СПРАВКА
Источник публикации
М., НИИ труда, 1976
Примечание к документу
Документ утратил силу в связи с изданием Постановления Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 N 327/17-42.
Название документа
"Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию"
(утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 06.10.1969 N 398)
"Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию"
(утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 06.10.1969 N 398)
Содержание
Постановлением
Государственного комитета Совета
Министров СССР по вопросам труда
и заработной платы
от 6 октября 1969 г. N 398
ТИПОВЫЕ НОРМЫ ВРЕМЕНИ
НА РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ
Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию предназначаются для нормирования работ в сфере делопроизводственного обслуживания, наиболее рациональной расстановки работников, выполняющих эти работы, а также для определения их численности.
Типовые нормы времени на указанные работы утверждены Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы постановлением от 6 октября 1969 г. N 398 в качестве временных.
Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию разработаны Центральным бюро нормативов по труду при НИИ труда Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы с участием предприятий министерств: автомобильной, станкостроительной и инструментальной, электротехнической, химической, лесной и деревообрабатывающей, целлюлозно-бумажной, пищевой промышленности, машиностроения для легкой и пищевой промышленности и бытовых приборов, тракторного и сельскохозяйственного машиностроения, промышленности строительных материалов, цветной металлургии, связи, путей сообщения, морского флота и рыбного хозяйства.
1. Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию рекомендуются для применения на производственных предприятиях всех отраслей народного хозяйства.
2. Сборник содержит нормы времени на экспедиторские, канцелярские и архивные работы.
3. Типовые нормы времени разработаны на базе фотохронометражных наблюдений, проведенных на предприятиях, а также материалов изучения существующей организации труда и передового опыта работников делопроизводства.
При разработке норм были также использованы:
- Нормативные материалы, действующие в отдельных организациях;
- Квалификационный справочник должностей служащих (часть I, "Должности служащих, общие для предприятий и учреждений");
- Методические указания "Нормирование труда ИТР и служащих" (М., НИИ труда, 1969);
- Методические указания "Научная организация труда ИТР и служащих" (М., НИИ труда, 1968);
- Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренные научным Советом Главного архивного управления при Совете Министров СССР 28 апреля 1963 г.
4. Типовыми нормами времени учтено время на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности.
Расчет норм времени на отдельные операции по делопроизводственному обслуживанию произведен по формуле:
где Топ - оперативное время;
к - сумма времени на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени.
При расчете норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию значение к принято в размере 8%.
5. В настоящем сборнике приняты регистрационно-учетные формы, предусмотренные "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР", а также формы, применяемые на передовых предприятиях (см. приложение 1).
6. Приведенные в сборнике пределы числовых значений количества листов, единиц хранения, в которых указано "до", следует понимать включительно.
7. До введения типовых норм времени необходимо привести организационно-технические условия работы исполнителей (организация труда, оснащенность оргтехникой и т.д.) в соответствие с запроектированными в настоящем сборнике и осуществить инструктаж исполнителей.
8. При внедрении в делопроизводственное обслуживание на предприятиях более совершенной, чем это предусмотрено в типовых нормах, организации труда следует разрабатывать местные нормы, соответствующие более высокой производительности труда.
9. Наименования должностей исполнителей и выполняемые ими работы указаны в соответствии с "Квалификационным справочником должностей служащих (часть I, "Должности служащих, общие для предприятий и учреждений").
10. Выполнение работ исполнителями не тех квалификаций и должностных наименований, которые указаны в квалификационном справочнике, не может служить основанием для каких-либо изменений типовых норм.
11. На предприятиях с небольшим документооборотом выполнение отдельных работ, закрепленных настоящим сборником за определенными исполнителями, может быть поручено работнику другого должностного наименования, например, прием и отправка корреспонденции могут выполняться экспедитором или секретарем-машинисткой.
Там же допускается рациональное объединение отдельных операций, предусмотренных для разных исполнителей, с целью выполнения их одним работником.
12. При расчете численности делопроизводственных работников к трудоемкости нормируемых работ прибавляется время, необходимое для выполнения не предусмотренных настоящим сборником работ, которое устанавливается на основе фотохронометражных наблюдений. В этом случае явочная численность работников, необходимых для выполнения всех работ, связанных с делопроизводственным обслуживанием на предприятии, определяется по формуле:
где ЧСяв - явочная численность работников;
Т1 - трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по настоящим нормам на объем выполненных работ в квартал, год;
Т2 - затраты времени на работы, не предусмотренные сборником за расчетный период;
Фрв - фонд рабочего времени одного работника в квартал, год.
В необходимых случаях списочная численность работников определяется по формуле:
ЧСсп = ЧСяв · Ксп, (3)
где ЧСсп - списочное число работников;
ЧСяв - явочное число работников;
Ксп - коэффициент списочного состава.
Коэффициент списочного состава является частным от деления номинального фонда рабочего времени на фактическое число рабочих дней по плановому балансу рабочего времени. Он определяется по формуле:
где Фн - номинальный фонд рабочего времени;
А - количество нерабочих дней в году, приходящихся на одного работника.
Количество нерабочих дней в году определяется по формуле:
А = О + Р + Б + Г + МЛ, (5)
где О - число дней отпуска очередного и дополнительного;
Р - число дней отпуска в связи с беременностью и родами (по данным за истекший год);
Б - число дней болезни (по данным за истекший год с учетом мероприятий по оздоровлению условий труда);
Г - число дней выполнения государственных и общественных обязанностей (по данным за истекший год);
МЛ - число непроработанных дней кормящими матерями и в связи с сокращением рабочего дня (по данным за истекший год).
ПРИМЕР ОПРЕДЕЛЕНИЯ СПИСОЧНОЙ
ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ
Условия: ЧСяв = 8; Фн = 260; О = 18; Р = 0; Б = 5; Г = 0,6; МЛ = 0; т.е. - число нерабочих дней (А) составит 23,6.
При этих условиях коэффициент списочного состава будет равен:
Тогда списочная численность работников, рассчитанная по формуле (1) составит ЧСсп = 8 x 1,10 = 8,8 (с округлением 9 чел.).
В настоящем разделе сборника изложены основные вопросы организации труда работников делопроизводственного обслуживания: экспедитора, делопроизводителя, секретаря-стенографистки, секретаря-машинистки, заведующего архивом, архивариуса.
Деятельность указанных работников регламентируется действующей на предприятии инструкцией по делопроизводству и "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР".
Система делопроизводства должна быть основана на соблюдении следующих основных организационных принципов:
- вся поступающая (входящая) и отправляемая (исходящая) корреспонденция принимается в одном месте;
- обеспечивается однократная регистрация корреспонденций, преимущественно на контрольно-учетных карточках; при незначительном документообороте допускается журнальная форма регистрации корреспонденции;
- регистрируются только те документы, которые по своему характеру требуют решения; перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется предприятием в его инструкции по ведению делопроизводства;
- корреспонденция передается по назначению без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной форме (карточек или журнале) кому передан документ;
- распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.д.) направляется в структурные подразделения предприятия по списку рассылки, отпечатанному типографским способом или на множительных аппаратах (готовому бланку);
- корреспонденция доставляется в отделы и цехи предприятия и обратно в канцелярию кольцевой курьерской связью, а при большой территории - рейсами автомобилей внутризаводской связи;
- документы постоянным корреспондентам отправляются в конвертах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.
Рабочее место работника службы делопроизводства целесообразно оборудовать однотумбовым рабочим столом с приставкой и подъемно-поворотным стулом. На поверхности стола и приставки размещаются необходимые средства оргтехники. В ящиках рабочего стола и приставки размещаются писчая и копировальная бумага, бланки, папки для подвесного хранения документов, канцелярские принадлежности, различные справочные материалы и т.д.
Работники службы делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами (инструкция по ведению делопроизводства, различные справочники по действующему законодательству, справочники по административно-территориальному делению СССР, орфографический и терминологический словари, краткий справочник по написанию отдельных наименований, слов, списки работников данного предприятия и подчиненных ему подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитные книжки адресов и телефонов работников, которые связаны с деятельностью данного предприятия, картотечные указатели к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другие).
