Охрана офиса совсем не прихоть, а жизненно необходимая вещь. Потребность в ней обусловлена следующими обстоятельствами: защита недвижимости от пожара; недопущение без разрешения на территорию офиса посторонних и нежелательных лиц; защита имущества компании от кражи; защита конфиденциальной информации; защита от возможных террористических актов и т.д. Поэтому затраты на охрану являются вполне экономически обоснованной частью общих расходов компании. Это подтверждается и наличием в НК РФ подп. 6 п. 1 ст. 264. Рассмотрим подробнее.

Посмотрим подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ. Там сказано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика:

- на обеспечение его пожарной безопасности в соответствии с законодательством РФ;

- расходы на содержание службы газоспасателей;

- расходы на услуги по охране имущества, обслуживанию охранно-пожарной сигнализации;

- расходы на приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности, в том числе услуг, оказываемых вневедомственной охраной при ОВД РФ в соответствии с законодательством РФ;

- расходы на содержание собственной службы безопасности по выполнению функций экономической защиты банковских и хозяйственных операций и сохранности материальных ценностей (за исключением расходов на экипировку, приобретение оружия и иных специальных средств защиты).

Чисто теоретически от охраны всего и вся можно отказаться. Но только не от ее пожарной составляющей. Хочет того собственник или нет, а о пожарной безопасности ему придется позаботиться.

На основании ст. 37 Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" руководитель компании обязан, в частности:

- соблюдать требования пожарной безопасности, а также выполнять законные требования должностных лиц пожарной охраны;

- разрабатывать и осуществлять меры пожарной безопасности;

- обучать своих работников мерам пожарной безопасности;

- содержать в исправном состоянии системы и средства противопожарной защиты;

- предоставлять по требованию должностных лиц государственного пожарного надзора сведения и документы о состоянии пожарной безопасности на предприятии;

- обеспечивать создание и содержание подразделений пожарной охраны на объектах исходя из требований, установленных в ст. 97 Федерального закона от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности" (далее - Закон N 123-ФЗ).

И за все это он несет персональную ответственность. Так, в соответствии со ст. 20.4 КоАП РФ нарушение требований пожарной безопасности влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

- на граждан в размере от 2 000 до 3 000 рублей;

- на должностных лиц - от 6 000 до 15 000 рублей;

- на предпринимателей - от 20 000 до 30 000 рублей;

- на юридических лиц - от 150 000 до 200 000 рублей.

Обратите внимание! Ответственность по указанной статье может понести не только собственник здания, но и его арендатор (см., например, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.06.2014 N А74-5460/2013).

Из подп. 1 п. 2 ст. 1, пп. 15 и 19 ст. 2 и ст. 43 Закона N 123-ФЗ следует, что меры по обеспечению пожарной безопасности обязательны для исполнения при эксплуатации объектов защиты. При этом объектом защиты является имущество юридических лиц (включая здания, сооружения, транспортные средства, технологические установки, оборудование, агрегаты, изделия, продукцию и иное имущество), к которому установлены требования пожарной безопасности.

Объекты защиты должны быть оборудованы как минимум первичными средствами пожаротушения, к которым относятся в том числе огнетушители и пожарный инвентарь (об этом также сказано в п. 70 Постановления Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).

Однако наибольшую степень безопасности могут дать все-таки только системы пожарной автоматики и установки пожаротушения (при условии, конечно, их грамотной эксплуатации).

Нужно ли учитывать стоимость системы автоматического пожаротушения в формировании первоначальной стоимости объекта недвижимости?

Ранее согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, приборы и аппаратура систем автоматического пожаротушения и пожарной сигнализации относились к четвертой амортизационной группе - имуществу со сроком полезного использования свыше 5 до 7 лет включительно.

Таким образом, оснований включать стоимость такой системы в состав первоначальной стоимости объекта недвижимости не было, так как через пять (максимум - семь) лет ее, по идее, нужно было бы демонтировать и заменять. При этом на функционировании самого объекта недвижимости эта замена не отразится (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 16.09.2011 N А40-130812/10-127-755).

При этом в Письме Минфина России от 25.02.2009 N 03-03-06/4/6 было сказано, что расходы налогоплательщика на приобретение и монтаж пожарной сигнализации и системы оповещения должны учитываться в целях налогообложения прибыли в зависимости от стоимости такого имущества:

- или при формировании стоимости амортизируемого имущества;

- или в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Однако ситуация сильно изменилась после того, как с 01.01.2017 начал действовать новый ОКОФ (ОК 013-2014) и измененная Классификация основных средств.

