1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных" (ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД")

2 РАЗРАБОТЧИКИ С.Г. Сивачок, канд. физ.-мат. наук, С.В. Сомов, канд. геогр. наук, И.Ф. Николенко, В.Н. Козлова

3 СОГЛАСОВАН:

- с Управлением организации научных исследований и экспедиций (УНИЭ) Росгидромета 20.12.2019;

- с Федеральным государственным бюджетным учреждением "Научно-производственное объединение "Тайфун" (ФГБУ "НПО "Тайфун") 9.12.2019

4 УТВЕРЖДЕН Руководителем Росгидромета 23.12.2019.

ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Росгидромета от 27.12.2019 N 731

5 ЗАРЕГИСТРИРОВАН головной организацией по стандартизации Росгидромета ФГБУ "НПО "Тайфун" 25.12.2019

ОБОЗНАЧЕНИЕ РУКОВОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

РД 52.19.143-2019

6 ВЗАМЕН РД 52.19.143-2010 "Перечень документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении"

7 СРОК ПЕРВОЙ ПРОВЕРКИ 2025 год

ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕРКИ 5 лет

Настоящий руководящий документ устанавливает структуру и состав перечня документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (далее - Госфонд Росгидромета), сроки и место их хранения.

Настоящий руководящий документ распространяется на учреждения Росгидромета, в том числе их структурные подразделения, отделы фонда данных и экспертные комиссии Госфонда Росгидромета.

В настоящем руководящем документе использованы нормативные ссылки на следующие нормативные документы:

РД 52.04.567-2003 Положение о государственной наблюдательной сети

РД 52.04.614-2000 Наставление гидрометеорологическим станциям и постам. Выпуск 3. Часть II. Обработка материалов метеорологических наблюдений

РД 52.19.108-2009 Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.159-2009 Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.160-2009 Положение об экспертной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.704-2013 Краткие схемы обработки гидрометеорологической информации

3.1 В настоящем руководящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства [1].

3.1.2 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой [1].

3.1.3 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [1].

3.1.4 акт о выделении к уничтожению: Документ, удостоверяющий списание документов Госфонда Росгидромета, выявленных в процессе экспертизы ценности документов в связи с истекшими сроками хранения, утративших практическое или научное значение и отобранных к уничтожению (РД 52.19.159).

3.1.5 депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти [1].

Примечание - В соответствии с перечнем [2] такое право предоставлено ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД".

3.1.6 документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению [1].

3.1.7 документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета (РД 52.19.108).

3.1.8

3.1.9

3.1.10 наблюдательное подразделение; НП: Структурное или обособленное подразделение организации наблюдательной сети, непосредственно выполняющая наблюдения за состоянием окружающей среды, ее загрязнением в одном или нескольких закрепленных стационарных или подвижных пунктах наблюдений, также выполняющая первичную обработку результатов наблюдений и передачу их по утвержденной схеме (РД 52.04.567).

3.1.11

3.1.12 организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.

3.1.13 организация наблюдательной сети; ОНС: Некоммерческая с правом юридического лица организация Росгидромета, выполняющая оперативно-производственные (производство наблюдений за гидрометеорологическими процессами и загрязнением окружающей среды, сбор, обработку и передачу информации, техническое и сервисное обслуживание средств измерений, обеспечение потребителей информацией о фактическом и прогнозируемом состоянии окружающей среды, ее загрязнении) и специальные (исполнительные, контрольные) функции в области гидрометеорологии и смежных с ней областях на территории своей деятельности (РД 52.04.567).

3.1.14 особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования [1].

3.1.15 отдел фонда данных; ОФД: Структурное подразделение в госучреждении Росгидромета, которое осуществляет организацию фонда и предоставление пользователям документов, принятых на хранение (РД 52.19.108).

3.1.16 первичные данные наблюдений: Измеренные значения гидрометеорологических, гелиогеофизических величин и уровня загрязнения окружающей среды, выраженные в соответствующих физических единицах, а также визуальные оценки величин и атмосферных явлений (с учетом РД 52.04.614).

3.1.17 преобразование данных: Перевод первичных данных наблюдений в значения метеорологических величин и их характеристик (с учетом РД 52.04.614).

3.1.18 прогностическая информация: Результаты численных прогнозов полей метеорологических величин и элементов погоды различной заблаговременности на основе гидродинамических моделей атмосферы.

