Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов в учреждениях и организациях Росгидромета и устанавливает порядок:

- комплектования фонда;

- учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;

- ведения справочно-поискового аппарата;

- осуществления справочно-информационного обслуживания;

- обеспечения пользователей нормативными документами.

1. Разработан Центральным конструкторским бюро гидрометеорологического приборостроения (ЦКБ ГМП) Росгидромета.

2. Внесен Техническим управлением Росгидромета.

3. Разработчики: Л.С. Сараева (руководитель темы), В.И. Капирусова, Н.П. Сидорова, Р.Ю. Рябова.

4. Утвержден Руководителем Росгидромета 29.08.2000.

5. Зарегистрирован ЦКБ ГМП за номером РД 52.14.616-2000 от 04.09.2000.

6. Взамен Р 52.14.187-89. Рекомендации. Фонд нормативных документов. Порядок работы.

Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов <*> (далее - фонд) в учреждениях и организациях Росгидромета (далее - организации) и устанавливает порядок:

- комплектования фонда;

- учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;

- ведения справочно-поискового аппарата;

- осуществления справочно-информационного обслуживания;

- обеспечения пользователей нормативными документами.

--------------------------------

<*> Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р 1.12).

В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.12-99. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения;

ГОСТ 2.503-90. Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.

3.1. Фонд представляет собой систематизированный массив нормативных документов, корректируемый на основании официальных сведений об отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковый аппарат ([1], Приложение Е).

Фонд является составной частью справочно-информационного фонда организации.

3.2. Фонд, как правило, включает:

- межгосударственные стандарты (ГОСТ) и государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

- руководящие документы (РД 50), рекомендации (Р 50) и правила (ПР 50) Госстандарта России;

- отраслевые стандарты (ОСТ), руководящие документы (РД) и рекомендации (Р) Росгидромета и других министерств (ведомств);

- стандарты предприятия (СТП);

- международные стандарты;

- национальные стандарты;

- указатели (перечни) нормативных документов;

- отраслевые справочники и каталоги;

- общероссийские и другие классификаторы;

- технические условия на продукцию (за исключением технических условий, являющихся неотъемлемой частью комплекта конструкторской документации).

Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от закрепленного за ней направления деятельности.

3.3. Ответственность за введение фонда в организации возлагают, как правило, на службу стандартизации.

3.4. Порядок работы с нормативными документами с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования" установлен положением [2] и инструкцией [3].

4.1. Комплектование фонда направлено на создание и пополнение фонда действующими нормативными документами, соответствующими закрепленному направлению деятельности организации.

Комплектование фонда подразделяется на:

- начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;

- текущее, при котором приобретают вновь утвержденные документы;

- доукомплектование, при котором приобретают недостающие документы, утвержденные в прошедшие годы.

4.2. Основными информационными изданиями для комплектования фонда являются:

- указатели и информационные указатели государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических условий;

- бланки заказов (приложений к ежемесячным информационным указателям "Государственные стандарты" - ИУС);

- перечень нормативных документов Росгидромета [4];

- каталог международных стандартов;

- каталоги изданий организаций Госстандарта России;

- каталог Редакционно-информационного агентства (РИА) "Стандарты и качество";

- информационные издания министерств (ведомств) в смежных областях деятельности;

- ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета.

4.3. Поступившие в организацию информационные издания направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, в установленном порядке оформляет и направляет запросы в соответствующие организации по обеспечению нормативными документами.

5.1. Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации (компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:

- сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;

- проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы на машинных носителях информации - на возможность просмотра, чтения и копирования.

5.2. Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.

В случае, когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета документов фонда научно-технической библиотеки.

Основными единицами учета объема фонда являются экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.

5.3. Суммарный учет дает сведения об общем объеме (количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении фонда.

Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета по форме Приложения А.

Пояснения по заполнению книги суммарного учета приведены в Приложении Б.

5.4. Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках учета по форме Приложения В.

Каждый нормативный документ, поступивший в составе тематического сборника, ставят на индивидуальный учет как отдельно изданный.

Индивидуальный учет изменений к нормативным документам ведут в соответствующих графах карточек учета изменяемых документов.

5.5. Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.

5.5.1. Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных нормативных документов.

Нумерационный каталог раскрывает фонд по категориям и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (дополнениях, поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях - разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.

5.5.2. Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды.