Системы автоматического пожаротушения в них отсутствуют. Значит, надо определять их срок полезного использования и амортизационную группу по технической документации или рекомендациям производителя на основании п. 6 ст. 258 НК РФ (см. также Письмо Минфина России от 22.03.2017 N 03-03-06/1/16322).

Таким образом, по нашему мнению, вопрос о необходимости включения систем автоматического пожаротушения и оповещения персонала в первоначальную стоимость возводимого объекта нужно решать все-таки не в зависимости от стоимости системы, а в зависимости от срока ее полезного использования. Если этот срок сопоставим со сроком эксплуатации самого объекта, то стоимость системы должна войти в его первоначальную стоимость. А если значительно меньше - то нет.

Что касается бухгалтерского учета, то приобретаемая система пожаротушения первоначально должна учитываться на счете 07 "Оборудование к установке" в корреспонденции со счетами расчетов с поставщиками.

При передаче системы в монтаж ее стоимость переносится в дебет счета 08. Также на дебете счета 08 отражается и стоимость самого монтажа.

Далее со счета 08 полученная сумма в любом случае переносится на счет 01:

- или как самостоятельный объект бухгалтерского учета;

- или как составная часть первоначальной стоимости здания.

В первом случае нужно определить срок полезного использования системы пожаротушения и оповещения.

Срок полезного использования основных средств для целей бухгалтерского учета устанавливается компанией самостоятельно. В соответствии с п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (далее - ПБУ 6/01), сроком полезного использования объекта основных средств является период, в течение которого использование этого объекта приносит экономические выгоды (доход) организации. Срок полезного использования для целей бухгалтерского учета и для целей налогового учета может совпадать, поэтому в нашем случае целесообразно установить единый срок исходя из технической документации или рекомендаций производителя.

Пример 1. При строительстве офисного здания в него была включена система автоматического пожаротушения и оповещения. Стоимость системы - 212 400 руб., в том числе НДС - 32 400 руб. Исходя из технической документации системы срок ее полезного использования не превышает 15 лет.

Так как срок полезного использования самого здания установлен в размере 100 лет, было принято решение учесть данную систему как отдельный объект основных средств.

Стоимость монтажа системы составила 22 000 руб. (без НДС).

В бухгалтерском учете компании - владельца здания были сделаны следующие проводки:

Дебет 07 Кредит 60

- 180 000 руб. (212 400 - 32 400) - закуплена система пожаротушения и оповещения;

Дебет 19 Кредит 60

- 32 400 руб. - отражен "входной" НДС;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

- 32 400 руб. - "входной" НДС предъявлен к вычету из бюджета;

Дебет 08 Кредит 07

- 180 000 руб. - система передана в монтаж;

Дебет 08 Кредит 60

- 22 000 руб. - отражены затраты на монтаж системы;

Дебет 01 Кредит 08

- 202 000 руб. (180 000 + 22 000) - смонтированная система включена в состав основных средств компании.

Что касается последующего технического обслуживания системы пожаротушения и оповещения, то эти затраты, по нашему мнению, должны относиться к расходам по обычным видам деятельности компании на основании п. п. 5 и 6 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и отражаться по дебету счета 26 как общехозяйственные расходы.

Под общей безопасностью мы понимаем охрану офиса от противоправных действий как посторонних лиц, так и самих сотрудников компании, которая использует офис.

Для этого используются, как правило, "живые" охранники и системы видеонаблюдения.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, класс "Аппаратура коммуникационная, аппаратура радио или телевизионная передающая" с кодом по ОКОФ 320.26.30.1 входит в четвертую амортизационную группу.

Так что со сроками амортизации системы видеонаблюдения совершенно самостоятельны, могут использоваться не только в разных комплектациях, но и вообще отдельно. Поэтому они должны рассматриваться как отдельные объекты учета, и если их стоимость не превышает 100 000 руб., то их стоимость должна списываться единовременно.

Судебная практика противоречива.

Есть Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.03.2012 N 18АП-12884/2011 по делу N А07-6133/2011, где судьи решили, что система видеонаблюдения должна учитываться как единое основное средство.

А вот в Постановлениях ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 и ФАС Северо-Западного округа от 24.10.2011 N А05-11812/2010 (кстати, поддержанного в Определении ВАС РФ от 20.02.2012 N ВАС-1760/12) судьи решили, что все элементы системы видеонаблюдения имеют самостоятельное значение, могут принимать различные конфигурации и поэтому относятся к разным основным средствам.