3.1.19 режимно-справочные издания: Издания, подготовленные в государственных учреждениях Росгидромета в рамках ведомственного заказа, научных программ, других плановых работ и содержащие обобщенную информацию (по профилю своей деятельности) о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (РД 52.19.108).

3.1.20 результаты гидрометеорологических и гелиогеофизических наблюдений и наблюдений за загрязнением окружающей среды: Измеренные значения величин, их характеристик, полученные с помощью измерений или визуальных оценок (наблюдений), а также вычисленные по первичным данным наблюдений (с учетом РД 52.04.614).

3.1.21 страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав Госфонда Росгидромета и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.

3.1.22 управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда.

3.1.23 формирование фонда: Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.

3.1.24 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [1].

3.1.25 экспертная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭК Госфонда Росгидромета): Группа специалистов, назначенная приказом руководителя территориального органа или государственного учреждения Росгидромета, наделенная полномочиями в соответствии с положением об ЭК Госфонда Росгидромета (РД 52.19.160).

3.1.26 экспертно-проверочная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭПК Госфонда Росгидромета): Методический центр из специалистов ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД", наделенный полномочиями для рассмотрения и решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и практических вопросов его формирования (РД 52.19.160).

3.2 В настоящем руководящем документе приняты следующие сокращения:

- ААК - автоматизированный актинометрический комплекс;

- АВК - автоматизированный вычислительный комплекс;

- АИК - автоматизированный измерительный комплекс;

- АМС - автоматизированная метеорологическая станция;

- ВКВ (UTC) - всемирное координированное время;

- ВМО - всемирная метеорологическая организация;

- учреждения Росгидромета - федеральные государственные бюджетные учреждения подведомственные Росгидромету: ФГБУ "УГМС", ФГБУ "НИУ";

- ГСТ - глобальная сеть телесвязи;

- ГМЦ - гидрометеорологический центр;

- ЕДМ - ежегодные данные морские;

- ИСЗ - искусственный спутник Земли;

- МРЛ - метеорологический радиолокатор;

- НИС - научно-исследовательское судно;

- НИУ - научно-исследовательское учреждение;

- ОСО - общее содержание озона;

- подразделение ФГБУ - структурное подразделение ФГБУ Росгидромета;

- РОО - радиационно опасные объекты;

- Росархив - Федеральное архивное агентство;

- РЦОД - Региональный центр океанографических данных;

- СНГ - Содружество Независимых Государств;

- УГМС - управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды Росгидромета, осуществляющее свою деятельность на территории одного или нескольких субъектов Российской Федерации;

- ФГБУ - федеральное государственное бюджетное учреждение;

- ФГБУ "ААНИИ" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Арктический и антарктический научно-исследовательский институт";

- ФГБУ "ВГИ" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Высокогорный геофизический институт";

- ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных";

- ФГБУ "ГГО" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Главная геофизическая обсерватория им. А.И. Воейкова";

- ФГБУ "ГГИ" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Государственный гидрологический институт";

- ФГБУ "Гидрометцентр России" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Гидрометеорологический научно-исследовательский центр Российской Федерации";

- ФГБУ "ГОИН" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Государственный океанографический институт имени Н.Н. Зубова";

- ФГБУ "ГХИ" - Федеральное государственное бюджетное учреждение Гидрохимический институт;

- ФГБУ "ДВНИГМИ" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Дальневосточный региональный научно-исследовательский гидрометеорологический институт";

- ФГБУ "ИГКЭ" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Институт глобального климата и экологии им. академика Ю.А. Израэля";

- ФГБУ "ИПГ" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Институт прикладной геофизики имени академика Е.К. Федорова";

- ФГБУ "НИЦ "Планета" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Научно-исследовательский центр космической гидрометеорологии "Планета";

- ФГБУ "НПО "Тайфун" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Научно-производственное объединение "Тайфун";

- ФГБУ "ЦАО" - Федеральное государственное бюджетное учреждение "Центральная аэрологическая обсерватория";

- ЦГМС - центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, филиал УГМС.

4.1 Перечень документов Госфонда Росгидромета (далее - перечень) создается для рассмотрения и решения вопросов формирования Госфонда Росгидромета, проведения экспертизы ценности, определения состава, места и сроков хранения документов Госфонда Росгидромета.