В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.

5.5.3. Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.

5.6. На учтенных в фонде документах проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:

- сокращенное наименование организации и подразделения, ответственного за учет и хранение нормативных документов (при необходимости);

- порядковый номер экземпляра нормативных документов одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа "ЭКЗ. N 1" проставляют штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР".

Нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд на микрофишах и машинных носителях информации, помещают в конверты или коробки, на которых также проставляют соответствующие штампы или делают записи от руки.

6.1. Расстановка нормативных документов должна обеспечивать оперативность их поиска и выдачи.

6.2. Расстановку нормативных документов осуществляют, как правило, по категориям, в пределах категории - в порядке возрастания номеров обозначений (при наличии) и (или) регистрационных номеров.

Международные стандарты и рекомендации международных организаций по стандартизации расставляют в алфавитном порядке наименований организаций, в пределах каждой организации - в порядке возрастания регистрационных номеров.

Иностранные стандарты расставляют в алфавитном порядке русских наименований стран, в пределах страны - в алфавитном порядке буквенных обозначений национальной или отраслевой принадлежности (при наличии), в пределах буквенного обозначения - в порядке возрастания регистрационных номеров.

Тематические сборники нормативных документов с последовательной нумерацией обозначений расставляют в общем ряду соответствующей категории по первому обозначению нормативного документа, указанному на титульном листе (обложке).

В случае, если в тематический сборник включены нормативные документы, имеющие разные категории или непоследовательную нумерацию обозначений, то сборнику присваивают условный порядковый номер, который проставляют на титульном листе (обложке) и в карточке учета каждого входящего в него нормативного документа. Расставляют такие сборники нормативных документов в порядке возрастания присвоенных условных порядковых номеров.

6.3. Нормативные документы на бумажных носителях расставляют и хранят на стеллажах, в шкафах, коробках или папках, нормативные документы на микрофишах и машинных носителях информации - в конвертах из плотной бумаги, пластмассовых или алюминиевых боксах.

Стеллажи или полки в шкафу оформляют разделителями, а коробки, папки, конверты, боксы - наклейками (надписями) с указанием на них категорий нормативных документов, условных обозначений министерств (ведомств), регистрационных или условных порядковых номеров и другой информации, способствующей быстрому поиску нужного нормативного документа.

6.4. Помещение, занимаемое фондом, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении.

6.5. Служба организации, осуществляющая учет и хранение нормативных документов, должна периодически, не реже одного раза в пять лет, проводить проверку (ревизию) фонда на предмет:

- фактического наличия документов согласно каталогам и другим формам учета нормативных документов;

- соблюдения правил учета и хранения;

- выявления недействующих нормативных документов и документов без внесенных изменений.

6.6. В случае, когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, нормативные документы расставляют и хранят на стеллажах отдельно от других изданий.

6.7. Контрольный экземпляр отмененного или замененного нормативного документа при необходимости допускается сохранять в фонде с отметкой "Архивный экземпляр" на обложке нормативного документа и карточке учета.

Срок хранения архивных экземпляров нормативных документов устанавливают в организации.

6.8. Отмененные и замененные нормативные документы, а также архивные экземпляры нормативных документов, утративших практическую ценность по истечении назначенного срока хранения, уничтожают в установленном порядке.

7.1. Внесение изменений (дополнений, поправок, сведений об изменении срока действия, отмене, полной или частичной замене и переиздании) в действующие нормативные документы осуществляют на основании официальной информации, публикуемой в соответствующих информационных изданиях, как правило, работники фонда в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503 и инструкции [5].

Последовательность внесения изменений:

- устанавливают по нумерационному каталогу наличие в фонде нормативных документов, в которые должны быть внесены изменения или которые подлежат отмене (замене);

- делают необходимое количество копий изменений (по количеству учтенных в фонде нормативных документов);

- текст изменения, как правило, подклеивают к корешку первой страницы нормативного документа. При необходимости вносят изменения в текст нормативного документа;

- делают отметку о внесенном изменении в листе регистрации изменений нормативного документа согласно правилам его заполнения. При отсутствии листа регистрации изменений на титульном листе (обложке) или в свободном нижнем поле первой страницы проставляют порядковый номер изменения и ИУСа.

При внесении поправки вместо порядкового номера изменения пишут слово "Поправка".

