1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 февраля 2024 г. N 265-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Метаданные образуются в момент включения документа в информационную систему по ГОСТ Р ИСО 23081-1. При этом происходит привязка документа к определенному процессу, объекту или субъекту деятельности организации. Метаданные накапливаются в ходе жизненного цикла документа, следуя за содержательными и структурными изменениями. Метаданные также могут быть использованы для различных целей даже тогда, когда основное содержание документа утеряло первоначальную актуальность, например: в аналитике для получения необходимых показателей процессов, происходивших или происходящих в организации.

Целью настоящего стандарта является унификация состава и содержания метаданных документов в информационных системах, обеспечивающих процессы работы с управленческой, в том числе с кадровой, научно-технической и иной документацией в организациях.

Требования настоящего стандарта направлены на поддержку разработки систем электронного документооборота, систем хранения электронных документов (в архивах организаций), информационных систем, обеспечивающих учет документов Архивного фонда Российской Федерации и хранение электронных архивных документов, и других систем, в которых реализованы процессы жизненного цикла документов (например, корпоративные, специальные) на основании единого подхода [1].

Настоящий стандарт также представляет собой методологическую основу для формирования:

- системного подхода к метаданным, описывающим документы, в том числе и электронные, на всем протяжении их жизненного цикла - в рамках процессов создания, включения в систему, использования, оперативного хранения документов и (или) передачи их на архивное хранение или уничтожение;

- единых требований к метаданным при разработке государственных информационных систем согласно статье 14 [2], в которых обеспечиваются регистрация, учет и обращение электронных документов;

- единых требований к метаданным при разработке систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, местного самоуправления и организаций;

- требований к обеспечению сохранности метаданных электронных документов вне зависимости от изменяющихся условий технической среды.

Положения, изложенные в настоящем стандарте, могут быть использованы для оценки существующего информационного обеспечения систем электронного документооборота и иных, указанных ранее, информационных систем.

Настоящий стандарт применяется для описания метаданных документов (наборов метаданных) в процессе создания, эксплуатации и развития систем электронного документооборота (СЭД), систем хранения электронных документов (СХЭД) и иных информационных систем органов публичной власти и организаций вне зависимости от их подчиненности и форм собственности.

Настоящий стандарт применяется при проектировании и модернизации информационных систем в целях установления единообразия описания и состава аналогичных сущностей в различных базах данных, для обеспечения функциональной совместимости СЭД, СХЭД и иных информационных систем, в которых образуются и обращаются документы.

Настоящий стандарт предназначен для специалистов по управлению документацией организации, специалистов архивов и специалистов в области информационных технологий, обеспечивающих разработку и модернизацию СЭД, СХЭД и иных информационных систем.

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 7.0.101/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

ГОСТ Р ИСО 23081-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы

ГОСТ Р ИСО 30302 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 агрегация документов: Группа документов, объединенных по определенным признакам.

3.2

3.3

3.4

Примечание - Не следует смешивать метаданные с реквизитами, представляющими собой элементы оформления документов. У некоторых реквизитов аналоги в виде метаданных отсутствуют.

3.5

Примечание - По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (подраздел 8.2) "сущности" называются "объектами".

3.6

3.7

3.8

Любая структурированная или полуструктурированная информация, сведения, данные о документах, их агрегациях и документальных и архивных фондах документов, а также о процессах работы с документами в управлении документами являются метаданными документов. Они поддерживают процессы управления документами во времени и в контексте деловой деятельности и способствуют обеспечению аутентичности, достоверности, целостности документов, их пригодности для использования.

Метаданные документов, как информация об управлении документами, являются неотъемлемой частью как электронных документов, так и документов на традиционных носителях. Информация о носителе документа (бумажном или электронном) сама по себе является метаданными.

Метаданные документов обеспечивают исполнение существующих законодательных и иных установленных требований в сфере архивного дела и делопроизводства, области управления документами, а также эффективность деловых процессов, юридическую значимость и доказательную силу документов.

Настоящий стандарт на основании логической структуры метаданных документов описывает основную расширяемую схему и состав метаданных документов вне зависимости от вида носителя в СЭД, СХЭД и иных информационных системах, обеспечивающих процессы работы с управленческой и иной документацией, и содержит требования к их описанию и содержанию.

Настоящий стандарт определяет:

- логическую структуру метаданных документов вне зависимости от носителя (бумажные, электронные);

- схему метаданных документов в зависимости от их назначения;

- принцип классификации метаданных на различных уровнях;

- требования к содержанию метаданных;

- порядок применения и использования схемы метаданных в СЭД, СХЭД и иных информационных системах.