4.2 Перечень разработан в соответствии с федеральными законами [1], [3], положениями [4] - [6], перечнями [2], [7], административным регламентом [8], договором [9], а также с учетом предложений специалистов УГМС и НИУ об изменении сроков хранения отдельных документов, включении в него новых документов в соответствии с решением ЭПК Госфонда Росгидромета по составу, срокам и месту хранения документов Госфонда Росгидромета.

4.3 На основе перечня осуществляется отбор документов в учреждениях Росгидромета для передачи на хранение в ОФД, подразделения ФГБУ, НП и ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с приложением А.

4.4 Перечень служит целям охраны, организации хранения и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.

4.5 Сроки хранения документов, не предусмотренных перечнем, а также изменение сроков хранения документов, предусмотренных перечнем, определяются ЭПК Госфонда Росгидромета по согласованию с ФГБУ "НИУ" головными по видам наблюдений в Росгидромете.

4.6 Экспертиза ценности документов Госфонда Росгидромета проводится в соответствии с РД 52.19.159, РД 52.19.160.

4.7 Учреждения Росгидромета после исправлений, уточнений, модернизации и других разрешенных коррекций, приводящих к изменению документов Госфонда Росгидромета, подлежащих хранению в ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД", обязаны направить новую версию документов Госфонда Росгидромета на хранение в ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с РД 52.19.108.

5.1 Перечень построен по производственно-отраслевому принципу в соответствии с [7]. Документы перечня сгруппированы по пяти разделам:

- документы, определяющие порядок формирования Госфонда Росгидромета;

- технические документы НП;

- документы, содержащие данные наблюдений за состоянием окружающей среды;

- документы научных исследований и экспедиционных работ;

- изданные документы.

В раздел "Документы, определяющие порядок формирования Госфонда Росгидромета" включены нормативные (положения, перечни, инструкции, методические указания, рекомендации) и учетные (планы комплектования, описи, книги учета, каталоги, акты о выделении к уничтожению) документы Госфонда Росгидромета.

В раздел "Технические документы НП" включены акты открытия и закрытия НП, регистрационные свидетельства, технические паспорта и дела, топографические и гидрографические карты, планы и схемы территорий НП и другие документы, характеризующие НП.

Отнесение документов к разделу "Документы, содержащие данные наблюдений за состоянием окружающей среды" производилось на основании классификации, приведенной в регламенте [8, приложение 4].

В раздел "Документы научных исследований и экспедиционных работ" включены отчеты о научных исследованиях и экспедиционных работах, содержащие данные или результаты гидрометеорологических и гелиогеофизических наблюдений и наблюдений за загрязнением окружающей среды, научно-технические отчеты НИС, специализированных и полярных станций.

В раздел "Изданные документы" включены режимно-справочные и дополняющие их информационные издания, нормативные документы (наставления, инструкции, руководства и т.д.) по производству и обработке наблюдений.

Внутри разделов для каждого документа определены:

- порядковый номер в перечне (статья перечня);

- наименование документа (книжки, дневники, журналы наблюдений, ленты самописцев, таблицы, анкеты, карты и т.д.);

- код документа, вид носителя информации (бумажный, фото и электронный);

- срок и место хранения документов Госфонда Росгидромета.

5.2 Срок и место хранения документов Госфонда Росгидромета дифференцированы в перечне по трем группам учреждений в соответствии с приложением А.

5.2.1 В первой группе (графа 5) представлено учреждение, выполняющее экспертные и проверочные функции в вопросах формирования Госфонда Росгидромета и осуществляющее депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.

В соответствии с перечнем [3] такое право предоставлено ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД", которое на основании договора с Росархивом [9] осуществляет депозитарное хранение оригиналов документов Госфонда Росгидромета:

- на электронных носителях;

- включенных в Архивный фонд Российской Федерации;

- с данными наблюдений и результатов научных исследований в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, образовавшихся в результате деятельности УГМС, НИУ, а также других государственных и негосударственных организаций на территории России, бывшего СССР и зарубежных территориях.

ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с положением [5] обеспечивает сохранность документов и совместимость форматов представления данных на электронных носителях.

Учреждения Росгидромета осуществляют хранение на электронных носителях страховых копий документов по своей территории или по области деятельности.

5.2.2 Во второй группе (графа 6) представлены ОФД УГМС или НИУ Росгидромета.