Процессы труда работников делопроизводства по приему, регистрации, распределению, обработке, оформлению и отправке документов должны быть максимально механизированы с использованием средств документационной техники.
Применяемая для оснащения рабочих мест делопроизводственных работников мебель и средства оргтехники с их характеристиками приведены в приложении 2. Типы или модели их могут заменяться, но номенклатура должна быть сохранена.
Ниже приводится организация труда исполнителей, занятых выполнением отдельных видов работ по делопроизводственному обслуживанию.
1. Экспедиторские работы. Нормами охвачены следующие операции по приему и отправке корреспонденции: прием входящей корреспонденции, вскрытие конвертов, датировка, сортировка и доставка корреспонденции по назначению; конвертование и адресование исходящей корреспонденции, маркировка, оформление почтовых отправлений. Указанные работы выполняются экспедиторами в специально оборудованном помещении - экспедиции. Расположение экспедиции должно обеспечивать удобную связь с подразделениями предприятия, направляющими и получающими основной объем корреспонденции. Отправка и поступление корреспонденции осуществляется через служебный вход в здание или специальный проем, оборудованный рампой или другими устройствами, обеспечивающими удобную загрузку и выгрузку почтовых отправлений.
Рабочее место экспедитора при выполнении работ, связанных с обработкой входящей корреспонденции, оснащается конвертовскрывающей машиной, по обе стороны которой размещаются пластмассовые лотки. В одном из этих лотков размещаются конверты с полученной корреспонденцией, а в другом - конверты после их вскрытия.
Кроме этого на столе размещаются сшиватель документов, штемпелевальный аппарат и комплект лотков для документов, используемых как настольное распределительное устройство.
Экспедитор вскрывает конверты и пакеты с поступившей корреспонденцией. При этом он проверяет правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты с надписью "лично", а также адресованные общественным организациям не вскрываются, а передаются по назначению адресатам.
Если при вскрытии конверта будет обнаружено, что в нем отсутствует документ или приложения к нему, установлено несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом сообщается отправителю. Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправления. Отметка на документе о его получении осуществляется нанесением оттиска (образец 1) штемпелевальным аппаратом <1>.
--------------------------------
<1> Все образцы документов приведены в приложении 1, а рисунки мебели - в приложении 2.
Документ, состоящий из нескольких листов, скрепляется беспроволочным сшивателем или конторскими скрепками. Все поступившие документы учитываются в журнале (форма 1).
Затем документы распределяются по получателям (адресованные предприятию, его структурным подразделениям и общественным организациям) и размещаются по соответствующим ячейкам распределительного шкафа. В соответствии с утвержденным графиком документы выдаются курьеру предприятия для доставки их получателям.
Все документы, адресованные непосредственно руководству предприятия или предприятию без указания должностного лица, направляются в канцелярию.
Книги, информационные издания, периодическая печать (газеты, журналы), адресованные предприятию и его структурным подразделениям, сдаются в библиотеку.
Перед отправлением исходящей корреспонденции адресатам проверяется правильность ее оформления (наличие и точность признаков адресата, дата и исходящий номер, подписи и приложения). Затем корреспонденция группируется по адресатам (иногородним и местным, постоянным и разовым) и видам почтовых отправлений (простая, заказная, авиа и т.д.).
Документы постоянным корреспондентам отправляются в конвертах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом. Для удобства пользования конверты с адресами, напечатанными типографским способом, размещаются в настенном стеллаже. На лицевой стороне конверта (в левом нижнем углу) записываются номера вложенных документов.
Особые виды почтовых отправлений (авиа, заказное письмо, простая и заказная бандероль) оформляются нанесением резиновым штемпелем на конверт соответствующего оттиска (образцы 3 - 6).
Рабочее место экспедитора при обработке исходящей корреспонденции оснащается маркировальной машиной, которую располагают на приставке рабочего стола. По обе стороны маркировальной машины размещают лотки для корреспонденции. В одни из них кладут конверты до их маркировки, а в другой - после маркировки. На поверхности рабочего стола размещаются машина для заклеивания конвертов, стрелочные весы и лоток для документов.
Конверты с вложенными в них документами заклеиваются с помощью машины. Стоимость почтового сбора, в зависимости от вида почтового отправления, определяется взвешиванием. Целесообразно в этом случае применение специальной шкалы (разработана Производственно-техническим объединением научной организации труда и управления при Госснабе СССР ПТО НОТснаб, г. Рига), монтируемой к стандартным стрелочным весам марки ВНЦ, на которой кроме основной весовой указаны шкалы для видов почтовых отправлений с обозначением стоимости в копейках (в числителе - простое отправление, в знаменателе - заказное). Для удобства пользования шкалы для видов почтовых отправлений окрашены в разные цвета.
Сумма стоимости почтового сбора указывается карандашом в правом верхнем углу конверта.
Конверты группируются по стоимости почтовых отправлений, а для нанесения знака почтового сбора пропускаются через маркировальную машину и откладываются в лоток, с целью оформления почтовых отправлений.
На подготовленную к отправке корреспонденцию составляется суточная опись (реестр) в двух экземплярах, раздельно на простую и заказную (форма 2), в которой указываются сведения об отправляемой корреспонденции и стоимость почтового сбора по каждому отправлению отдельно и по реестру в целом. Реестр подписывается составителем и заверяется штампом предприятия (образец 2). При наличии на предприятии маркировальной машины на простую корреспонденцию реестр не составляется. Подготовленная к отправке корреспонденция вместе с реестром передается курьеру для доставки в отделение связи.
2. Канцелярские работы. Нормы времени разработаны на основные канцелярские операции: регистрация, подготовка документов для доклада и доклад их руководству, направление рассмотренных руководством документов на исполнение, контроль за прохождением и исполнением документов, оформление и рассылка внутренних распорядительных документов, составление номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с номенклатурой и подготовка дел к сдаче в архив предприятия. Эти работы выполняются делопроизводителем, секретарем-стенографисткой заводоуправления и секретарем-машинисткой структурного подразделения предприятия.
Рабочее место исполнителя в процессе выполнения канцелярских работ оснащается соответствующей оргтехникой, оперативной связью и средствами механизации труда - пишущей машиной с пюпитром, переговорным устройством, телефонным аппаратом, справочной картотекой, лотками для документов и т.д.
Предусматривается следующий порядок работы с документами.
Все поступившие документы просматриваются и сортируются по принадлежности. Документы, которые по своему характеру относятся к компетенции структурных подразделений, размещаются по соответствующим ячейкам распределительного шкафа и в соответствии с графиком курьерской связи передаются курьеру для доставки их адресатам.
Документы, требующие какого-либо решения, регистрируются: деловая корреспонденция - на регистрационной карточке формы 4; письма, заявления и жалобы граждан - на регистрационной карточке формы 10. В соответствующем месте штемпельного оттиска, воспроизведенном в экспедиции, записывается авторучкой регистрационный номер. Регистрационные карточки размещаются в контрольной картотеке.
По рассмотренным руководством предприятия документам в соответствующем месте регистрационных карточек производится запись резолюции. Документ, требующий в соответствии с резолюцией руководства предприятия решения в структурном подразделении, направляется туда вместе с регистрационной карточкой.
По исполнении документа структурное подразделение предприятия возвращает регистрационную карточку с отметкой об исполнении документа делопроизводителю, который помещает ее в справочную картотеку. Одновременно документ снимается с контроля.
При журнальной форме регистрации деловая корреспонденция регистрируется в журнале формы 3, а письма, заявления и жалобы граждан - в журнале формы 7.
Исходящая корреспонденция за подписью руководства предприятия принимается делопроизводителем, который проверяет правильность оформления документов (наличие даты, адресата, подписи, виз, приложений, а по ответным документам и наличие отметки об исполнении на входящем документе) и сортирует их по принадлежности (деловая корреспонденция, документы с ответами на письма, заявления и жалобы).
