями сдавшей документы и принявшей их организаций, утверждается руководителями организаций и скрепляется гербовыми печатями. Один экземпляр акта передается организации, сдавшей документы, другой - принявшей их на хранение.
8.3.4. При последней передаче фонодокументов и видеофонограмм определенной (потерявшей практическое применение) системы записи информации на государственное хранение в архив передаются соответствующие технические средства ее записи и воспроизведения. Прием техники оформляется в установленном порядке.
8.3.5. Документы и соответствующие технические средства, переданные на государственное хранение, снимаются с учета в организации (ведомственном архиве).
8.3.6. Организация, передавшая документы на государственное хранение, имеет преимущественное право на их использование перед остальными организациями.
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ
И ВИДЕОФОНОГРАММ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя организации
________________ N __________________
_____________________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
о выделении к уничтожению документов, Дата
не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения или другого норматива)
отобраны к уничтожению как не имеющие научной ценности и утратившие
практическое значение _____________________________________________________
(название
___________________________________________________________________________
документов)
N п/п | Заголовок документа | Дата съемки, записи, перезаписи | Название, номер учетного документа | Учетный номер документа | Индекс, производственный номер документа | Количество единиц хранения | Срок хранения документа, причина выделения к уничтожению | Примечание |
1 | 2 | 3 | | | 6 | 7 | 8 | |
Итого _________________________________ единиц хранения за __________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи документов постоянного хранения за _____________________________ годы
утверждены ЭПК ____________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________________________ N __________________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности Подпись Расшифровка
документов подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) от _____________________________ N ______________________
Документы в количестве ____________________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
общим объемом (вес в кг, метраж) __________________________________ сданы в
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ N ______
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, сдавшего документы подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива, внесшего Подпись Расшифровка
изменения в учетные документы подписи
Дата
Примечания.
1. В
графе 4 указывается название документа (извещение, опись и др.), по которому учтены кинофотофонодокументы и видеофонограммы, его номер и дата. Для описей дополнительно указываются крайние даты вошедших в нее документов.
2. В
графе 5 указывается порядковый номер единицы хранения по описи, другому учетному документу.
Формат A4 (210 x 297 мм)
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ФОТОАЛЬБОМА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
фотоальбома N ________________
N п/п | Заголовок документа | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки | Номера листов фотоальбома | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого ______________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ФОТОАЛЬБОМА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ФОТОАЛЬБОМА N ______________________________________
В фотоальбоме подшито и пронумеровано _____________________________________
(цифрами
_______________________ листа(ов)
и прописью)
в том числе:
литерные номера
<*> ______________________________
пропущенные номера
<*> ______________________________
+ листов внутренней описи ___________________________
(цифрами и прописью)
Номера листов | Особенности физического состояния листов |
1 | 2 |
Наименование должности
составителя заверительной Подпись Расшифровка
надписи подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
--------------------------------
<*> Заполняется в исключительных случаях. См.
п. 3.2.3.3.
ОБОРУДОВАНИЯ, РЕКОМЕНДУЕМОГО ДЛЯ РАБОТЫ С ВИДЕОФОНОГРАММАМИ
N п/п | Название и марка оборудования | Фирма-изготовитель, ориентир. стоимость (руб. или инв. руб.) | Потребное кол-во | Назначение |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Видеомагнитофон "КАДР-3ПМ" | Завод точного машиностроения (г. Новосибирск) 70000 | 2 | Перезапись и воспроизведение видеофонограмм на ленте шириной 50,8 мм (формат "Q") |
2 | Видеомагнитофоны "КАДР-103СЦ" или BVH-2000PS | Завод точного машиностроения (г. Новосибирск) 70000 "Сони" (Япония) 70000 | 3 | Перезапись, воспроизведение и монтаж видеофонограмм на ленте шириной 25,4 мм (формат "C") |
3 | Видеомагнитофон BVU-820 (или аналог) | "Сони" (Япония) 10000 | 2 | Перезапись, воспроизведение и монтаж видеофонограмм на ленте шириной 19 мм в кассетах (формат "U-matic-H") |
4 | Генератор испытательных сигналов Г6-30 (или Г6-35) | СССР 8000 | 1 | Получение сигналов испытательных строк для записи технического ракорда |
5 | Измеритель сигналов испытательных строк К2-35 (или К3-2) | СССР 8000 | 1 | Контроль и измерение сигналов испытательных строк |
6 | Осциллограф С1-81 | Радиозавод (г. Золочев Львовской обл.) 12000 | 1 | Контроль параметров телевизионного сигнала |
7 | Мониторы цветные ВК42Ц60 (или ВК51Ц61) или PSM-2000PS | СССР 2500 "Сони" (Япония) 5000 | 3 | Проведение визуального контроля качества видеофонограмм |
8 | Преобразователь стандартов и систем типа LT-1200 (или CST-1000PS) | "Сони" (Япония) 4000 | 1 | Перезапись видеофонограммы с одного формата или стандарта на другой |
9 | Временной корректор BVT-800PS | "Сони" (Япония) 9000 | 1 | Выдача стандартных сигналов для формата "U-matic-H" |
10 | Видеозвуковой коммутатор ТС 20 x 20 | "Фернзее" (ФРГ) 15000 | 1 | Объединение всех видеомагнитофонов в единую систему |