Особо отметим Постановление АС Поволжского округа от 01.07.2015 N А55-5190/2014, которое было поддержано Определением ВС РФ от 07.10.2015 N 306-КГ15-13406. Дело в том, что ссылка на это решение может послужить весомым аргументом в гипотетическом судебном процессе. Судьи, кажется, нащупали тот общий принцип, исходя из которого они будут решать подобные дела: если изъятие какого-то элемента системы приведет к невозможности ее функционирования, то этот элемент является неотъемлемой частью данной системы и не должен учитываться отдельно.

В соответствии с этим принципом и стоит рассматривать свои судебные перспективы.

Что касается бухгалтерского учета, то в соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом признается:

- или объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

- или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;

- или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Это вполне соотносится с приведенным нами выше судебным принципом. Однако в п. 6 ПБУ 6/01 оговаривается, что в случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Разумеется, если налогоплательщик не желает усложнять себе учет разницами, возникающими из-за правил ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, стоимость системы в бухгалтерском и налоговом учете различаться не должна.

К сожалению, есть ситуация, когда разница возникает неизбежно: если система видеонаблюдения стоит менее 100 000 рублей, но более 40 000 рублей.

Из-за разницы правил п. 1 ст. 257 НК РФ и п. 5 ПБУ 6/01 в налоговом учете система будет списана в расходы единовременно, а в бухгалтерском учете она должна амортизироваться.

Пример 2. Для охраны платной стоянки автомобилей была приобретена система видеонаблюдения стоимостью 88 000 руб. (без НДС). Компания учитывает эту систему как единый объект.

Стоимость монтажа системы видеонаблюдения - 8 000 руб. (без НДС).

Итоговая стоимость системы - 96 000 руб.

В силу п. 1 ст. 257 НК РФ система не является амортизируемым имуществом компании и затраты на ее приобретение и монтаж списываются в налоговые расходы единовременно после ввода системы в эксплуатацию.

В бухгалтерском учете компании система учитывается как основное средство. Срок ее полезного использования установлен организацией в размере 60 месяцев. Метод начисления амортизации - линейный. В бухгалтерском учете фирмы будут сделаны следующие проводки:

Дебет 07 Кредит 60

- 88 000 руб. - закуплена система видеонаблюдения;

Дебет 08 Кредит 07

- 88 000 руб. - система передана в монтаж;

Дебет 08 Кредит 60

- 8 000 руб. - отражены затраты на монтаж системы;

Дебет 01 Кредит 08

- 96 000 руб. (88 000 + 8 000) - смонтированная система включена в состав основных средств компании;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 77

- 19 200 руб. (96 000 руб. x 20%) - отражено отложенное налоговое обязательство;

Дебет 26 Кредит 02

- 1 600 руб. (96 000 руб. : 60 мес.) - ежемесячно по системе видеонаблюдения в бухгалтерском учете будет начисляться амортизация;

Дебет 77 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",

- 320 руб. (19 200 руб. : 60 мес.) - ежемесячно списывается часть отложенного налогового обязательства.

Большинство компаний не имеют возможности учредить и содержать собственный ЧОП, поэтому нанимают охранные предприятия со стороны.

В соответствии с п. 1 ст. 1.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" ЧОП - это организация, специально учрежденная для оказания охранных услуг, зарегистрированная в установленном законом порядке и имеющая лицензию на занятие частной охранной деятельностью.

Обратите внимание - "имеющая лицензию"!

Иногда компании-заказчики упускают этот момент из виду и имеют проблемы с налоговиками. Минфин России в Письме от 06.10.2009 N 03-03-06/2/188 высказал мнение, что при заключении договора с ЧОП, не имеющим соответствующей лицензии, расходы на данные услуги учесть при исчислении налога на прибыль нельзя.

Судебная практика, правда, не поддерживает этот чрезмерно формальный подход.

Так, например, в Постановлениях ФАС Центрального округа от 28.10.2008 N А62-1486/2007 и ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2006 N А52-1227/2006/2 судьями было отмечено, что в тексте подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ связи между наличием лицензии у ЧОП и учетом в налоговых расходах затрат на оплату его услуг по охране нет. (Особо отметим Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.08.2007 N А42-3793/2006, вынесенное в пользу налогоплательщиков, потому что оно было оставлено в силе Определением ВАС РФ от 07.12.2007 N 16076/07.)