Исходящие документы регистрируются в журнале формы 11. На первом экземпляре и копиях документа проставляется регистрационный номер.
Первые экземпляры документов отделяются от копий, группируются по видам почтовых отправлений и вкладываются в соответствующие папки для передачи в экспедицию. Копии документов, по которым делопроизводство ведется в структурных подразделениях, размещаются в соответствующие ячейки распределительного шкафа для последующей выдачи курьеру. Копии документов, по которым делопроизводство ведется при руководстве предприятия, откладываются в папки (дела) в соответствии с номенклатурой дел.
Исходящую корреспонденцию за подписью руководства структурного подразделения предприятия оформляет секретарь-машинистка в аналогичном порядке и направляет для отправки непосредственно в экспедицию предприятия.
Распорядительная документация (приказы, распоряжения) за подписью руководства предприятия регистрируется в журнале формы 12, а регистрационный номер записывается на документе. Подлинники документов постоянного срока хранения в двух экземплярах хранятся в папках с клапанами и завязками (делах) в соответствии с номенклатурой дел. Один экземпляр подлинника передается на размножение. Размноженные экземпляры распорядительных документов со списком рассылки (форма 13) передаются курьеру для доставки адресатам. Возвращенные курьером списки рассылок подшиваются в соответствующее дело.
Делопроизводственное обслуживание в структурном подразделении предприятия осуществляется секретарем-машинисткой в аналогичном порядке с применением таких же регистрационных форм, что и в канцелярии предприятия.
Делопроизводственные работники предприятия по окончании года оформляют документы для сдачи в архив с соблюдением требований "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР".
Описание единицы хранения (дела) на обложке осуществляется в соответствии с образцом 8.
Номенклатура дел (форма 5) составляется ежегодно каждым структурным подразделением предприятия в конце текущего года и согласовывается с архивом предприятия.
В номенклатуре дел истекшего года лицо, ответственное за делопроизводство, указывает количество заведенных дел, составляет заверительную надпись и сообщает эти данные в архив предприятия.
3. Архивные работы. Архивные работы включают следующие комплексы операций: участие в разработке сводной номенклатуры дел и согласование ее с архивным органом; контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях и их сохранностью; прием, учет и хранение законченных делопроизводством документальных материалов предприятия; организация всестороннего использования документальных материалов; подготовка документальных материалов к сдаче и сдача их в Государственный архив.
Архив предприятия в своей работе руководствуется "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР".
Для обеспечения сохранности документов и создания необходимых условий работы над ними архиву предоставляется специальное помещение, которое должно иметь: архивохранилище, комнату для приема и обработки документов и помещение для работы с архивными материалами.
Архивные работы предприятия возлагаются на следующих исполнителей - заведующего архивом, архивариуса.
Рабочее место архивариуса не имеет каких-либо существенных отличий от рабочих мест других делопроизводственных работников.
Предусмотрен следующий порядок работы с документальными материалами.
На основании номенклатуры дел структурных подразделений предприятия заведующий архивом (архивариус) составляет сводную номенклатуру дел всего предприятия (форма 5), согласовывает ее с архивным органом и представляет на утверждение руководителю предприятия.
В архив предприятия структурные подразделения сдают законченные делопроизводством документальные материалы, оформленные в соответствии с "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР", вместе с регистрационными карточками (журналами) в сроки, установленные руководителем предприятия по представлению заведующего архивом (архивариуса).
Документальные материалы кратковременного срока хранения в архив предприятия не сдаются, а по миновании в них практической надобности уничтожаются в соответствии с установленным "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" порядком и составлением акта по форме 6.
Необходимые для текущей работы документы, подлежащие сдаче в архив и оставляемые в структурном подразделении, заведующий архивом (архивариус) оформляет в журнале (форма 14) как выданные во временное пользование. Заведующий архивом (архивариус) принимает документальные материалы по номенклатуре дел, сверяет правильность записи в нее каждой единицы хранения, расписывается в приеме на экземпляре номенклатуры дел сдатчика с указанием даты приема и фактического количества принятых единиц хранения и делает отметку о приеме в сводной номенклатуре дел.
На принятые единицы хранения (описанные на обложках и систематизированные в соответствии с номенклатурой дел) заведующий архивом (архивариус) составляет годовые разделы (формы 8 и 9) сводной описи документальных материалов всего предприятия раздельно на документы постоянного и долговременного сроков хранения, оформляет и хранит их в соответствии с требованиями "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР".
Поступающие в архив документальные материалы укладываются на стеллажи. Материалы постоянного срока хранения размещаются отдельно от материалов временного срока хранения. Материалы каждого структурного подразделения (части фонда) хранятся в одном месте и располагаются в порядке ежегодных поступлений.
Документальные материалы хранятся в связках с картонными прокладками под шпагатом. К связкам прикрепляются ярлыки (образец 9), в которых указываются: название предприятия, название структурного подразделения, год, номер архива, номер описи, номер связки, срок хранения. Связки нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой части фонда или раздела описи (номенклатуры дел).
При формировании связок единицы хранения шифруются в соответствии с годовым разделом описи (запись номеров:
фонда, описи, единицы хранения по описи), в которой одновременно (в примечании) указываются сведения о месте размещения в архиве каждой единицы хранения (запись номеров: архива, связки, стеллажа, полки).
Документальные материалы архива выдаются сотрудникам предприятия для работы с ними в архиве и во временное пользование вне архива. На месте каждой выданной единицы хранения кладется карточка-заместитель (форма 16).
Архивные справки биографического характера выдаются гражданам СССР по их письменным заявлениям. Составляются они по установленной форме и заключают в себе точное и сжатое изложение всех данных по существу вопроса.
Не востребованные в свое время трудовые книжки работников предприятия принимаются на хранение с оформлением в журнале (форма 15).
Трудовые книжки выдаются владельцам или их доверенным лицам по письменным заявлениям под расписку на руки по предъявлении паспорта или паспорта и доверенности (в случае получения доверенным лицом). Иногородним заявителям трудовые книжки высылаются по почте ценным письмом.
Выдача архивных справок и личных документов осуществляется в канцелярии или архиве предприятия. Письменные заявления граждан, копии архивных справок и описи ценного письма на отправленные почтой трудовые книжки подшиваются в специальные дела, внутри которых документы располагаются в хронологическом порядке.