11 | Стойка для синхронизации С-1462 | СССР 40000 | 1 | Получение опорных и измерительных сигналов |
12 | Генератор адресно-временного кода BVC-1600PS | "Сони" (Япония) 7000 | 1 | Запись и считывание меток по всей длине видеофонограмм |
13 | Пульт управления аппаратной для работы с видеофонограммами | Завод радиоизделий им. XXVI съезда КПСС (г. Кировоград) 7000 | 1 | Для управления контрольной и коммутационной аппаратурой |
Примечание. Из приведенного перечня приобретается оборудование, на котором будут выполняться работы в конкретном ведомственном архиве. При выборе оборудования учитывается состав документов, хранящихся в архиве, и материальные возможности архива.
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ И ВИДЕОФОНОГРАММ
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
(наименование ведомственного архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия
___________________________________________________________________________
(название документов)
Том N ______________
Начат ______________
(дата)
Окончен ______________
(дата)
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ И ВИДЕОФОНОГРАММ
N п/п | Дата поступления | Наименование организации, структурного подразделения, от которых поступили или в которые переданы документы | дата, номер документа, поступление Название, утверждающего или выбытие | Номер описи документов | Крайние даты документов по описи | Документы постоянного хранения | Документы временного хранения | Примечание |
поступление | выбытие |
Количество единиц учета | Количество единиц хранения | внесенные в описи | не внесенные в описи | поступление | выбытие |
Количество единиц учета | Количество единиц хранения | Количество единиц учета | Количество единиц хранения | Количество единиц учета | Количество единиц хранения | Количество единиц учета | Количество единиц хранения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | | | | | | | | | | | 17 |
Итого в ____ году поступило _________________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
______________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
в том числе:
выбыло ______________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
_________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
в том числе:
(показываются итоговые данные раздельно по
графам 9,
10,
11,
Наименование должности лица, Подпись
составившего годовую итоговую запись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА ОПИСИ КИНОДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ОПИСЬ N __________________ | | УТВЕРЖДАЮ | | |
| | | | |
(название описи) | Наименование должности руководителя организации | Подпись | Расшифровка подписи |
______________________ год(ы) |
| | Дата | | |
(наименование организации) | | | | |
Номер единицы учета п/п | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Язык | Дата съемки, изготовления | Место съемки, изготовления | Вариант (немой, звуковой, широкоэкранный, широкоформатный) | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
Негатив | Фонограмма перезаписи (негатив) | Контратип | Оригинал фонограммы магнитной записи | Фонограмма шумов и музыки (совмещенная) | Промежуточный позитив | Позитив | Эталонная копия | Установочные ролики и цветовые паспорта |
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | |
В данный раздел описи внесено _______________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
__________________________ единиц хранения с N ___________ по N __________,
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера:
пропущенные номера: и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись
Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения (наименование организации)
от ______________ N _______ от ______________ N ______
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА ОПИСИ ФОТОДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ОПИСЬ N __________________ | | УТВЕРЖДАЮ | | | |
| |
(название описи) | | Наименование должности руководителя организации | Подпись | Расшифровка подписи | |
за _________________ год(ы) | |
| | Дата | | | |
(наименование организации) | |
Номер единицы учета п/п | Производственный номер | Заголовок документа | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
Негатив | Контратип | Позитив | Диапозитив (слайд) | Фотоотпечаток |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| | | | | | | | | | | | |
В данный раздел описи внесено _______________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
__________________________ единиц хранения с N __________ по N ___________,
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера:
пропущенные номера: и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись
Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения __________________________
(наименование организации)
от ______________ N _______ от _____________ N _______
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА ОПИСИ ФОТОАЛЬБОМОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ОПИСЬ N __________________ | | | |
| УТВЕРЖДАЮ | | |
(название описи) | Наименование должности руководителя организации | Подпись | Расшифровка подписи |
за ________________ год(ы) |
|
(наименование организации) | Дата | | |
Номер единицы учета п/п | Производственный номер | Заголовок альбома | Автор съемки | Крайние даты позитивов в альбоме | Место съемки | Количество позитивов в альбоме | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
В данный раздел описи внесено _______________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
__________________________ позитивов с N ______________ по N _____________,
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера:
пропущенные номера: и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись
Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения __________________________
(наименование организации)
от ______________ N _______ от _____________ N _______