Метаданные документов для организаций, внедряющих системы управления документами по ГОСТ Р 7.0.101 и ГОСТ Р ИСО 30302, определяют при проектировании документных процессов в рамках оперативного управления.

5.1 Логическая структура метаданных служит основой формирования схемы метаданных.

Логическая структура метаданных документов - способ разделения на группы и установления иерархии либо иных связей между метаданными документа и метаданными о других объектах (сущностях) (см. 5.2), обеспечивающих аутентичность, целостность, достоверность и пригодность документа для использования на протяжении его жизненного цикла.

Логическая структура представлена в настоящем стандарте в виде иерархической модели данных. При реализации положений настоящего стандарта следует соблюдать определенные в нем полноту описания и связи между метаданными.

5.2 Объектами (сущностями) метаданных, выделенными для формирования логической структуры метаданных документов, являются:

- документ - документы создаются в рамках выполнения организацией ее деятельности и функций;

- организационные документы - при организации документального и архивного фондов организации, основу которых составляют документы, формируют (создают) учетные и иные документы, формы которых определены в нормативных правовых актах в сфере архивного дела и делопроизводства, стандартах и методических документах по управлению документами;

- процессы - документы проходят через этапы жизненного цикла, зависящие от вида документа, нормативно установленных порядка документирования и требований к хранению, в том числе к архивному хранению;

- участники (агенты) - каждое действие с документом в СЭД, СХЭД и иной информационной системе должно быть выполнено авторизованным в данной системе участником, которым может быть отдельное лицо, ответственная группа лиц (структурное подразделение, коллегиальный орган) или организация в целом. Участники (агенты) различаются ролями, назначенными в информационной системе. Агентами также могут являться сами СЭД, СХЭД и иные информационные системы.

Для описания основных объектов (сущностей) и связей между ними используют метаданные.

Схема взаимосвязей между основными объектами (сущностями) метаданных представлена на рисунке 1.

5.3 В настоящем стандарте объекты (сущности) служат основой классификации метаданных документов. На верхнем уровне классификации метаданные объектов (сущностей) - документ, организационные документы, процессы, участники (агенты) - являются основными классами, которые разделяют на классы метаданных, предназначенных для их описания. Каждый из этих классов метаданных может быть разделен на классы до необходимого уровня классификации.

5.4 Основной класс метаданных "Документ" включает в себя метаданные о самом документе и метаданные о приложениях к основному документу (при наличии), о носителе и/или файлах.

Метаданные основного класса "Документ" подразделяют на классы:

- идентифицирующие метаданные, характеризующие любой документ, включенный в СЭД, СХЭД и иную информационную систему;

- совокупность классов, содержащих реквизитные метаданные, не являющиеся идентифицирующими, которые содержат информацию о реквизитной части документа (состав информации в реквизитах по ГОСТ 7.0.97) и функциональных метаданных, которые связаны с процессами жизненного цикла документа (согласно [3], [4] и [5]);

- информационно-технические метаданные, которые относятся к техническим свойствам документа.

Схема классов метаданных, относящихся к основному классу метаданных "Документ", представлена в таблице А.1 приложения А.

5.5 Основной класс метаданных "Организационные документы" представляет собой совокупность данных об учетных и иных документах, обеспечивающих организацию документального и архивного фондов организации и работу с ними.

Метаданные основного класса метаданных "Организационные документы" подразделяют на следующие классы:

- метаданные о схеме классификации рабочих процессов.

Примечание - При управлении документами схему классификации рабочих процессов применяют по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (подраздел 8.3);

- метаданные о классификаторе видов документов;

- метаданные о номенклатуре дел;

- метаданные о реестре описей дел;

- метаданные об актах.

Схема классов метаданных, относящихся к основному классу метаданных "Организационные документы", представлена в таблице А.2 приложения А.

5.6 Основной класс метаданных "Процессы" рассмотрен в контексте делопроизводственной и архивной деятельности организаций. Каждая организация самостоятельно определяет классификацию, группировку и описание организационных процессов, в рамках которых создаются и обращаются документы.

В части выполнения процессов архивного хранения, происходящих в государственных и муниципальных архивах, метаданные о процессах, не нашедших отражения в настоящем стандарте, разрабатываются архивом самостоятельно с учетом общей логики взаимосвязей между процессами, документами, к которым они относятся, и организационными документами, в которых учтены эти связи.

Метаданные основного класса "Процессы" подразделяют на следующие классы:

- метаданные об организационных процессах;

- метаданные о процессах документооборота;

- метаданные об архивных процессах.