(ВХОДЯЩЕЙ) КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ПРИЕМ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Исполнитель - экспедитор
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам почтовых отправлений | N нормы | ||
письма и бандероли | телеграммы | ||||
простые | заказные, ценные | ||||
Получение корреспонденции от почтальона | Получение пакетов (конвертов), проверка соответствия адресования, отметка о получении в соответствующем месте сдаточного документа (в книге почтальона или индивидуальной расписке) при получении особого вида почтового отправления | 15 | 51 | 54 | 1 |
Получение корреспонденции от курьера | Получение корреспонденции от курьера предприятия | 18 | 18 | 18 | 2 |
а | б | в | |||
ОБРАБОТКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ПЕРЕДАЧА ЕЕ ПО НАЗНАЧЕНИЮ
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени при выполнении работ | N нормы | |
с применением средств механизации | вручную | |||
Вскрытие конвертов | Вскрытие конвертов с предварительной подборкой одноформатных пачек с применением конвертовскрывателей или ножниц (вручную) | 3,6 | 13 | 1 |
Расконвертовка корреспонденции | Извлечение содержимого конвертов; сверка номеров вложенных документов с номерами, указанными на конвертах; проверка наличия приложений; определение необходимости оставления конвертов; скрепление материалов (основного документа с приложением или с конвертом) | 44 | 44 | 2 |
Отметка на документе о его получении | Нанесение в левом нижнем углу на оборотной стороне последней страницы полученного документа оттиска (образец 1) штемпельным аппаратом или резиновым штемпелем с записью даты авторучкой | 2 | 10 | 3 |
Первичный учет поступления документа с записью в журнале (форма 1) | Запись в журнале первичных сведений о поступившем документе авторучкой и раскладка документов в соответствующие ячейки настольного распределительного устройства по получателям | 63 | 63 | 4 |
Сортировка документов по получателям | Размещение документов по соответствующим ячейкам распределительного шкафа | 11 | 11 | 5 |
Передача документов получателям | Выдача документов курьеру | 19 | 19 | 6 |
а | б | |||
Исполнитель - экспедитор
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени при отправке корреспонденции адресатам | N нормы | |||
разовым | постоянным | |||||
Исполнение работы | ||||||
вручную | с применением средств механизации | вручную | с применением средств механизации | |||
Получение документов для отправки адресатам | Получение документов с регистрацией для отправки и проверка правильности их оформления (наличие и правильность адреса, даты и номера, подписи и приложения) | 19 | 19 | 19 | 19 | 1 |
Группировка документов по корреспондентам | Раскладка проверенных документов по ячейкам настольного распределительного устройства | 18 | 18 | 18 | 18 | 2 |
Адресование корреспонденции на конвертах | Нанесение с помощью маркировальной машины оттиска с адресом отправителя и стоимости почтового сбора; запись авторучкой номеров вложенных документов на конверте с адресом получателя, напечатанным типографским способом | - | - | - | 15,8 | 3 |
Нанесение на конверт оттиска с адресом отправителя и стоимости почтового сбора с помощью маркировальной машины; запись авторучкой адреса получателя и номеров вложенных в конверт документов | - | 61,4 | - | - | 4 | |
Нанесение оттиска с адресом отправителя резиновым штемпелем, запись авторучкой номеров вложенных документов на конвертах с адресом получателя, напечатанным типографским способом | - | - | 17,4 | - | 5 | |
Нанесение на конверт оттиска с адресом отправителя резиновым штемпелем, запись авторучкой адреса получателя и номеров вложенных в конверт документов | 63 | - | - | - | 6 | |
Конвертование документов | Фальцевание и вкладывание документов в конверты, заклеивание конвертов конвертозаклеивателем или вручную | 38 | 29 | 38 | 29 | 7 |
Определение стоимости почтового отправления | Взвешивание конвертов, определение стоимости их почтовой отправки с указанием ее на конверте, группировка конвертов по стоимости почтовой отправки | 35 | 35 | 35 | 35 | 8 |
Нанесение знака почтового сбора | Наклейка марок или лент с оттиском маркировальной машины на конверты | 26 | - | 26 | - | 9 |
Оформление почтовых отправлений для сдачи отделению связи | Составление на типографском бланке в двух экземплярах суточной описи (реестра) на почтовые отправления (форма 2), нанесение на опись штемпельного оттиска (образец 2) и заполнение его | 48 | 48 | 48 | 48 | 10 |
а | б | в | г | |||
Наименование операции | Содержание работы | Исполнитель | Норма времени в чел.-мин. на 100 документов |
Отметка на конвертах особых видов почтовых отправлений при одном штемпельном оттиске | Нанесение на конверт оттиска особого вида почтового отправления (заказное, авиа, простая, заказная бандероль) резиновым штемпелем | Экспедитор | 16 |
Примечания:
1. При оформлении особых видов почтовых отправлений (авиа, заказные письма и бандероли, простые бандероли) дополнительно к нормам времени табл. 3 принимать норму времени по табл. 4.
2. При нанесении каждого дополнительного оттиска вида почтового отправления сверх одного норму времени, предусмотренную табл. 4, увеличивать на 16 мин.
НА ПРЕДПРИЯТИЕ (ВХОДЯЩЕЙ) ДОКУМЕНТАЦИИ, ТРЕБУЮЩЕЙ
РАССМОТРЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ
ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель - делопроизводитель
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам документации | N нормы | |
деловые документы | письма, заявления и жалобы граждан | |||
Получение документов | Получение от курьера (или работника экспедиции) документов, адресованных предприятию | 18 | 18 | 1 |
Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые | Просмотр документов и раскладка их в соответствующие ячейки настольного распределительного устройства | 26,8 | 26,8 | 2 |
а | б | |||
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
А. При журнальной форме регистрации
Исполнитель - делопроизводитель
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам документации | N нормы | |
деловые документы | письма, заявления и жалобы граждан | |||
Извлечение документов из ячеек настольного распределительного устройства; заполнение соответствующих граф (1 - 4) журнала сведениями по документу; запись регистрационного номера в соответствующем месте штемпельного оттиска на документе и раскладка документов в ячейки распределительного шкафа по получателям | 149,4 | 159 | 1 | |
а | б | |||
Б. При карточной форме регистрации
Исполнитель - делопроизводитель
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам документации | N нормы | |
деловые документы | письма, заявления и жалобы граждан | |||
Извлечение документов из ячеек настольного распределительного устройства и заполнение соответствующих разделов карточки сведениями о документе на пишущей машине | 126 | 131 | 1 | |
Отметка о регистрации на документе авторучкой | Запись авторучкой в соответствующем месте штемпельного оттиска на документе регистрационного номера (номера и начальной буквы фамилии заявителя) | 9,4 | 13 | 2 |
Размещение регистрационных карточек в картотеке | Размещение регистрационных карточек по корреспондентам (отправителям) в соответствующих ячейках картотеки | 53 | 53 | 3 |
а | б | |||
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ДОКЛАД РУКОВОДИТЕЛЮ ПРЕДПРИЯТИЯ
И ПОЛУЧЕНИЕ ИХ ОБРАТНО
Наименование операции | Содержание работы | Исполнитель | Нормы времени независимо от вида документации в чел.-мин. на 100 документов | N нормы |
Распределение документов по получателям | Раскладка документов в соответствующие ячейки распределительного шкафа по получателям | Делопроизводитель | 11 | 1 |
Передача документов для доклада руководителю предприятия | Выдача документов курьеру с извлечением их из ячеек распределительного шкафа | Тот же | 19 | 2 |
Получение документов для доклада руководителю предприятия | Прием документов от курьера и раскладка их в соответствующие папки | Секретарь-стенографистка | 18 | 3 |
Передача документов руководителю предприятия | Передача документов на доклад руководителю в соответствующих папках | Тот же | 15,4 | 4 |
Получение и сортировка рассмотренных руководителем предприятия документов | Получение от руководителя предприятия папок с рассмотренными документами, просмотр и размещение документов в ячейки настольного распределительного устройства | " | 35,6 | 5 |
Передача рассмотренных руководителем предприятия документов по назначению | Извлечение документов из соответствующих ячеек настольного распределительного устройства и передача их курьеру | " | 21 | 6 |
Получение и сортировка рассмотренных руководителем предприятия документов для записи резолюции | Прием документов от курьера, просмотр и раскладка их в ячейки настольного распределительного устройства | Делопроизводитель | 29 | 7 |
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ,
РАССМОТРЕННЫХ РУКОВОДИТЕЛЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ
А. При журнальной форме регистрации
Исполнитель - делопроизводитель
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам документации | N нормы | |
деловые документы | письма, заявления и жалобы граждан | |||
Извлечение документов из ячеек настольного распределительного устройства; запись авторучкой резолюции руководителя по документу в соответствующей графе журнала и раскладка документов в ячейки настольного распределительного устройства по исполнителям | 44,2 | 122 | 1 | |
а | б | |||
Б. При карточной форме регистрации
Исполнитель - делопроизводитель
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам документации | N нормы | |
документы деловые | письма, заявления и жалобы граждан | |||
Извлечение документов из ячеек настольного распределительного устройства, отыскание и извлечение регистрационных карточек из картотеки, прокладка их копировальной бумагой, перенос резолюции по документу на карточку, скрепление регистрационной карточки с документом и размещение их в ячейки настольного распределительного устройства по исполнителям | 80,6 | 154,5 | 1 | |
Размещение копий регистрационных карточек в контрольной картотеке | Размещение копий регистрационных карточек по исполнителям в соответствующие ячейки картотеки | 53 | 53 | 2 |
а | б | |||
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ
Наименование операции | Содержание работы | Исполнитель | Нормы времени независимо от вида документации в чел.-мин. на 100 документов | N нормы |
Сортировка документов в соответствии с резолюцией руководителя предприятия | Размещение документов в ячейки распределительного шкафа по исполнителям | Делопроизводитель | 11 | 1 |
Передача документов на исполнение | Извлечение документов из ячеек распределительного шкафа и выдача их курьеру | Тот же | 19 | 2 |
Получение документов для исполнения | Прием документов от курьера, просмотр и раскладка их в соответствующие папки | Секретарь-машинистка | 18 | 3 |
Передача документов руководителю отдела (цеха) | Передача документов на доклад руководителю в соответствующих папках | Тот же | 15,4 | 4 |
Получение и сортировка рассмотренных руководителем отдела (цеха) документов | Получение папок с рассмотренными руководителем документами и сортировка их по исполнителям | " | 35,6 | 5 |
Передача документов исполнителям | Выдача документов работникам отдела (цеха) для исполнения | " | 38,6 | 6 |
Подшивка документов в дела | Откладывание законченных делопроизводством документов в дела в соответствии с номенклатурой дел | " | 59,6 | 7 |
УЧЕТ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
А. При журнальной форме регистрации
Исполнитель - делопроизводитель
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам документации | N нормы | |
деловые документы | письма, заявления и жалобы граждан | |||
Заполнение соответствующих граф журнала сведениями об исполнении документа | 94,4 | 141 | 1 | |
а | б | |||
Б. При карточной форме регистрации
Наименование операции | Содержание работы | Исполнитель | Нормы времени по видам документации в чел.-мин. на 100 документов | N нормы | |
деловые документы | письма, заявления и жалобы граждан | ||||
Отделение карточек от документов, заполнение соответствующих разделов регистрационных карточек сведениями о передаче документов на исполнение и размещение карточек в контрольной картотеке | Секретарь-машинистка | 59,6 | 59,6 | 1 | |
Отыскание и извлечение карточки из контрольной картотеки, заполнение соответствующего раздела карточки сведениями об исполнении документа и откладывание ее в соответствующую папку для возвращения в канцелярию | Тот же | 83 | 102,8 | 2 | |
Размещение в справочной картотеке регистрационной карточки с отметкой об исполнении документа | Размещение в справочной картотеке регистрационной карточки, возвращенной структурным подразделением с отметкой об исполнении документа, и одновременное изъятие из контрольной картотеки экземпляра карточки по данному документу | Делопроизводитель | 84,8 | 84,8 | 3 |
а | б | ||||
В СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
Исполнитель - секретарь-машинистка
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени по видам документации | N нормы | |
деловые документы | письма, заявления и жалобы граждан | |||
Получение и передача документов на доклад руководителю | ||||
Получение и сортировка документов | Получение от курьера документов, просмотр и раскладка их по соответствующим папкам | 29 | 29 | 1 |
Передача документов руководителю, получение и сортировка рассмотренных документов | Передача документов на доклад руководителю; получение рассмотренных документов от руководителя и размещение их по ячейкам настольного распределительного устройства | 40 | 40 | 2 |
Регистрация документов | ||||
А. При журнальной форме регистрации | ||||
Извлечение документов из ячеек настольного распределительного устройства (лотки), запись в соответствующих графах журнала сведений о документе и резолюции руководителя; запись авторучкой регистрационного номера в соответствующем месте штемпельного оттиска на документе и распределение документов по исполнителям | 193,6 | 281 | 3 | |
Б. При карточной форме регистрации | ||||
Извлечение документов из ячеек настольного распределительного устройства; заполнение соответствующих разделов карточки сведениями о документе, резолюции руководителя и передача документов на исполнение; запись регистрационного номера в соответствующем месте штемпельного оттиска на документе; распределение по исполнителям документов; размещение регистрационных карточек в контрольной картотеке | 351,6 | 372,6 | 4 | |
Передача документов на исполнение | ||||
Передача документов на исполнение | Выдача работникам структурного подразделения документов для исполнения в соответствии с резолюцией руководителя | 38,6 | 38,6 | 5 |
Учет исполнения документов | ||||
А. При журнальной форме регистрации | ||||
Заполнение соответствующих граф журнала сведениями об исполнении документа | 94,4 | 141,6 | 6 | |
Б. При карточной форме регистрации | ||||
Отыскание и извлечение карточки из контрольной картотеки, заполнение соответствующего раздела карточки сведениями об исполнении документа и размещение ее в справочной картотеке | 125 | 144,8 | 7 | |
Подшивка документов в дела | Подшивка законченных делопроизводством документов в дела в соответствии с номенклатурой дел | 59,6 | 59,6 | 8 |
а | б | |||
(ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ) И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОДПИСЬЮ
РУКОВОДИТЕЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Исполнитель | Нормы времени | N нормы |
Получение документов для подписи руководителем | Получение документов от исполнителей для подписи руководителем, проверка правильности оформления и наличия приложения, виз | Секретарь-стенографистка (секретарь-машинистка) | 19 | 1 |
Передача документов на подпись руководителю | Передача документов на подпись руководителю | Те же | 15,4 | 2 |
Получение подписанных руководителем документов | Получение подписанных руководителем документов и распределение их по ячейкам настольного распределительного устройства | " | 35,6 | 3 |
Передача подписанных руководителем документов для регистрации | Выдача курьеру документов для передачи на регистрацию | Секретарь-стенографистка | 21 | 4 |
Получение и сортировка подписанных руководителем предприятия документов | Прием документов от курьера, просмотр и раскладка их в ячейки настольного распределительного устройства | Делопроизводитель | 29 | 5 |
ОБРАБОТКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Исполнитель | Нормы времени | N нормы |
Регистрация документов в журнале формы 12 с записью регистрационного номера на документе авторучкой | Заполнение соответствующих граф журнала сведениями по документу, запись номера на документе авторучкой, отделение копий документа от первого экземпляра и раскладка их в ячейки настольного распределительного устройства | Делопроизводитель (секретарь-машинистка) | 126 | 1 |
Подшивка подлинников распорядительных документов в дела | Подшивка подлинников распорядительных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел | Те же | 54,2 | 2 |
Передача подлинников распорядительных документов на размножение | Передача экземпляра подлинника распорядительного документа на размножение | Делопроизводитель | 59,7 | 3 |
Получение размноженных экземпляров (тиража) распорядительных документов | Получение подлинников и размноженных экземпляров (тиража) распорядительных документов | Тот же | 96,8 | 4 |
Оформление списка рассылки документов по форме 13 | Проставление в списке рассылки, отпечатанном типографским способом или на множительном аппарате, количества экземпляров документов по каждому получателю и зачеркивание адресатов, не указанных в списке получателя | " | 18,2 | 5 |
Передача распорядильных документов на рассылку | Выдача тиража распорядительных документов со списком рассылки курьеру для доставки получателям | " | 6,59 | 6 |
ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Нормы времени в человеко-минутах на 100 документов
Наименование операции | Содержание работы | Исполнитель | Нормы времени | N нормы |
Регистрация документов с записью авторучкой в журнале формы 11 | Извлечение документов из настольного распределительного устройства, их регистрация (запись номера и даты на документе и его копиях); отделение копий от документа и раскладка их в ячейки настольного распределительного устройства | Делопроизводитель (секретарь-машинистка) | 135,9 | 1 |
Сортировка документов по назначению | Раскладка документов по видам почтовых отправлений (простые, авиа, заказные), а копий документов в соответствующие папки | Те же | 22 | 2 |
Передача документов для отправки, а копий их - по принадлежности | Выдача документов курьеру для передачи в экспедицию, а копий их - в структурные подразделения предприятия | " | 19 | 3 |
Подшивка документов в дела | Подбор и подшивка копий исходящих документов в дела в соответствии с номенклатурой дел | " | 59,6 | 4 |
МАТЕРИАЛОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО СРОКОВ ХРАНЕНИЯ,
ЗАКОНЧЕННЫХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ
Исполнитель: делопроизводитель, секретарь-машинистка
Нормы времени в человеко-минутах на 10 единиц хранения
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени при количестве листов в деле | N нормы | ||
до 100 | до 200 | более 200 | |||
Составление номенклатуры дел | Составление номенклатуры дел по установленной "Основными правилами" ГАУ форме с учетом номенклатуры дел истекшего года, ведомственных и типовых перечней документальных материалов, определяющих сроки их хранения и направлений деятельности структурного подразделения предприятия | 20 | 20 | 20 | 1 |
Систематизация документов внутри дела | Расположение документов внутри дела в последовательности решения вопроса по хронологии или алфавиту с изъятием из папок временного хранения | 37,5 | 65 | 84 | 2 |
Подшивка дела | Подшивка в твердую обложку сгруппированных в дело документов с прошивкой в 3 - 4 прокола прочной ниткой | 205 | 205 | 205 | 3 |
Нумерация листов с составлением заверительной надписи | Проставление номера в правом верхнем углу каждого листа дела (кроме чистых) черным графитным карандашом или нумератором; оформление заверительной надписи по установленной форме с росписью работника, составившего ее, на отдельном чистом листе в конце дела | 57 | 112 | 139,5 | 4 |
Оформление обложки дела (единицы хранения) | Оформление обложки дела (образец 8) с написанием четким почерком тушью наименования предприятия (фондообразователя), названия структурного подразделения, заголовка дела, даты образования дела в делопроизводстве, количества листов и срока хранения | 61,4 | 61,4 | 61,4 | 5 |
а | б | в | |||
Исполнитель - заведующий архивом (архивариус)
Нормы времени в человеко-минутах на 10 единиц хранения
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени | N нормы |
Отбор сформированных в структурном подразделении документальных материалов с истекшими сроками хранения * | Просмотр каждой единицы хранения с извлечением ее с места хранения и возвращением на место после просмотра; отметка об отборе в номенклатуре дел (описи) | 14 | 1 |
Составление акта на отобранные документальные материалы (форма 6) * | Составление акта по установленной форме с включением в него всех дел, отобранных для уничтожения | 9,5 | 1 2 |
Сверка акта с рукописью | Сверка напечатанного акта с рукописью с внесением в него (при необходимости) исправлений | 1,7 | 3 |
Примечание. В тех случаях, когда в общем архиве предприятия, кроме заведующего архивом, имеется архивариус, операции, отмеченные знаком * в табл. 19 - 24, выполняются заведующим архивом.
ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Исполнитель - заведующий архивом (архивариус)
Нормы времени в человеко-минутах на 10 единиц хранения
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени на документальные материалы сроков хранения | N нормы | |
постоянного и долговременного | временного | |||
Составление сводной номенклатуры дел * | Составление сводной номенклатуры дел предприятия по установленной форме (форма 5) на основе номенклатур дел структурных подразделений предприятия | 20 | 20 | 1 |
Контроль за правильным формированием дел в структурном подразделении предприятия * | Проверка в структурном подразделении правильности формирования дел: соответствия документов заголовку дела, наличия необходимых виз и других отметок; проверка нумерации листов в делах постоянного и долговременного сроков хранения | 43 | 14 | 2 |
Прием документальных материалов в архив * | Прием дел; проверка каждой единицы хранения с записями в номенклатуре дел; расписка в приеме на одном экземпляре номенклатуры дел и передача его сдающему дела | 12 | 8,4 | 3 |
Систематизация единиц хранения | Систематизация документальных материалов по годам и структурным подразделениям по номенклатурам дел (описям) | 12 | 12 | 4 |
Составление описи единиц хранения * | Составление по установленной "Основными правилами" ГАУ форме годового раздела сводной описи документальных материалов раздельно постоянного и временного сроков хранения | 37,7 | - | 5 |
Сверка описи после напечатания | Сверка напечатанной описи с рукописью и внесение в нее (при необходимости) исправления | 16 | - | 6 |
Шифровка единиц хранения в соответствии с описью | Запись в соответствующем месте на обложке единицы хранения номеров: фонда, описи, единицы хранения тушью (чернилами - дел временного хранения) | 8 | 8 | 7 |
Формирование связок (до 10 единиц хранения в связке) | Написание ярлыков (образец 9), формирование единиц хранения в связки с прикреплением ярлыка и укладка связок на стеллаж | 9,1 | 9,1 | 8 |
а | б | |||
В АРХИВЕ, ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
Исполнитель - заведующий архивом (архивариус)
Нормы времени в человеко-минутах на 10 единиц хранения
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени | N нормы |
Поиск запрашиваемого дела * | Установление места хранения дела (единицы хранения) в архиве по соответствующим описям или номенклатурам дел | 16,2 | 1 |
Извлечение запрашиваемого дела с места хранения | Нахождение связки на месте хранения (стеллаже), развязывание связки, извлечение необходимого дела (единицы хранения) из связки, заполнение карточки-заместителя на дело и укладка ее в связку, формирование вновь связки, укладка связки на место хранения | 40,3 | 2 |
Выдача дела во временное пользование | Запись сведений по выдаваемому делу (единице хранения) в журнале (форма 14), полистный просмотр документов в деле, выдача дела получателю | 20,2 | 3 |
Прием дела, выданного на временное пользование | Прием дела (единицы хранения), проверка сохранности в нем документов, запись в журнале (форма 14) о возвращении его с распиской сдающего и получателя | 33,7 | 4 |
Укладка дела на место хранения | Снятие связки со стеллажа, развязывание ее, изъятие из связки карточки-заместителя на дело (форма 16), укладка дела (единицы хранения) в связку, формирование связки вновь и укладка связки на стеллаж | 16,6 | 5 |
ИЗ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВЕ
СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель - заведующий архивом (архивариус)
Нормы времени в человеко-минутах на 1 машинописный лист
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени на составление | N нормы | ||
справки | копии документов | выписки из документов | |||
Составление текста документа * | Составление по установленной форме текста запрашиваемого документа по предварительно подготовленным сведениям из документальных материалов архива | 8 | 11,4 | 8,18 | 1 |
Сверка документа после напечатания | Сверка правильности напечатанного документа с рукописью | 2,45 | 2,45 | 2,45 | 2 |
а | б | в | |||
ОФОРМЛЕНИЕ И ВЫДАЧА ДОКУМЕНТОВ
Норма времени в человеко-минутах на 1 документ
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени при росписи получателя | N нормы | |
на копии | в книге | |||
Оформление документов * | Посещение соответствующих должностных лиц для оформления документов необходимыми подписями, штампом и печатью | 5,45 | 5,45 | 1 |
Выдача документа получателю | Запись необходимых сведений по документу в книге, выдача документа получателю под расписку | 0,366 | 1,9 | 2 |
Подшивка копии выданного документа в дело | Подшивка копии документа с письменным заявлением в дело с расположением их по датам выдачи (отправления) | 0,94 | 0,94 | 3 |
а | б | |||
Примечания:
Оформление и выдача документов
1. Работы, связанные с поиском необходимых документальных материалов в архиве для установления сведений по запрашиваемому документу, нормируются по соответствующим операциям § 9 настоящего раздела.
2. Работы, связанные с оформлением отправки запрашиваемых документов через отделение связи, нормируются по соответствующим параграфам раздела I настоящего сборника.
НЕВОСТРЕБОВАННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Исполнитель - заведующий архивом (архивариус)
Нормы времени в человеко-минутах на 1 книжку
Наименование операции | Содержание работы | Нормы времени при | N нормы | |
выдаче заявителю | отправке почтой | |||
Получение трудовых книжек на хранение в архив * | Получение от работников по кадрам зарегистрированных в журнале (форма 15) невостребованных при увольнении трудовых книжек; проверка правильности записи в журнале; расписка в получении с указанием количества книжек и первого и последнего учетных номеров книжек по журналу | 2,99 | 2,99 | 1 |
Размещение трудовых книжек на место хранения | Размещение трудовых книжек на хранение в картотеке (ящике) по алфавиту | 0,595 | 0,595 | 2 |
Выдача трудовых книжек владельцам | Выдача трудовых книжек лично владельцам или доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта и доверенности (в случае получения доверенным лицом) | 6,04 | - | 3 |
Отправка трудовой книжки ценным письмом * | Отправка трудовой книжки иногородним заявителем ценным письмом и отметка в журнале об отправке | - | 3,62 | 4 |
Подшивка документов с запросами в дело | Подшивка заявлений, доверенностей и копий описей ценного письма в дело | 0,94 | 0,94 | 5 |
а | б | |||
ОТТИСКОВ, ОПИСАНИЯ ДЕЛА НА ОБЛОЖКЕ И ЯРЛЫКА ДЛЯ СВЯЗОК
(с примером заполнения)
учета входящей корреспонденции 19__ г.
__________________________________________________________________
(наименование предприятия)
Откуда поступил документ | Наименование отправителя | Номер и дата поступления документа | Куда направлен документ |
Целиноград | Облисполком | 217 от 30/IX | Юристу |
Люберцы | Завод им. Ухтомского | 66 от 5/X | В плановый отдел |
Ленинград | Завод "Торгмаш" | 6724 от 3/X | В отдел снабжения |
(с примером заполнения)
на отправку корреспонденции (писем и бандеролей)
за "__" _______________ 19__ г.
Куда отправляется | Кому адресована корреспонденция | Из какого отдела, регистрационный номер | Сумма почтовых марок, наклеенных на конверт |
Рига | Завод ВЭФ | 17-98 | 4 коп. |
Свердловск | Бассейновая инспекция | 12-18/41 | 4 коп. |
________ | __________________ | __________ | __________ |
________ | __________________ | __________ | __________ |
Куйбышев | Транспортное управление | 17-98 | 4 коп. |
Итого | 76 коп. | ||
Делопроизводитель ____________________
(подпись)
Семьдесят шесть копеек
Вышеперечисленную корреспонденцию для сдачи на почту получил
____________________
(подпись)
┌──────────────────────────┐
│ ЭКСПЕДИЦИЯ │
│(наименование предприятия)│
│ "__" _______ 19__ г. │
└──────────────────────────┘
регистрации входящей корреспонденции 19__ г.
_________________________________________________________________
(наименование предприятия, отдела, цеха)
Входящий номер документа | Дата регистрации документа | От кого поступил, дата, номер документа | Краткое содержание документа | Резолюция руководства (кому и когда передан документ для исполнения) | Отметка об исполнении и отправке ответа | Номер дела, где находится документ или копия документа |
Лицевая сторона
Корреспондент
Дата и номер документа | Входящий номер, дата получения документа |
По вопросу
Резолюция руководства
Оборотная сторона
Передано для исполнения
Дата | Фамилия исполнителя | Что поручено |
Отметка об исполнении
____________________________________________________________
(с примером заполнения)
УТВЕРЖДАЮ СОГЛАСОВАНО
_______________________ _______________________
(подпись руководителя (подпись начальника
предприятия) архивного органа)
"__" ________ 19__ г. "__" ________ 19__ г.
____________________________________ на 19__ г.
(наименование предприятия)
Индексы дел | Заголовки дел | Количество частей, томов | Сроки хранения и статьи по перечню | Примечания (отметки о заведении дел, о выделении к уничтожению, о передаче в архив и другие) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Канцелярия | ||||
1-01 | Приказы и распоряжения министерства, относящиеся к деятельности завода. Копии | До сдачи в Госархив | ||
1-02 | Приказы и распоряжения министерства, присланные для сведения. Копии | До минования надобности | ||
1-03 | Приказы директора завода по основной деятельности | Постоянно ст. 23 | ||
1-04 | Распоряжения директора и главного инженера по заводу | Постоянно ст. 23 | ||
1-05 | Переписка с министерством об организации выполнения производственных планов и хода социалистического соревнования | 8 л. ЭПК ст. 464, 354 | ||
1-06 | Журнал регистрации входящих документов | 3 г. ст. 1288 | ||
1-07 | Журнал регистрации жалоб | 5 л. ст. 48 | ||
1-08 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 г. ст. 1288 | ||
1-09 | ||||
1-10 | ||||
Планово-экономический отдел | ||||
2-01 | Контрольные цифры по производству, труду, себестоимости, подготовке кадров, технике безопасности и заключения по ним | Постоянно ст. 102 | ||
2-02 | Утвержденные годовые лимиты плана завода по труду | Постоянно ст. 109 | ||
2-03 | Утвержденные квартальные лимиты плана завода по труду | 3 г. ст. 109 | ||
2-04 | Утвержденные месячные лимиты плана завода по труду | 1 г. ст. 109 | ||
2-05 | Утвержденный промфинплан завода на 19__ г. | Постоянно ст. 127 | ||
2-06 | Годовой отчет завода по основной деятельности за 19__ г. | Постоянно ст. 457 | ||
2-07 | Переписка с управлением машиностроения о ходе выполнения плана | 3 г. ЭПК ст. 137 | ||
2-08 | ||||
2-09 | ||||
2-10 | и т.д. | |||
УТВЕРЖДАЮ
_______________________
(подпись руководителя
предприятия)
"__" ________ 19__ г.
о выделении к уничтожению документальных материалов
___________________________________________________________________________
(название предприятия, в деятельности которого отложились материалы,
не подлежащие дальнейшему хранению)
Составлен "__" _______________ 19__ г.
Экспертная комиссия _______________________________________________________
(название предприятия)
В составе председателя ____________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
и членов __________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
образованная на основании приказа N _____ от _______________ руководствуясь
(дата)
перечнем документальных материалов ________________________________________
(название перечня)
отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение нижеследующие материалы
N п/п | Годы документальных материалов | Заголовки дел (групповые или индивидуальные), номера их по номенклатуре, описи или инвентарной книге | Пояснения | Количество дел (томов) | Номера статей по перечню |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Всего (цифрами и прописью) дел ____________________________________________
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
(подпись)
Члены
Документальные материалы сданы для уничтожения конторе по заготовке
вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(подпись председателя экспертной комиссии, дата)
регистрации писем, жалоб и заявлений трудящихся
____________________________________________________________
(наименование предприятия)
N п/п и дата получения | Фамилия, имя, отчество и адрес заявителя | Краткое содержание письма, заявления, жалобы | Из какой организации или от кого поступило | Кому и когда направлено для разрешения и срок исполнения | Дата получения сообщения | Результат рассмотрения | Дата и номер исходящего документа и кому сообщено о результатах |
УТВЕРЖДАЮ СОГЛАСЕН
ЭПК ___________________ ____________________________
"__" __________ 19__ г. (подпись руководителя
предприятия)
"__" __________ 19__ г.
Документальные материалы постоянного хранения за 19__ г.
N п/п | Индексы дел | Заголовки единиц хранения | Даты | Количество листов | Примечание | |
Начальный лист годового раздела и графление описи документальных материалов постоянного хранения.
N п/п | Индексы дел | Заголовки единиц хранения | Даты | Количество листов | Примечание |
В данный раздел внесено (_______________) единиц хранения
с N __________ по N __________
Должность и фамилия составителя _______________________________________
Итоговую запись к разделу описи за 19__ год заверяю
Подпись председателя экспертной комиссии ______________________________
Подпись лица, ответственного за делопроизводство ______________________
"__" _______________ 19__ г.
Последний лист годового раздела описи документальных материалов
постоянного хранения.