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА ОПИСИ ФОНОДОКУМЕНТОВ ГРАММОФОННОЙ ЗАПИСИ
ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ОПИСЬ N __________________ | | УТВЕРЖДАЮ | | |
| |
(название описи) | | Наименование должности руководителя организации | Подпись | Расшифровка подписи |
за _____________ год(ы) | |
| | Дата | | |
(наименование организации) | |
Номер единицы учета п/п | Номер стороны грампластинки, граморигинала | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата изготовления | Место изготовления | Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала | Время звучания | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
Граморигинал | Грампластинка |
1 | | | | | | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | | |
В данный раздел описи внесено _______________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
__________________________ единиц хранения с N __________ по N ___________,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: пропущенные номера:
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись
Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения __________________________
(наименование организации)
от ______________ N _______ от _____________ N _______
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА ОПИСИ ФОНОДОКУМЕНТОВ МАГНИТНОЙ
ЗАПИСИ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ОПИСЬ N __________________ | | | | | |
| | УТВЕРЖДАЮ | | | |
(название описи) | | Наименование должности руководителя организации | Подпись | Расшифровка подписи |
за ___________________ год(ы) | |
| | Дата | | | |
(наименование организации) | | | | | |
Номер единицы учета п/п | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Место записи, перезаписи | Скорость записи | Время звучания | Тип и формат магнитной ленты | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
Оригинал | Копия |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
В данный раздел описи внесено _______________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
________________________ единиц хранения с N ___________ по N ____________,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: пропущенные номера:
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись
Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения __________________________
(наименование организации)
от ______________ N _______ от _____________ N _______
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА ОПИСИ ВИДЕОФОНОГРАММ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ОПИСЬ N __________________ | | | |
| УТВЕРЖДАЮ | | |
(название описи) | Наименование должности руководителя организации | Подпись | Расшифровка подписи |
за ___________________ год(ы) | Дата | | |
| | | |
(наименование организации) | | | |
Номер единицы учета п/п | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Место записи, перезаписи | Время звучания | Тип и формат магнитной ленты | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
Оригинал | Копия |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
В данный раздел описи внесено _______________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
_________________________ единиц хранения с N __________ по N ____________,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: пропущенные номера:
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись
Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения __________________________
(наименование организации)
от ______________ N _______ от _____________ N _______
Формат A3 (297 x 420 мм)
ФОРМА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ
И ВИДЕОФОНОГРАММ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации
Наименование государственного
архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи
подписи
Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
организации государственного архива
АКТ
____________ N ____________
_________________________________
(место составления)
приема-передачи документов
на государственное хранение
Основание:
Положение о Государственном архивном фонде СССР, утвержденное
постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274
В связи с _________________________________________________________________
(причины передачи документов в архив -
___________________________________________________________________________
истечение срока хранения документов в организации,
___________________________________________________________________________
ликвидация организации и др.)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии
за _____________________________________ год(ы), а также справочный аппарат
к ним:
N п/п | Название, номер описи | Количество | Примечание |
экземпляров описи | единиц хранения/особо ценных | страховых копий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ИТОГО принято ____________________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
в том числе: особо ценных ________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
страховых копий __________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N __________________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должности лица Наименование должности лица
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
I. Законодательные акты, правительственные постановления
1.
Закон СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры. Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. N 44. Ст. 628.
2.
Постановление Верховного Совета СССР "О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". Ведомости Верховного Совета СССР. 1977. N 44. Ст. 629.
3.
Указ Президиума Верховного Совета СССР "Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры". Ведомости Верховного Совета СССР. 1977. N 8. Ст. 141.
4.
Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении "Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР". СП СССР. 1980. N 10. Ст. 71.
5.
Конституция (Основной Закон) Союза Советских социалистических республик. М., 1977.