7.2. Изменения, поступившие на микрофишах и машинных носителях информации, в нормативные документы не вносят, но используют при работе с соответствующим нормативным документом.

7.3. Учет внесенных в нормативные документы изменений ведут в соответствующих графах карточек учета нумерационного каталога.

7.4. Отмененные и замененные нормативные документы изымают из пользования и из фонда с учетом требования по 6.7.

Тематические сборники нормативных документов изымают из пользования и из фонда при условии отмены или полной замены всех включенных в них нормативных документов.

7.5. На каждом экземпляре отмененного, частично или полностью замененного нормативного документа проставляют соответствующий штамп, выполненный согласно Приложению Г, или делают аналогичную запись от руки.

8.1. Справочно-информационное обслуживание включает:

- информирование пользователей о нормативных документах;

- справочно-библиографическую работу с нормативными документами;

- выдачу нормативных документов.

8.1.1. Информирование пользователей о нормативных документах, поступивших в фонд организации, осуществляют работники фонда через информационные листки; выставки новых поступлений нормативных документов; устные обзоры поступивших нормативных документов.

8.1.2. Справочно-библиографическая работа с нормативными документами заключается в предоставлении по запросу пользователей справок библиографического, тематического, библиотечного и фактографического характера.

8.1.2.1. Справка библиографического характера содержит данные о сроке действия, дате введения в действие, об уточнении обозначения или наименования нормативного документа, наличии изменений к нему. Справку составляют на основе нумерационного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.

8.1.2.2. Справка тематического характера содержит тематическую подборку нормативных документов по интересующей пользователя теме. Справку составляют на основе предметного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.

8.1.2.3. Справка библиотечного характера содержит сведения о наличии в фонде нормативного документа. Справку составляют на основе нумерационного каталога.

8.1.2.4. Справка фактографического характера содержит сведения об адресах организаций - разработчиков нормативных документов или организаций, осуществляющих обеспечение нормативными документами.

8.1.3. Из фонда пользователям следует выдавать нормативные документы со всеми имеющимися изменениями по состоянию на дату выдачи в порядке, установленном в организации.

На оборотной стороне карточки учета нормативного документа делают запись о выдаче и возврате.

8.2. В подразделениях организации приказом по организации могут быть назначены ответственные за нормативные документы, выданные из фонда для постоянного пользования. В приказе или в должностной инструкции устанавливают их обязанности и права, а также порядок ведения, учета, хранения и выдачи нормативных документов пользователям внутри подразделения.

8.3. В случае увольнения из организации пользователи обязаны сдать в фонд все числящиеся за ними нормативные документы.

Ответственный за нормативные документы в подразделении в случае прекращения выполнения своих функций должен передать в установленном порядке все числящиеся за ним нормативные документы вновь назначенному ответственному.

9.1. Обеспечение отраслевыми нормативными документами Росгидромета и изменениями к ним осуществляют:

- Гидрометеоиздат - по разнарядкам, составленным организациями - разработчиками нормативных документов в соответствии с предварительными заявками организаций;

- организации - разработчики (держатели подлинников) нормативных документов - по разовым запросам.

Адреса организаций - разработчиков нормативных документов Росгидромета приведены в перечне [4].

9.2. Обеспечение отраслевыми нормативными документами других министерств (ведомств) осуществляют организации - разработчики (держатели подлинников) нормативных документов или организации, назначенные ответственными за ведение фонда своего министерства (ведомства).

Их адреса сообщает по запросам Главный информационный центр стандартов - Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ).

9.3. Территориальные отделы распространения нормативно-технической документации и научно-технической информации (НТД и НТИ) издательско-полиграфического комплекса (ИПК) Издательства стандартов на основании ежемесячных бланков заказов или разовых запросов обеспечивают пользователей:

- государственными стандартами Российской Федерации, межгосударственными стандартами;

- сборниками стандартов, составленными по отраслевому принципу;

- информационными указателями стандартов и технических условий;

- общероссийскими классификаторами;

- литературой по стандартизации, метрологии, сертификации, управлению качеством, а также другими официальными документами Госстандарта России, имеющими юридическую силу.

Адреса территориальных отделов распространения НТД и НТИ приведены в приложении Д (не приводится).

9.4. Обеспечение информацией о нормативных документах по закрепленной тематике и их копиями осуществляют информационные центры стандартов организаций Госстандарта России (приложение Д).

