Если работник израсходовал дни оплачиваемого отпуска или работодатель отказывается отпускать его не по графику, возможно оформление отпуска за свой счет. Расскажем, кто имеет на него право без согласия работодателя; на какой срок можно уйти в отпуск по семейным обстоятельствам; включается ли время этого отпуска в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск; как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать; оплачивается ли сотруднику больничный, если он оказался нетрудоспособен в этот период; возможно ли увольнение находящегося в отпуске без содержания и пр. Дадим образцы заявления на отпуск, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки, табеля учета рабочего времени, сведений о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ).

Сотрудник может попросить у работодателя отпуск без сохранения заработной платы:

- по семейным обстоятельствам и

- другим уважительным причинам.

Возможность предоставления и продолжительность такого отпуска по общему правилу определяются по соглашению между работником и работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Другими словами, работодатель может и не поддержать желание сотрудника уйти в отпуск за свой счет.

При этом ТК РФ не разъясняет, что в данном случае подразумевается под "уважительными причинами". По сути это означает, что любая причина может быть признана сторонами уважительной.

Инициатива ухода в отпуск без содержания должна исходить именно от работника. Работодатель по своему усмотрению не может отправлять сотрудников в отпуск без сохранения зарплаты (обыватели его еще часто называют "административным"), какими бы серьезными ни были основания (уменьшение объема работы, финансовые трудности в организации и пр.) <1>.

--------------------------------

<1> См. также памятку для работодателя от Роструда (https://онлайнинспекция.рф/reminder/68).

На практике нередко возникает вопрос: на какой срок может быть предоставлен неоплачиваемый отпуск? Многих интересует, есть ли какие-то минимальные и максимальные пределы, можно ли отпустить сотрудника на год или пару часов? Трудовое законодательство не устанавливает ни минимальной, ни максимальной продолжительности отпуска без сохранения заработной платы. Специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф утверждают, что отпуск может быть предоставлен не только в календарных днях, но и в часах <2>. Например, работник вправе согласовать с работодателем использование отпуска за свой счет продолжительностью всего в один час <3>. Лимит по максимальной продолжительности отпуска также нигде не прописан, на что обращают внимание консультанты Роструда <4>. Допускается согласование отпуска и на целый год <5>.

--------------------------------

<2> https://онлайнинспекция.рф/reminder/68, https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/289.

<3> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/115512.

<4> https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/282, https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/739.

<5> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/136051.

Бывают и более экзотические случаи. Например, сотрудник, работающий по графику с чередованием рабочих и выходных дней (2 дня через 2), хочет написать заявление на предоставление ему отпуска без сохранения зарплаты только на те дни, которые приходятся на его смену по графику. Запрета попросить об этом нет. И если работодатель не против, то можно оформить отпуск четко на указанные дни <6>.

--------------------------------

<6> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/119294.

Так что в зависимости от обстоятельств работодатель с сотрудником просто договариваются о продолжительности отпуска без сохранения зарплаты.

Вместе с тем некоторых работников придется отпустить в отпуск даже без согласия работодателя (ч. 2 ст. 128 ТК РФ, см. Схему). Иначе грозит административная ответственность <7>. Напомним: по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ должностных лиц и индивидуальных предпринимателей могут оштрафовать на сумму от 1 000 до 5 000 руб.; юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение штраф по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ на должностных лиц и ИП возрастет и составит от 10 000 до 20 000 руб.; на юридических лиц - от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, виновное должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет.

--------------------------------

<7> https://онлайнинспекция.рф/requirements/one/64.

--------------------------------

<8> Отдельные категории сотрудников работодатель обязан отпустить в неоплачиваемый отпуск, причем в ТК РФ, ином федеральном законе, ЛНА, трудовом или коллективном договоре для соответствующих ситуаций прописана максимальная продолжительность отпуска в календарном году (однако сам отпуск может быть предоставлен как частями, так и единовременно). Если сотрудник будет просить об отпуске большей продолжительности, чем установлено в ТК РФ, ином федеральном законе, ЛНА, трудовом или коллективном договоре, то на превышающие эту продолжительность дни необходимо получить согласие работодателя.

<9> См. ст. 128, 173, 174, 286 ТК РФ.

<10> Не перепутайте с дополнительным отпуском с сохранением среднего заработка, предусмотренным гл. 26 ТК РФ.

<11> Часть 3 ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 N 44-ФЗ "Об участии граждан в охране общественного порядка".

<12> Часть 7 ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 N 100-ФЗ "О добровольной пожарной охране" (далее - Закон N 100-ФЗ).

<13> Подпункт 11 п. 1, подп. 4 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах".

<14> Часть 4 ст. 55 Федерального закона от 22.02.2014 N 20-ФЗ "О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

<15> См., например, ст. 263 ТК РФ (отдельные работники, осуществляющие уход за детьми, - до 14 календ. дн.).

Таким образом, неоплачиваемые отпуска подразделяются на две группы <16>:

- предоставляемые по усмотрению работодателя на основании просьбы сотрудника (т.е. работодатель вправе отказать или предложить сократить продолжительность, перенести даты и т.п.) и

- по заявлению сотрудника, когда работодатель не вправе отказать в отпуске и должен руководствоваться волеизъявлением работника.