II. Государственные и отраслевые стандарты,
технические условия
6. Бумага светонепроницаемая для кинофотоматериалов. Технические условия. ГОСТ 4665-62.
7. Видеофонограмма на ленте 50,8 мм. Технические требования и методы испытаний. ГОСТ 19464-74.
8. Приборы для измерения длины киноленты. Расчетные шаги перфорации. Передаточные числа. ГОСТ 8910-75.
9. Измерители и уровни квазипиковые. Типы и основные параметры. Методы испытаний. ГОСТ 21185-75.
10. Катушки для намотки магнитных лент. Общие технические условия. ГОСТ 16824-76.
11. Сердечники для намотки магнитной ленты шириной 6,3 мм. Технические условия. ГОСТ 12796-77.
13. Вещества взрывчатые промышленные. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение. ГОСТ 14839.20-77Е.
14. Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия. ГОСТ 4097-78.
15. Контейнеры для коробок с кинопленками, фильмовыми материалами и магнитными лентами. Технические условия. ГОСТ 4430-78.
16. Звукозапись механическая на диск. ГОСТ 7893-79.
17. Система вещательного телевидения. Основные параметры. Методы измерений. ГОСТ 7845-79.
18. Грампластинки. Общие технические условия. ГОСТ 5289-80Е.
19. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. ГОСТ 13699-80.
20. Видеомагнитофоны для телевизионного вещания. Общие технические требования. СТ СЭВ 2764-80.
21. Магнитофоны бытовые. Общие технические условия. ГОСТ 24863-81. (СТ СЭВ 1359-78, 3419-81).
22. Материалы фотографические на прозрачной подложке. Метод общесенситометрического испытания многослойных цветофотографических материалов. ГОСТ 9160-82. (СТ СЭВ 2389-80, 4095-83).
24. ССБТ. Аппаратура радиоэлектронная бытовая. Требования безопасности и методы испытаний. ГОСТ 12.2.006-83. (СТ СЭВ 3184-81).
25. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ 16487-83.
26. Тракт передачи изображения вещательного телевидения. Звенья тракта и измерительные сигналы. ГОСТ 18471-83.
27. Устройства электропроигрывающие и головки звукоснимателей. Общие технические условия. ГОСТ 18631-83.
28. Каналы изображения аппаратно-студийного комплекса и передвижной телевизионной станции вещательного телевидения. Основные параметры и методы измерения. ГОСТ 19871-83.
29. Материалы фотографические черно-белые на прозрачной подложке. Метод общего сенситометрического испытания. ГОСТ 10.691.0-84.
30. Пленки фотографические и кинопленки черно-белые обращаемые. Методы определения чисел светочувствительности. ГОСТ 10.691.4-84.
31. ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования. ГОСТ 12.1.004-85.
32. Магнитофоны студийные. Основные параметры. Технические требования и методы испытаний. ГОСТ 12107-85.
33. Видеофонограмма на ленте 25,4 мм. Технические требования. Методы измерений. Проект ГОСТа.
* * *
34. Кинофильмы. Условия хранения фильмовых материалов. ОСТ 19-62-76. (Приказ Госкино СССР от 24.12.76 N 554).
35. Кинофильмы. Условия долгосрочного хранения исходных фильмовых материалов в специализированных госфильмоархивах. РТМ 19-87-80. (Приказ Госкино СССР от 03.04.80 N 133).
36. Документы на пленочных носителях. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий кинодокументов и микрофильмов страхового фонда. Технические требования.
ОСТ 55.1-84. (
Приказ Главархива СССР от 13.07.84 N 214).
37. Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования.
ОСТ 55.2-84. (
Приказ Главархива СССР от 13.07.84 N 214).
38. Фонодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования.
ОСТ 55.3-84. (
Приказ Главархива СССР от 13.07.84 N 214).
39. Материалы фильмовые на киностудиях. Состав и сроки хранения. ОСТ 19-44-85. (Приказ Госкино СССР от 25.06.85 N 219).
* * *
40. Адресно-временной код для видеозаписи. Публикация МЭК N 461. Женева, 1974.
41. Видеомагнитофоны наклонно-строчной записи сигналов в формате "C". Публикация МЭК N 558. Брюссель, 1982.
42. Система наклонно-строчной видеозаписи на магнитную ленту шириной 19 мм, известная как "U-matic-H" формат. Публикация МЭК N 712. Брюссель, 1982.