ОФД УГМС Росгидромета хранят документы с данными наблюдений, экспедиционных работ и научных исследований, проводимых на закрепленных за ними территориях, всеми учреждениями и организациями всех форм собственности в соответствии с [4], [6]. ОФД НИУ Росгидромета хранят документы, образовавшиеся по закрепленной за ними области деятельности.

5.2.3 В третьей группе (графа 7) представлены подразделения ФГБУ, НП Росгидромета, а также другие участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, не относящиеся к Росгидромету, являющиеся источниками комплектования Госфонда Росгидромета [4], [6].

5.2.4 Для синоптических документов временного хранения в примечаниях указываются места хранения "по месту создания" или "по месту использования", т.к. отдельные документы прогностической информации создаются не только в УГМС Росгидромета, но и централизованно в ФГБУ "Гидрометцентр России" и предоставляются в учреждения Росгидромета на электронных носителях.

5.3 В перечне применена система цифровых и буквенных обозначений сроков хранения архивных документов.

5.3.1 Отметка "Постоянно", проставленная в перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что документы, полученные от госучреждений Росгидромета, подлежат передаче на постоянное хранение в ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД" и/или ОФД УГМС, ОФД НИУ Росгидромета.

Основные критерии отбора документов Госфонда Росгидромета на хранение со сроком "Постоянно":

- историческое, научное и практическое значение содержащихся в документах сведений;

- полнота, достоверность и новизна содержащихся в документах сведений;

- отсутствие сведений, содержащихся в других документах;

- невозможность повторного получения сведений, содержащихся в документах (первичных данных, результатов расчетов, обобщений).

Особо ценными являются документы, содержащие первичные данные наблюдений за окружающей средой, ее загрязнением, преобразованные данные, результаты наблюдений и вычислений.

5.3.2 Отметка "ЭК Госфонда Росгидромета", проставленная в перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях лицензиатов, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение. Данная отметка предназначена для применения к документам организаций всех форм собственности, являющихся источниками комплектования Госфонда Росгидромета, а также может быть использована для документов негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования.

5.3.3 Отметка "ЭПК Госфонда Росгидромета", проставленная в перечне к конкретным видам документов с первичными наблюдениями - книжкам, означает, что эти документы на бумажном носителе хранятся "Постоянно", но с года введения автоматизированных систем обработки данных и наличия информации с книжек в электронном виде с разрешения ЭПК Госфонда Росгидромета возможно изменение срока хранения бумажного варианта книжки.

5.3.4 Отметка "До минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5 лет.

5.3.5 Отметка "До ликвидации организации", проставленная в перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования Госфонда Росгидромета. После ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в соответствии с решениями ЭК Госфонда Росгидромета.

5.3.6 Срок хранения "До передачи в ОФД" означает, что соответствующее подразделение ФГБУ, НП или другие организации хранят у себя документы на бумажном носителе не более трех лет, а электронный вид передается сразу в ОФД в виде копии.

5.3.7 Документы постоянного хранения на бумажном носителе при отсутствии условий хранения в ОФД УГМС и НИУ Росгидромета передаются на хранение в ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД" по акту приема-передачи архивных документов.

5.4 Сроки хранения документов Госфонда Росгидромета исчисляются с момента передачи их на хранение в ОФД учреждений Росгидромета, а также в ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД".

5.5 Сроки хранения документов с временным сроком хранения, образующихся в НП, подразделениях ФГБУ, у других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, не относящиеся к Росгидромету, исчисляются с 1 января года, следующего за годом создания документов. Например, исчисление сроков хранения документов, созданных в 2018 году, следует начинать с 1 января 2019 года. Срок хранения "Книги учета поступления и выбытия документов" исчисляется с момента завершения книги.

5.6 Отметка вида носителя информации "Бумажный и/или электронный" означает, что документы данной статьи могут храниться как на бумажном и электронном носителях, так и на одном из них.

5.7 Код документов, создание которых прекращено с некоторого времени, заключен в скобки в графе 3 (приложение А) "Код документа".

5.8 Документы на электронном носителе информации хранятся в виде копии данных жесткого диска на внешних носителях (магнитные ленты, оптические диски, CD-диски, DVD-диски, магнитоленточные картриджи и т.п.).

5.9 Дублетные документы, имеющиеся в подразделениях ФГБУ и НП, хранятся в этих подразделениях и организациях "До минования надобности", так как оригиналы этих документов хранятся в ОФД.