Главная // Актуальные документы // ГОСТ (Государственный стандарт)
СПРАВКА
Источник публикации
М.: Издательство стандартов, 1984
Примечание к документу
Документ утратил силу на территории Российской Федерации с 1 января 1999 года. Действует ГОСТ Р 51141-98 ("ИУС" N 5, 1998).
С 1 июля 2003 года до вступления в силу технических регламентов акты федеральных органов исполнительной власти в сфере технического регулирования носят рекомендательный характер и подлежат обязательному исполнению только в части, соответствующей целям, указанным в пункте 1 статьи 46 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ.
Документ введен в действие с 1 января 1985 года.
Название документа
"ГОСТ 16487-83. Государственный стандарт Союза ССР. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта СССР от 31.10.1983 N 5231)

"ГОСТ 16487-83. Государственный стандарт Союза ССР. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта СССР от 31.10.1983 N 5231)

Содержание

ГОСТ 16487-83. Государственный стандарт Союза ССР. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Алфавитный указатель терминов
Утвержден и введен в действие
Постановлением Государственного
комитета СССР по стандартам
от 31 октября 1983 г. N 5231
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Records management and organisation of archives.
Terms and definitions
ГОСТ 16487-83
Группа Т00
Дата введения
1 января 1985 года
Разработан Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главархива СССР.
Исполнители:
А.П. Курантов, канд. философ. наук; А.В. Елпатьевский, канд. ист. наук; В.Д. Банасюкевич, канд. ист. наук; М.В. Бельдова; А.Д. Вартаньян, канд. ист. наук; И.В. Волкова; В.В. Елпатьевская, канд. ист. наук; В.С. Журавлева; В.М. Магидов, канд. ист. наук; С.Л. Макарова, канд. ист. наук; Л.Г. Сырченко, канд. ист. наук; Э.И. Ханпира, канд. филол. наук.
Внесен Государственным комитетом СССР по стандартам.
Управлением классификации В.С. Кривцов.
Утвержден и введен в действие Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31.10.83 N 5231.
Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.
Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов-синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены "Ндп".
Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.
В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма - светлым, а недопустимые синонимы - курсивом.
Термин
Определение
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ
1. Делопроизводство
Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами
2. Архивное дело
Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов
3. Документ
Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве
4. Документирование
Создание документов
5. Документная информация Ндп. Документальная информация
-
6. Автор документа
Организация или лицо, создавшие документ
Автор
Примечание. Слово "организация" (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов "учреждение, предприятие, организация"
7. Текст документа
Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи
Текст
8. Текстовый документ
Документ, содержащий речевую информацию
9. Письменный документ
Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
10. Рукописный документ
Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки
11. Машинописный документ
Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины
Ндп. Рукопись
12. Автограф
Текст, написанный собственноручно
13. Черновой документ
Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа
14. Беловой документ
Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений
15. Изобразительный документ
Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов
16. Графический документ
Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени
17. Фотодокумент
Изобразительный документ, созданный фотографическим способом
18. Аудиовизуальный документ
Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
19. Кинодокумент
Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
20. Фонодокумент
Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи
21. Подлинный документ
Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности
22. Копия документа
Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия
Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления
23. Микрофильм
По ГОСТ 13.101-74
24. Личный документ
Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера
25. Документ личного происхождения
Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
Ндп. Личный документ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Официальный документ
26. Официальный документ
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке
Примечание. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей
27. Управленческий документ
-
28. Автор официального документа
Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ
29. Реквизит документа
Элемент официального документа
Реквизит
30. Оформление официального документа
Проставление необходимых реквизитов
31. Бланк официального документа
Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной
Бланк документа
32. Подлинник официального документа
Первый или единственный экземпляр официального документа
Подлинник
33. Дубликат документа
Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника
Дубликат
34. Выписка из официального документа
Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке
Выписка
35. Унифицированный документ
По ГОСТ 6.10.2-83
36.Формуляр-образец документа
По ГОСТ 6.10.2-83
Формуляр-образец
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
37. Документооборот
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
38. Объем документооборота
Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
39. Регистрация документов
Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них
40. Дело
Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку
41. Номенклатура дел
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
42. Формирование дела
Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела
43. Оформление дела
Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению
44. Единая государственная система делопроизводства ЕГСД
Система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами
АРХИВНОЕ ДЕЛО
Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР
45. Архив
Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации
Ндп. Архивохранилище
46. Архивохранилище
Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов
Ндп. Архив
47. Государственный архив
Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов
48. Ведомственный архив
Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации
49. Архивный документ
-
Ндп. Документальные материалы
Архивные материалы
50. Ценный документ
Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение
51. Особо ценный документ
Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате
52. Государственный архивный фонд СССР
Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства
ГАФ СССР
53. Государственная архивная служба
Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов
ГАС
54. Государственное хранение документов
Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право
Государственное хранение
55. Ведомственное хранение документов
Хранение архивных документов какой- либо организацией в течение установленных сроков
Ведомственное хранение
56. Профиль архива
Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащих хранению в нем
Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе
57. Сеть государственных архивов
Система государственных архивов, созданная в соответствии с их профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением
58. Комплектование архива
Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю
Комплектование
59. Источники комплектования архивов
Организации или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы
Источники комплектования
60. Документальный фонд
Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица
Ндп. Архив
Личный архив
Документальный фонд
61. Фондообразователь
Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд
Ндп. Фондодержатель
62. Архивный фонд
Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой
Фонд
Ндп. Архив
63. Объединенный архивный фонд
Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей
Ндп. Архив
Групповой архивный фонд
Комплексный архивный фонд
64. Архивный фонд личного происхождения
Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев - документальный фонд лица, семьи или рода
65. Архивная коллекция
Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам
Коллекция
66. Фондирование документов
Классифицирование документов по архивным фондам
Фондирование
67. Экспертиза ценности документов
Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения
Экспертиза ценности
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
68. Обеспечение сохранности документов
Обеспечение физической сохранности документов и их учет
Обеспечение сохранности
69. Обеспечение физической сохранности документов
Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования
Обеспечение физической сохранности
70. Учет архивных документов
Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета
Учет документов
71. Учетный документ архива
Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации
Учетный документ
72. Государственный учет документов ГАФ СССР
Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы по единым формам учетных документов
73. Централизованный государственный учет документов ГАФ СССР
Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР
Централизованный учет
74. Карточка архивного фонда
Учетный документ, предназначенный для государственного и централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР
Карточка фонда
Ндп. Фондовая карточка
75. Список фондов архива
Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов
Список фондов
76. Лист архивного фонда
Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда
Лист фонда
77. Единица хранения архивных документов
Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение
Единица хранения
78. Единица учета архивных документов
Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения
Единица учета
79. Проверка наличия и состояния документов
Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции
Проверка наличия
80. Страховая копия документа
Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения
Страховая копия
81. Страховой фонд копий документов