Схема классов метаданных, относящихся к основному классу метаданных "Процессы", представлена в таблице А.3 приложения А.

5.7 Основной класс метаданных "Участники (агенты)" предназначен для идентификации лиц или информационных систем, действия которых привели к созданию или изменению документов.

Метаданные основного класса "Участники (агенты)" подразделяют на следующие классы:

- метаданные об организации;

- метаданные о структурном подразделении (филиале), коллегиальном органе;

- метаданные о работниках организации, членах коллегиального органа;

- метаданные об информационных системах (подсистемах);

- метаданные о внешних контрагентах.

Схема классов метаданных, относящихся к основному классу метаданных "Участники (агенты)", представлена в таблице А.4 приложения А.

5.8 Метаданные основных классов "Процессы", "Участники (агенты)" и "Организационные документы" представляются совокупностью идентифицирующих данных и данных, описывающих содержание конкретного основного класса.

5.9 В рамках взаимосвязей между отдельными классами основных классов метаданных образуются агрегации документов.

Агрегации документов, которые необходимы для управления документами в рамках выполнения требований нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства, представлены в таблице 1. Вариантов агрегаций документов с точки зрения иных процессов, происходящих в организациях, может быть больше.

6.1 Схема метаданных, приведенная в настоящем стандарте, должна быть дополнена в том случае, если нормативно установлен значительный состав ЭД для описания конкретно типа документации или вида документов.

Схема может быть дополнена любым количеством метаданных или иными классами метаданных, но не должна быть сокращена в части, касающейся обязательных или обязательных при выполнении определенных условий ЭД.

Метаданные существующих СЭД, СХЭД и иных информационных систем, в которых обеспечивается управление документами, следует оценивать с точки зрения смыслового содержания элемента и его информационного наполнения; при необходимости обеспечения взаимодействия информационных систем следует соблюдать единые форматы обмена данными. При проведении оценки метаданных в существующих СЭД, СХЭД и иных информационных системах, в которых обеспечивается управление документами, метаданные анализируют как совпадающие в том случае, если их семантическое значение одинаковое. Чем раньше будет найдена синонимия и установлено единообразие в описании ЭД, тем меньше временных затрат по управлению метаданными организации будет осуществлено в дальнейшем.

Представленная в приложении А схема классификации метаданных является подробным вариантом разделения метаданных документов для ее дальнейшего использования. Словарь метаданных, приведенный в приложениях Б и В, следует этой схеме с целью представления наиболее детального описания элементов метаданных. При этом уровни классификации являются рекомендуемыми, и их количество может быть сокращено.

6.2 Включенные в словарь метаданных (см. приложения Б и В) ЭД дополняются и уточняются организациями в рамках их иерархии и взаимосвязей. Это может происходить в процессе анализа организационной среды при внедрении или модернизации существующих СЭД, СХЭД и иных информационных систем.

При реализации частных решений должна быть соблюдена группировка элементов метаданных по классам, нормативно необходимая для каждого уровня описания.

6.3 При формировании схем метаданных, определении ЭД, необходимых для работы с документами, следует иметь в виду, что состав ЭД будет различаться в зависимости от вида документа, его носителя и (или) принадлежности к документопотоку. Рекомендуемый состав метаданных, не привязанный к конкретному виду документа или документопотоку, но связанный с носителем документа, представлен в приложении Г.

6.4 Схема метаданных, основанная на логической структуре и ЭД, определенных в разделе 5, может быть применена:

- для установления единых требований к метаданным документов на уровне организации или между организациями;

- проектирования СЭД, СХЭД и иных информационных систем, обеспечивающих управление документами, и их баз данных;

- формирования выходных форм СЭД, СХЭД и иных информационных систем управления документами;

- обеспечения обмена информацией о документах между информационными системами;

- создания XSD-схем для электронных шаблонов документов.

Примечание - Под XSD-схемой подразумевается структура файла в формате Extensible Markup Language (XML), описывающая взаимосвязи между электронными шаблонами и полями (метаданными) электронно-регистрационных карточек в СЭД, СХЭД и иной информационной системе;

- анализа уровня полноты и доступности метаданных документов в рамках любой СЭД, СХЭД и иной информационной системы. При этом схема метаданных выступает как шаблон для сравнения с уже разработанными схемами метаданных организаций;

- повышения качества метаданных для алгоритмов автоматического анализа данных.

6.5 Схему метаданных применяют для создания и поддержки схем рабочих процессов, реализуемых в организации, что позволяет обеспечить контекстную связь между событиями, реально происходящими в организации, и информацией об этих событиях, задокументированной или сохраненной в СЭД, СХЭД и иной информационной системе.