Вообще-то, строго говоря, этот вопрос должен решаться еще на стадии заключения договора.

В договоре с ЧОП в письменной форме должны быть указаны: вид и содержание оказываемых услуг, срок их оказания, стоимость услуг, объекты охраны, номера и даты выдачи лицензии.

В свою очередь, ЧОП может потребовать приложить к договору копии заверенных заказчиком документов, подтверждающих его право владения или пользования имуществом, которое ЧОП будет охранять.

Так, например, в договоре с ЧОП можно предусмотреть следующие задачи:

- контроль и соблюдение установленного заказчиком порядка допуска сотрудников и посетителей в помещения компании, а также контроль за вносом и выносом материальных средств с территории компании;

- обеспечение сохранности входных дверей, запорных устройств, решеток и пломб опечатанных помещений, сданных под охрану;

- охрана имущества заказчика, его материальных ценностей, оборудования и документов, находящихся на охраняемой территории;

- принятие мер реагирования на действия лиц, нарушающих установленный порядок посещения охраняемого объекта, носящие противоправный характер;

- эксплуатация средств пожарной сигнализации, систем контроля доступа и видеонаблюдения, ведение круглосуточного видеонаблюдения на охраняемой территории.

Для выполнения этих задач заказчику и ЧОП следует разработать положения по обеспечению пропускного и внутриобъектового режима на охраняемой территории, а также согласовать схемы расположения постов охраны.

Очень часто строительные компании нанимают ЧОП, чтобы те охраняли строящиеся объекты. Затраты на охрану могут быть довольно существенны. Возникает вопрос: как правильно списать эти расходы?

Эта ситуация так до сих пор и не получила однозначного толкования.

Есть Письма УФНС России по г. Москве от 02.07.2009 N 16-15/067963 и от 28.12.2009 N 16-15/137360.1, где налоговики настаивают, что подобные затраты нужно включать в первоначальную стоимость основного средства.

Однако много позже на проблему обратил внимание Минфин России, и его мнение оказалось совершенно иным - это Письма Минфина России от 24.02.2012 N 03-03-06/2/23 и от 22.05.2013 N 03-03-06/2/18071.

Финансисты решили, что подобные расходы, связанные с содержанием имущества до его перевода в состав основных средств, не могут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ. Ведь до ввода объекта в эксплуатацию еще не понятно, будет ли он использоваться в предпринимательской деятельности.

Однако такие затраты могут быть учтены в составе материальных расходов после перевода имущества в состав основных средств, так как с этого момента очевидно, что понесенные компанией затраты направлены на получение дохода.

Так как с тех пор никаких новых писем не было, не было и судебных решений по этой теме - видимо, все заинтересованные стороны молчаливо согласились с позицией финансистов.

Имеет ли экономический смысл персональная охрана некоторых сотрудников компании (как правило, из руководства)? А главное, можно ли считать эти затраты экономически обоснованными в смысле ст. 252 НК РФ?

Сначала (Письмо Минфина России от 17.11.2005 N 03-03-04/1/376) чиновникам эта идея не понравилась. Чиновники посчитали, что расходы на охрану, перечисленные в подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ, относятся к охране компании в целом как производственного комплекса и должны быть связаны с производством. Следовательно, затраты на охрану жизни сотрудников компании (даже генерального директора) не учитываются при налогообложении прибыли.

А вот в Письме Минфина России от 08.05.2007 N 03-03-06/1/269 чиновники уже посчитали, что затраты на личную охрану вполне допустимо признавать в налоговых расходах, если данные сотрудники являются носителями информации, составляющей коммерческую тайну.

Такой же точки зрения придерживается и ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 25.05.2009 N А13-98/2008, поддержавший позицию налогоплательщика (см. также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.07.2007 по делу N А56-35010/2006).

В общем, с этим сейчас не спорят и налоговики, просто указывают, что обязанность по охране работников нужно предусмотреть или в их трудовых договорах или контрактах, или в отдельном локальном акте.

В этой связи отметим, что на охрану иногда можно списать некоторые дополнительные затраты, которые по каким-либо другим статьям затрат списать невозможно.

Например, можно выкупить все места в купе поезда (каюте или другом подобном обособленном помещении) для командировки охраняемого сотрудника. При этом вместе с ним должен ехать охранник. Тогда такую покупку вполне можно обосновать требованиями охраны, которая не гарантирует качественного выполнения своих обязанностей в том случае, если в купе будут ехать неизвестные посторонние лица.