Совокупность страховых копий документов
Страховой фонд
82. Фонд пользования архивными документами
Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа
Фонд пользования
НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ
83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР
Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации
СНСА ГАФ СССР
84. Архивный справочник
Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную
85. Архивная опись
Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации
Опись
86. Путеводитель по фондам архива (архивов)
Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов или комплексов архивных документов либо краткие сведения о них
Путеводитель по фондам
87. Архивный каталог
Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической или алфавитной структурой построения
Каталог
Ндп. картотека
88. Каталогизация архивных документов
Создание и обеспечение функционирования архивных каталогов
Каталогизация
89. Обзор архивных документов
Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом
Обзор документов
90. Пользование архивными документами
Прочтение либо просмотр и/или прослушивание архивных документов, регламентированные правилами
Пользование документами
91. Использование архивных документов
Применение информации архивных документов в интересах государства, общества и законных интересах граждан
Использование документов
92. Архивная справка
Официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов
93. Архивная копия
Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов
94. Архивная выписка
Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа
АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ
Автограф 12
Автор 6
Автор документа 6
Автор официального документа 28
Архив 45
Архив 46, 60, 62, 63
Архив ведомственный 48
Архив государственный 47
Архив личный 60
Архивное дело 2
Архивохранилище 46
Архивохранилище 45
Бланк документа 31
Бланк официального документа 31
Выписка 34
Выписка архивная 94
Выписка из официального документа 34
ГАФ СССР 52
Дело 40
Делопроизводство 1
Документ 3
Документ архива учетный 71
Документ архивный 49
Документ аудиовизуальный 18
Документ беловой 14
Документ графический 16
Документ изобразительный 15
Документ личного происхождения 25
Документ личный 24
Документ личный 25
Документ машинописный 11
Документ особо ценный 51
Документ официальный 26
Документ письменный 9
Документ подлинный 21
Документ рукописный 10
Документ текстовый 8
Документ унифицированный 35
Документ управленческий 27
Документ учетный 71
Документ ценный 50
Документ черновой 13
Документирование 4
Документооборот 37
Дубликат 33
Дубликат документа 33
ЕГСД 44
Единица учета 78
Единица учета архивных документов 78
Единица хранения 77
Единица хранения архивных документов 77
Использование документов 91
Использование архивных документов 90
Источники комплектования 59
Источники комплектования архивов 59
Информация документальная 5
Информация документная 5
Карточка архивного фонда 74
Карточка фонда
Карточка фондовая 74
Картотека 87
Каталог 87
Каталог архивный 87
Каталогизация 88
Каталогизация архивных документов 88
Кинодокумент 19
Коллекция 65
Коллекция архивная 65
Комплектование 58
Комплектование архива 58
Копия 22
Копия архивная 93
Копия документа 22
Копия документа страховая 80
Копия страховая 80
Лист архивного фонда 76
Лист фонда 76
Материалы архивные 49
Материалы документальные 49
Микрофильм 23
Номенклатура дел 41
Обзор архивных документов 89
Обзор документов 89
Обеспечение сохранности 68
Обеспечение сохранности документов 68
Обеспечение физической сохранности 69
Обеспечение физической сохранности документов 69
Опись 85
Опись архивная 85
Оформление дела 43
Оформление официального документа 30
Подлинник 32
Подлинник официального документа 32
Пользование документами 90
Пользование архивными документами 90
Проверка наличия 79
Проверка наличия и состояния документов 79
Профиль архива 56
Путеводитель по фондам 86
Путеводитель по фондам архива (архивов) 86
Регистрация документов 39
Реквизит 29
Реквизит документа 29
Рукопись 11
Сеть государственных архивов 57
Система делопроизводства единая государственная ЕГСД 44
Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР 83
Служба архивная государственная 53
СНСА ГАФ СССР 83
Список фондов 75
Список фондов архива 75
Справка архивная 92
Справочник архивный 84
Текст 7
Текст документа 7
Учет архивных документов 70
Учет документов 70
Учет документов ГАФ СССР государственный 72
Учет документов ГАФ СССР централизованный государственный 73
Учет централизованный 73
Фонд 62
Фонд архивный 62
Фонд архивный групповой 63
Фонд архивный комплексный 63
Фонд архивный объединенный 63
Фонд документальный 60
Фонд документный 60
Фонд копий документов страховой 81
Фонд личного происхождения архивный 64
Фонд пользования 82
Фонд пользования архивными документами 82
Фонд СССР Государственный архивный 52
Фонд страховой 81
Фондирование 66
Фондирование документов 66
Фондообразователь 61
Фонодокумент 20
Формирование дела 42
Формуляр-образец 36
Формуляр-образец документа 36
Фотодокумент 17
Хранение ведомственное 55
Хранение государственное 54
Хранение документов ведомственное 55
Хранение документов государственное 54
Экспертиза ценности 67
Экспертиза ценности документов 67