6.6 Схемы метаданных документов могут быть включены в политику управления документами, иные локальные нормативные акты организации, соглашения об информационно-техническом взаимодействии между организациями для установления единого подхода к обмену документами в электронном виде. В дальнейшем они могут быть использованы в порядке, предусмотренном 6.7 - 6.12.

6.7 При проектировании и модернизации СЭД, СХЭД, иных информационных систем и их баз данных описание схемы метаданных документов включают в техническую документацию на информационные системы.

6.8 При разработке и моделировании баз данных должны создаваться основные объекты (сущности), предусмотренные 5.2. При моделировании конкретных классов и элементов используют правила, отраженные в словаре для каждого элемента, в части уровня классификации, обязательности данных, их кратности и связей с другими классами.

6.9 При проектировании и создании экранных форм в СЭД, СХЭД и иных информационных системах (примеры приведены в приложении Д) схему метаданных используют:

- для проектирования и создания электронных регистрационно-учетных форм документов.

- для проектирования и создания архивных учетных форм в электронном виде.

- для проектирования и создания иных экранных форм, позволяющих представить и обеспечить пользовательское управление основными классами объектов.

- для формирования выходных (печатных) форм учетных и иных документов в соответствии с установленными требованиями к документированию делопроизводственных и архивных процессов.

- для проектирования маршрутов движения документов в интерфейсах моделирования процессов в СЭД, СХЭД и иных информационных системах.

6.10 При обеспечении обмена метаданными документов между информационными системами схема может быть использована для создания протоколов передачи данных и спецификаций электронных сообщений.

Схема метаданных может быть основой программных интерфейсов приложений (API), регистров метаданных, разрабатываемых и используемых в рамках одной организации, нескольких организаций, при межведомственном обмене документами на всех стадиях их жизненного цикла.

6.11 Схема метаданных основного класса метаданных "Документ" может быть использована для создания XSD-схем электронных шаблонов документов, позволяющих обеспечивать информационный обмен между СЭД, СХЭД и иными информационными системами, а также офисным программным обеспечением в процессе создания документов.

6.12 Оценку состава и содержания метаданных документов на уровне основного класса "Документ" и агрегаций "Дело", "Дело, ед. хр." следует проводить для любых СЭД, СХЭД и иных информационных систем, в которых создаются и обращаются документы, а также ведется учет документального и архивного фондов организаций.

Оценку состава и содержания метаданных для классов "Процессы", "Организационные документы" и "Агенты (контрагенты)" проводят при наличии таких сущностей (объектов) в информационных системах. Если информация о них находит отражение исключительно в рамках системных справочников и классификаторов, то рекомендуется учесть все предлагаемые элементы на их уровне.

7.1 Словарь метаданных представляет собой систематизированный перечень метаданных, сгруппированных по принадлежности к основным классам метаданных.

7.2 Словарь представлен в виде статей, каждая из которых содержит описание одного ЭД посредством определения его характеристик:

- кода и наименования: кодированное обозначение в рамках словаря, состоящее из сокращенного наименования класса метаданных и порядкового номера элемента, и краткая характеристика ЭД;

- уровня: наименование классификационного признака с указанием иерархического уровня описания метаданных. Уровень характеризует наиболее полное описание отношений классов между ними. Иерархия уровней может быть использована без изменений или уточнена с сохранением общей логики связи при проектировании и внедрении схем метаданных;

- обязательности (для основных классов метаданных "Документ" и "Организационные документы"): характеризует применение конкретного ЭД для заполнения при управлении документами. Обязательность применения конкретного ЭД необходима для фиксации уровня обязательности его наличия для класса. "О" - наличие элемента обязательно; "Н" - наличие элемента необязательно; "ОУ" - наличие элемента обязательно при соблюдении определенных условий. Условия определяют на основании наименования или описания ЭД;

- описания: содержит разъяснение о предназначении ЭД, содержания метаданных, которые он описывает, и общие правила их заполнения.

В ряде случаев описание включает в себя пример области допустимых значений, которые может принимать ЭД;

- количества ЭД на уровень классификации (для основных классов метаданных "Документ" и "Организационные документы"): используется для определения количества одинаковых по смыслу ЭД, которые могут содержаться в рамках одного класса. Кратность элемента определяет его минимальное и максимальное допустимое число повторений в рамках классификационной группы более высокого уровня, а также обязательность его заполнения:

1 - элемент указывают один раз и заполняют обязательно,

1..n - элемент повторяют необходимое количество раз и заполняют обязательно,

0..1 - элемент либо не указывают, либо указывают один раз и заполняют обязательно, если выполнены условия его обязательного заполнения, указанные в описании элемента,

0..n - элемент либо не указывают, либо повторяют необходимое количество раз и заполняют обязательно, если выполнены условия его обязательного заполнения, указанные в описании элемента.