9.4.1. ВНИИКИ обеспечивает:

- информацией о документах Федерального фонда стандартов в соответствии с положением [6];

- копиями технических условий и нормативных документов в области стандартизации, метрологии и сертификации, в том числе общероссийскими классификаторами технико-экономической информации, правилами и рекомендациями по стандартизации, метрологии и сертификации;

- копиями международных (региональных) и национальных стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации зарубежных стран.

9.4.2. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института метрологической службы (ВНИИМС) обеспечивает основополагающими нормативными документами Государственной системы измерений, в том числе государственными стандартами, правилами и рекомендациями по метрологии.

9.4.3. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации (ВНИИстандарт) обеспечивает:

- государственными стандартами отраслей оборонной техники с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования" (при наличии в организации-заказчике соответствующей службы, имеющей лицензию на право работы с документами ограниченного пользования);

- указателем государственных стандартов на военную технику и информационными указателями к нему.

9.4.4. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института сертификации (ВНИИС) обеспечивает нормативными и методическими документами системы сертификации ГОСТ Р, в том числе документами по сертификации продукции и услуг; разработке и сертификации систем качества; сертификации производств; аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий; сертификации средств индивидуальной защиты по требованиям безопасности в нормативных и методических документах на продукцию; регламентации затрат на качество.

9.4.5. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) обеспечивает рекомендациями по стандартизации и каталогизации в области машиностроения и приборостроения.

9.4.6. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского центра стандартизации, информации и сертификации сырья, материалов и веществ (ВНИЦСМВ) обеспечивает:

- методиками Государственной службы стандартных справочных данных;

- таблицами рекомендуемых и стандартных справочных данных по свойствам материалов и веществ;

- паспортами безопасности материалов и веществ.

9.5. РИА "Стандарты и качество" по заказам организаций обеспечивает периодическими (газетами и журналами) и непериодическими (нормативными и методическими документами, справочниками, учебными пособиями) изданиями и информационными услугами в области стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством и экологии.

Б.1. Книга суммарного учета состоит из трех частей:

- часть 1 "Поступление нормативных документов";

- часть 2 "Выбытие нормативных документов";

- часть 3 "Итоги движения нормативных документов".

Во всех частях книги суммарного учета графы, учитывающие количество документов по категориям, заполняют в виде дроби:

в числителе указывают количество наименований поступивших нормативных документов, в знаменателе - количество экземпляров.

Если в фонде уже имелся поступивший вновь нормативный документ, то в числителе записывают "0" (нуль) наименований, а в знаменателе - количество экземпляров поступившего нормативного документа данного наименования. Таким образом, количество экземпляров нормативных документов увеличивается, а количество наименований остается прежним.

Б.2. Записи в 1-й части книги суммарного учета "Поступление нормативных документов" ежегодно начинают с номера 1.

Для записи каждой партии нормативных документов, поступивших по одному сопроводительному документу (счету-фактуре, накладной, сопроводительному письму), независимо от вида носителя информации (типографское издание, ксерокопия, дискета, микрофиша) используют только одну строку.

Поступающие в фонд тексты изменений являются частью нормативного документа, ранее учтенного в фонде, поэтому в книге суммарного учета их не фиксируют.

Б.3. Во 2-й части книги суммарного учета "Выбытие нормативных документов" нумерацию выбывающих документов с наступлением очередного года продолжают.

Нормативные документы подлежат исключению из фонда в случае отмены, замены, утери или износа. Каждую партию нормативных документов (или один нормативный документ), выбывающих из фонда, записывают на отдельной строке под очередным порядковым номером.

Запись о списании отмененных или замененных нормативных документов во 2-й части книги суммарного учета производят, как правило, сразу же при обработке соответствующих информационных материалов (ИУСов, извещений).

Б.4. До заполнения 3-й части книги суммарного учета "Итоги движения нормативных документов" необходимо подвести итоги во всех графах 1-й и 2-й частей книги.

Итоговые годовые данные о поступлении и выбытии нормативных документов заносят в соответствующие строки и графы.

Б.5. Если суммарный учет ранее не осуществлялся, то общее количество нормативных документов и их распределение по категориям определяют на основании данных индивидуального учета нормативных документов или на основании подсчета имеющихся нормативных документов.

Полученный результат заносят в качестве начальной записи в 1-ю и 3-ю части книги суммарного учета.