Инспекторское донесение является для внутреннего пользования основным документом, подтверждающим выполнение инопоставщиком его обязательств перед заказчиком в части изготовления и поставки оборудования, в соответствии с условиями и спецификациями, оговоренными в наряде-заказе или контракте.

Инспекторское донесение является подтверждением того, что представитель заказчика, в лице его инспектора (приемщика), принял личное участие в инспектировании или приемке заказанного оборудования (товара), подтвердил качество его изготовления, комплектность, правильность упаковки, маркировки и т.п.

Инспекторское донесение, фиксирующее приемку от инопоставщика заказанного оборудования и разрешающее отгрузку такового в Советский Союз, не снимает с поставщика ответственности по выполнению всех его обязательств по заказу, в том числе по гарантии качества, комплектности и т.д. и т.п.

Инспекторское донесение составляется:

1. на каждую отдельную машину, агрегат или группу машин, предъявленных поставщиком к окончательной приемке, в которой представитель заказчика принял участие;

2. на результаты инспектирования в процессе изготовления отдельных особо важных деталей или узлов, как-то: крупных отливок, поковок, коленчатых валов, цилиндров, шестерен, корпусов, редукторов и т.п., предназначаемых как для укомплектования отдельных машин или агрегатов, которые впоследствии будут подлежать инспекции и приемке на заводах этого же поставщика, так и предназначаемых для отгрузки непосредственно заказчику;

3. на результаты испытания особо важных отдельных деталей или узлов, которые производятся до общей сборки машины или агрегата, например: гидростатистические испытания цилиндров гидравлических прессов, испытание под рабочим давлением и с перегрузкой котлов, баллонов и различных пневматических устройств. Испытания крупных моторов, вспомогательных насосов и т.п.;

4. на повторные испытания машины, агрегата или группы машин после исправления поставщиком дефектов, отмеченных приемщиком заказчика при первичных испытаниях.

В ряде случаев на все вышеуказанные виды инспектирования, испытания и приемки может быть составлено одно инспекторское донесение, но с обязательным и подробным описанием, в хронологическом порядке, всех видов испытаний и указанием даты и места, где таковые были произведены, и их результатов.

Инспекторское донесение составляется в 3 экземплярах и подписывается:

а) инспектором (приемщиком), его составившим;

б) старшим инспектором, руководителем группы или начальником соответствующего отдела Торгпредства или Управления по поставкам, который это донесение утверждает.

Оригинал инспекторского донесения хранится в деле данного заказа в соответствующем отделе Торгпредства или Управления по поставкам. Два вторых экземпляра инспекторского донесения направляются в адрес всесоюзного объединения.

Оперативные конторы всесоюзных объединений проверяют полученные инспекторские донесения и свои замечания по ним сообщают соответствующим Торгпредствам или Управлениям по поставкам.

Всесоюзные объединения один экземпляр инспекторского донесения направляют комитенту и один - хранят в деле заказа.

Инспекторское донесение должно быть составлено, проверено и утверждено не позже 3 дней после окончания инспектирования или приемки соответствующей машины или агрегата.

Инспекторское донесение отсылается в адрес всесоюзного объединения с первой почтой.

Перед выездом на завод поставщика для проведения инспекции и приемки оборудования, инспектор (приемщик) обязан проверить наличие, всех исходных материалов, необходимых для обеспечения качественной проверки изготавливаемого фирмой оборудования и тщательно с ними ознакомиться.

Основными исходными материалами являются:

а) наряд-заказ или контракт с включенными в него подробными техническими спецификациями и описанием методики испытания, инспектирования, приемки поставляемой с оборудованием техдокументации, сертификатов, упаковки, маркировки и гарантий;

б) установленная форма инспекторского донесения;

в) различные нормативы на материалы и оборудование;

г) фирменные чертежи, инструкции и описание машин;

д) различные инструктивные материалы, как, например: протоколы испытаний и инспекторские донесения по приемке аналогичного оборудования, рекламационные материалы, личный инструктаж старшего инспектора и начальника оперативного отдела.

При проведении инспекции, испытания или приемки, инспектор (приемщик) независимо от его опыта, в своих требованиях к оборудованию, которое проверяется, в первую очередь должен руководствоваться условиями и положениями, зафиксированными в наряде-заказе или контракте и во вторую очередь - своим опытом.

Все требования и заключения инспектора (приемщика), особенно в части качества и дефектности поставляемого оборудования, должны быть полностью обоснованы и документально аргументированы.

В случае возникновения конфликта между инспектором и представителями поставщика, об этом доводится до сведения оперативного отдела для получения соответствующих указаний о дальнейших действиях (временное прекращение приемки, согласие на замену дефектных частей, получение дополнительных гарантий и т.д.).

Инспекция, испытание и приемка оборудования производятся только при наличии у приемщика копии наряда-заказа или контракта.