- метода/способа ввода: определяет возможный способ заполнения для каждого из элементов метаданных. В качестве методов/способов ввода предусмотрены ручной, автоматический (автомат.) и смешанный (смешан.) варианты. При реализации требований к метаданным в каждой конкретной СЭД, СХЭД и иной информационной системе он может быть уточнен для каждого элемента метаданных;

- связей: указывают на возможную связь с другими классами метаданных (при наличии). В СЭД, СХЭД и иной информационной системе связи между элементом метаданных и другими классами метаданных могут быть установлены на основании идентификаторов (UID) этих классов (при наличии), однако в графе "Связи" указан необходимый состав ЭД, которые в рамках описываемой связи должны быть отражены или непосредственно связаны с рассматриваемым элементом метаданных.

7.3 Строки для ЭД могут быть заполнены не полностью в том случае, если в графе "Описание" приведена информация о том, что конкретный элемент служит для разделения остальных ЭД на более низком уровне.

7.4 Метаданные основного класса "Документ" представлены в таблице Б.1 приложения Б.

Метаданные основного класса "Организационные документы" представлены в таблице Б.2 приложения Б.

Метаданные основного класса "Процессы" представлены в таблице В.1 приложения В.

Метаданные основного класса "Участники (агенты)" представлены в таблице В.2 приложения В.

8.1 Будучи неотъемлемой логической частью документа, метаданные о документах (относящиеся к основному классу "Документ") и о делах [относящиеся к классам "Данные о деле" и "Данные о деле, ед. хр." основного класса "Организационные документы"]) подлежат хранению в течение нормативно установленных сроков хранения [5], [6].

После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, или акта приема-передачи архивных документов на хранение в государственный, муниципальный архивы и выполнения соответствующих действий метаданные, относящиеся к уничтоженным или переданным на хранение документам (остаточные метаданные), могут быть уничтожены/удалены вместе с документами [1], за исключением тех данных, которые сохраняют в классах "Опись дел" и "Номенклатура дел" со ссылкой на соответствующий акт.

8.2 Метаданные документов не подлежат изменению после регистрации документов, они могут быть только дополнены информацией об их движении, в том числе по результатам экспертизы ценности документов, или классификации.

Вся информация о движении документов и изменениях, произошедших с документами, должна быть сохранена на уровне их метаданных, для этого в словаре предусмотрены соответствующие элементы метаданных.

Метаданные о движении и о классификации документов должны быть доступны к просмотру (например, посредством экранных форм) пользователям с соответствующими правами доступа в СЭД, СХЭД и иных информационных системах, в которых обращаются документы, в течение всего срока их хранения.

8.3 Порядок обмена метаданными документов и документами осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами и национальными стандартами.

8.4 Для заполнения отдельных полей электронных регистрационно-учетных форм, содержащих метаданные документов в СЭД, СХЭД и иных информационных системах, используют системные справочники и классификаторы, которые могут быть интегрированы с государственными информационными системами, информационными системами других организаций, а также могут быть унифицированы в рамках различных информационных систем организации.

При заполнении отдельных полей электронных регистрационно-учетных форм, содержащих метаданные документов, должна быть обеспечена неизменность информации, заимствованной из системных справочников или классификаторов.

В таблицах А.1 - А.4 приведена схема метаданных, включающая группировку метаданных основных классов (сущностей) "Документ", "Организационные документы", "Процессы" и "Участники (агенты)" по уровням и содержащая ссылки на коды элементов метаданных в таблицах Б.1, Б.2, В.1 и В.2.

В таблицах Б.1 и Б.2 приведены метаданные основных классов (сущностей) "Документ" и "Организационные документы" соответственно, наличие которых подразумевается нормативными-правовыми актами сферы архивного дела и делопроизводства.

В таблицах В.1 и В.2 приведены метаданные основных классов (сущностей) "Процессы" и "Участники (агенты)" соответственно. Они и справочники информационных систем, составленные на их основании, не являются обязательными с точки зрения нормативных требований к составу метаданных о документах. В то же время их состав и взаимосвязи с элементами метаданных, приведенными в приложении Б, позволяют сформировать комплексное представление обо всех данных, использующихся при управлении документами в информационных системах.