Лицевая сторона
Регистрационная карточка писем, заявлений и жалоб трудящихся
___________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество ________________________________________________
Адрес заявителя _______________________________________________________
Откуда поступило ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
N __________ от "__" __________ 19__ г. Дата получения ____________________
Содержание ____________________________________________________________
__________________________________ входящий N _____________________________
____________________________________ N дела _______________________________
Резолюция руководства _________________________________________________
___________________________________________________________________________
Оборотная сторона
Регистрационная карточка писем, заявлений и жалоб трудящихся
Передано для исполнения
___________________________________________________________________________
Дата ________ Фамилия исполнителя ___________ Что поручено ________________
Отметка об исполнении _________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
регистрации исходящей корреспонденции
__________________________________________________ на 19__ г.
(наименование предприятия, отдела, цеха)
Дата отправления | Номер, индекс | Вид корреспонденции | Краткое содержание | Кому отправлено | Через кого | Номер дела, куда подшита копия |
регистрации приказов, распоряжений
__________________________________________________ на 19__ г.
(наименование предприятия, цеха)
N п/п | Дата подписания | Наименование (краткое содержание) | Кто подписал | Исполнитель |
приказов, распоряжений от "__" _______________ 19__ г.
Наименование получателей | Количество экземпляров | Расписка в получении |
Дирекция завода Гл. инженер завода Зам. директора ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ | ||
Нач. производства Гл. механик ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ | ||
Плановый отдел Отд. кап. строит. Отд. подг. произв. Произв. отдел ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ | ||
Партком Комитет ВЛКСМ Завком |
учета документальных материалов, выданных во временное
пользование _______________ 19__ г.
N п/п | Дата выдачи | Наименование отдела, цеха | Наименование документа | Номер единицы хранения и дата | Расписка в получении | Когда документ должен быть возвращен | Возврат документов | ||
дата возвращения | расписка возвратившего документ | расписка получившего документ | |||||||
учета и выдачи невостребованных трудовых книжек
Фамилия, имя, отчество | Год рождения | Место работы | Должность служащего или рабочего, получающего трудовую книжку | Дата и причина увольнения | Дата и роспись получившего трудовую книжку |
Наименование дела ____________________________________________
Дата выдачи дела | Количество листов в деле | Фамилия сотрудника, получившего дело | Дата возвращения дела |
Каспийское морское пароходство Входящий N от "__" __________ 19__ г. |
ЭКСПЕДИЦИЯ 1-го ГПЗ от "__" __________ 19__ г. |
особого вида почтовых отправлений
АВИА | |
Образец 4 | ЗАКАЗНОЕ |
Образец 5 | ПРОСТАЯ БАНДЕРОЛЬ |
Образец 6 | ЗАКАЗНАЯ БАНДЕРОЛЬ |
Образец 7 штемпельного оттиска с адресом предприятия | Целлюлозный завод Ленинградская обл. г. Приозерск |
___________________________________________________________________________
(название учреждения)
___________________________________________________________________________
(название структурной части)
Фонд N _______________________ Индекс _______________________
Опись N ______________________ (по номенклатуре дел)
единица хранения N ___________
по описи
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок единицы хранения)
______________________________
(дата)
На __________ листах
Хранить постоянно
(срок хранения)
Наименование предприятия Отдел (цех) __________________ 19__ г. Архив N ____________________ Опись N ____________________ Связка N ____________________ Хранить ____________________ |
РАБОЧИХ МЕСТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ РАБОТНИКОВ
Рис. 1. Стол рабочий на металлическом основании с приставкой
Стол с подвесной тумбой, в тумбе 3 ящика. Верхний ящик имеет запирающее устройство. Приставка с тумбой и 4-мя ящиками является дополнительным рабочим местом для работы на счетной и пишущей машинках.
Рис. 2. Стул с металлическим основанием
и подъемно-поворотным механизмом
Рис. 3. Шкаф конторский с двумя отделениями.
Каждое отделение разделено перегородками на 9 частей
Стеллаж настенный представляет собой вертикальный ящик, имеющий несколько рядов - отделений для бланков, трафаретов типовых писем и т.д. Наклонные перегородки образуют отдельные ячейки для каждого типа бланков.
В тех случаях, когда в обращении находится большое количество типовых писем, бланков и т.д., используется индекс, который значится слева от каждой ячейки. Его расшифровка наносится на нижнюю часть передней стенки.
Габариты: 750 x 118 x 250 мм.
Рис. 4. Стеллаж настенный для типовых писем
Рис. 5. Комплект лотков для документов
(настольное распределительное устройство)
Предназначен для временного хранения документов. Лоток имеет скошенные борты, облегчающие поиск необходимых документов и возвращение их на место.
Конструкция лотков предусматривает возможность табелирования (комплект - 3 шт.).
Габариты: 323 x 224 x 50 мм.
Рис. 6. Шкала для определения стоимости почтовых
отправлений в зависимости от их веса
Шкала монтируется к стандартным стрелочным весам марки ВНЦ.
Для удобства пользования и быстрого визуального определения стоимости отправляемой корреспонденции шкалы для видов корреспонденции (письма, бандероли, авиаписьма, авиабандероли) окрашены в различные цвета.
Каждая шкала, кроме основной весовой, имеет дробные показатели: в числителе - для простой корреспонденции, в знаменателе - для заказной.
Рис. 7. Конвертовскрывающая машина "КВМ"
Предназначена для вскрытия конвертов и пакетов. Механизм машины приводится в действие от однофазного электродвигателя мощностью 35 вт с числом оборотов в минуту 6500, работающего от сети переменного тока 220 или 127 в.
Изготовитель - завод "Амурэлектроприбор" г. Благовещенск на Амуре.
Производительность, конверт/час - до 2000.
Габариты, мм:
длина - 300
ширина - 250
высота - 140
Рис. 8. Беспроволочный сшиватель "Кристалл"
Предназначен для беспроволочного скрепления небольшого количества листов писчей бумаги методом тиснения.
Изготовитель - завод "Сухумприбор", г. Сухуми.
Привод - ручной.
Наибольшее число скрепляемых листов - 5.
Габариты, мм:
длина - 135
ширина - 50
высота - 95
Рис. 9. Электромагнитный штемпельный аппарат "ЭША-3"
Предназначен для наложения на документе различных штемпелей и печатей, а также для гашения знаков почтовой оплаты.
Поставляется предприятиями Управления промышленных предприятий Министерства связи СССР, комплектно с календарным штемпелем или другой печатью, изготовляемой по контрольному оттиску заказчика.
Производительность аппарата, оттиск/час - 3600.
Максимальная ширина штемпелюемого документа, мм - 220.
Габариты, мм:
высота - 310
ширина - 180
длина - 340
вес, кг - 6
Ток питания - однофазный
Напряжение, в - 127 и 220
Рис. 10. Машина "Сейм" для заклеивания конвертов
Предназначена для механизации работ по отправке корреспонденции.
Изготовитель - завод "Сухумприбор" г. Сухуми.
Производительность, конвертов/минуту - до 50.
Толщина конверта с корреспонденцией, мм - до 4.
Габаритные размеры, мм - 600 x 500 x 350.
Рис. 11. Маркировальная машина "ММ-48"
Предназначена для механического нанесения на почтовое отправление знака, заменяющего почтовую марку. При этом достоинство наносимого знака, в зависимости от веса и вида отправления, может в каждом случае изменяться соответственно установленному тарифу.
Одновременно с нанесением знака, заменяющего марку, маркировальная машина "ММ-48" наносит на почтовое отправление календарный штемпель, наименование учреждения, его адрес и порядковый номер отправления. Машина допускает маркирование любых почтовых отправлений с предельной толщиной до 12 мм.
При толщине отправления, превышающей 12 мм, оттиски могут быть нанесены на бумажную ленту, которую затем наклеивают на почтовое отправление.
Маркировальная машина приводится в действие от электродвигателя или вручную путем вращения рукоятки.
Производительность машины, оттиск/час:
с электроприводом - 4000
с ручным приводом - 2000
Габариты, мм
длина - 510
ширина - 270
высота: с электроприводом - 440
с ручным приводом - 230
Вес, кг:
с электроприводом - 42,7
с ручным приводом - 24
Мощность электродвигателя, квт - 0,15 - 0,20.