43. Видеофонограммы на магнитной ленте для международного обмена телевизионными программами. Документ ТК-Ш-1531/1. Рекомендации технической комиссии ОИРТ N 60/5. Прага, 1983.
44. Видеофонограммы на магнитной ленте шириной 25,4 мм для международного обмена телевизионными программами. Документ ТК-Ш-1758/1. Рекомендации технической комиссии ОИРТ. 102/1. Прага, 1985.
* * *
45. Гигрометр волосяной. Технические требования. ТУ 25-11-1333-77.
46. Лента магнитная для профессиональной видеозаписи. ТУ 6-17-1123-83.
47. Видеомагнитофон "Кадр-ЗПМ". ТУ 84-882-89.
III. Методические пособия
48. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 1980.
49. Инструкция о порядке приема, учета, описания, хранения, использования фотодокументов в информационных агентствах, редакциях газет и журналов, отбора и передачи их в государственные архивы Союза ССР. М., 1981. (Приказ Главархива СССР от 29.01.81 N 16).
50. Инструкция о порядке сдачи и приема кинофильмов в государственные архивы СССР. М., 1976.
51.
Инструкция по заполнению и отправке карточки фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР. М., 1980.
52.
Инструкция по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов на нитрооснове в государственных архивах СССР. М., 1983.
53. Инструкция по приему на государственное хранение и работе с видеофонограммами в государственных архивах. М., 1988.
54. Классификационные перечни работ, выполняемых в государственных архивах, хранящих кинофотодокументы. М., 1983.
55. Классификационный перечень работ, выполняемых в государственных архивах, хранящих фонодокументы. М., 1983.
56. Основные
правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
57. Основные
правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.
58. Основные
правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.
59. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов. М., 1980.
60. Правила эксплуатации технических средств телевидения, радиовещания и телевизионного кинопроизводства. ПТЭ-82. М., 1982 - 1984. Ч. I - III.
61. Рекомендации по созданию и организации работы кооперативов по упорядочению документов ГАФ СССР. М., 1988. (Приказ Главархива СССР от 29.07.88 N 51).
62. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. I. М., 1982; Вып. II. М., 1988.
63. Табель (перечень) форм статистической отчетности учреждений государственной архивной службы СССР. М., 1986. (Приказ Главархива СССР от 08.12.86 N 324).
64. Технологический регламент перевода фотодокументов с нитроосновы на безопасную пленку. М., 1986.
65. Типовое
положение об архиве учреждения. М., 1965.
66. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М., 1969.
68. Типовое положение об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления - отдела автономной республики, края, области. М., 1978.
69. Типовое положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) главного архивного управления союзной республики. М., 1979.
70. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М., 1983. (Приказ Главархива СССР от 25.04.83 N 114).
71. Типовой технологический регламент изготовления страховых копий фонодокументов на магнитных лентах. М., 1985.
72. Типовые
нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих фонодокументы. М., 1983, (Приказ Главархива СССР от 09.09.83 N 244).
73. Типовые
нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих кинофотодокументы. М., 1984. (Приказ Главархива СССР от 13.07.84 N 211).
74. Типовые нормы времени и выработки на виды работ, выполняемые государственными архивами кинофотофонодокументов на договорных началах с учреждениями и организациями. М., 1987. (Приказ Главархива СССР от 29.06.87 N 151).
75. Типовые правила пожарной безопасности для промышленных предприятий/Главное управление пожарной охраны МВД СССР. М., 1984.
* * *
76. Издание документов по истории советской радиожурналистики: Методические рекомендации. М., 1986.
77. Методика подготовки для использования и публикации фонодокументов в агитационно-пропагандистских и культурно-воспитательных целях: Рекомендации. М., 1985.
78. Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотофонодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда. М., 1986.
79. Методические рекомендации по комплектованию государственных архивов кинофотофонодокументами. М., 1984.
80. Основные положения отбора на государственное хранение кинофотодокументов: Методические рекомендации. М., 1978.
81. Основные положения развития системы научно-справочного аппарата государственных архивов кинофотофонодокументов. М., 1983.
82. Рекомендации по изданию фотодокументов. М., 1985.
83. Теоретико-методические основы экспертизы ценности кинофотофонодокументов: Рекомендации. М., 1983.
84. Физико-химические методы хранения магнитных лент: Методическое пособие. М., 1980.
85. Физико-химические особенности хранения цветных кинодокументов в государственных архивах: Методическое пособие. М., 1986.
86. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеозвукозаписей с повторяющейся информацией: Методические рекомендации. М., 1986.