--------------------------------

<16> См. также письмо Роструда от 16.04.2014 N ПГ/3387-6-1.

Отпуска без сохранения зарплаты не суммируются, а также не переносятся на следующий год. Специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф подчеркивают, что при одновременном наличии двух и более оснований работнику предоставляется один отпуск наибольшей продолжительности. Но если, например, регистрация брака, рождение ребенка и смерть близкого родственника разновременно произошли в течение одного рабочего года, то отпуск без содержания должен быть предоставлен в каждом случае <17>.

--------------------------------

<17> https://онлайнинспекция.рф/reminder/68.

Пример 1. Работник трудится в ООО "Штиль" сантехником. Он написал заявление на отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью 20 календарных дней. Он имеет право на отпуск за свой счет по двум основаниям:

1) у него есть 12-летний сын, которого он воспитывает один (без матери), и

2) он является добровольным пожарным территориального подразделения добровольной пожарной охраны.

В первом случае он имеет право на отпуск за свой счет продолжительностью до 14 календарных дней (отпуск установлен в коллективном договоре, ст. 263 ТК РФ), во втором - до 10 (отпуск предоставляется согласно закону - ч. 7 ст. 18 Закона N 100-ФЗ). Поскольку одновременно у него два основания на отпуск, то без согласия работодателя ему предоставляется один - наибольшей продолжительности. Таким образом, работодатель обязан предоставить ему 14 календарных дней, остальные дни - только если будет не против.

Добавим также, что в отличие от ежегодного основного и дополнительного оплачиваемых отпусков, праздничные дни входят в число дней отпуска за свой счет и не продлевают его (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Стоит об этом заранее предупредить сотрудника, а то из-за непонимания данного обстоятельства он может выйти на работу позже.

Еще один важный аспект: отпуск без сохранения зарплаты не влияет на продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска. Но если отпуск без содержания длительный (более 14 календарных дней), то он сдвигает дату окончания текущего рабочего года (и начала следующего) на количество дней, превышающее 14 календарных (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ) <18>. Разъясним на примере.

--------------------------------

<18> Письмо Минтруда России от 23.11.2018 N 14-2/В-933, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/137891.

Пример 2. Общая продолжительность неоплачиваемых отпусков в течение рабочего года у сотрудника составила 20 календарных дней. В стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни, начиная с 15-го дня. Соответственно, дата окончания рабочего года смещается на количество дней отпуска, превышающее 14 (на 6 календарных дней).

При заполнении приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по утвержденной Госкомстатом России унифицированной форме N Т-6 <19> в строке "за период работы" указывается новая дата окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск (со сдвигом на количество дней, исключенных из стажа <20>).

--------------------------------

<19> Здесь и далее говорится про унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. С 2013 г. они являются необязательными и работодатели могут утвердить свои формы в порядке, установленном ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

<20> Письмо ГИТ в г. Москве от 04.06.2020 N 77/10-20669-ОБ/18-1299.

Пример 3. Очередной рабочий год сотрудника - с 01.06.2020 по 31.05.2021. Но в январе - феврале 2021 г. он брал за свой счет отпуск без сохранения зарплаты на 20 календарных дней. Соответственно, 6 дней исключаются из отпускного стажа и рабочий год закончится 06.06.2021, а 07.06.2021 - день начала следующего рабочего года. Поэтому фрагмент приказа о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с учетом новой даты окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск, составленный по утвержденной Госкомстатом России унифицированной форме N Т-6, будет выглядеть следующим образом:

Кстати, пособие по временной нетрудоспособности за время болезни в отпуске за свой счет не выплачивается <21>. Если работник продолжает болеть и за пределами неоплачиваемого отпуска, то больничный выдается со дня окончания такого отпуска по последний день нетрудоспособности. За этот же период выплачивается пособие <22>.

--------------------------------

<21> Пункт 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ), подп. "а" п. 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375.

<22> Часть 2 ст. 5 Закона N 255-ФЗ, п. 28 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа, утв. Приказом Минздрава России от 01.09.2020 N 925н.

На практике возможны ситуации, когда:

- работодателю требуется отозвать сотрудника из отпуска без сохранения зарплаты;

- такой отпуск (неважно, предоставлен он по соглашению или по закону) кто-то из сторон хочет досрочно прекратить. Например, старое руководство согласовало продолжительный отпуск, а после его смены новое категорически против. Или сотрудник изначально просил определенное количество дней, но потом у него изменились обстоятельства, и он решил вернуться на работу, не отгуляв весь предоставленный ему отпуск.

В ТК РФ есть понятие "отзыв из отпуска", которое подразумевает, что работодатель при согласии работника отзывает его из отпуска и неиспользованная часть не пропадает, а предоставляется сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Но речь идет об оплачиваемом отпуске. Если же мы говорим об отпуске без сохранения заработной платы, к тому же не обязательном для работодателя, а предоставляемом по соглашению сторон, то на практике понятия "отзыв из отпуска" и его "досрочное прекращение" чаще всего используют в тождественном смысле, обозначая факт прерывания неоплачиваемого отпуска по инициативе одной из сторон. При этом отметим, что сами по себе понятия "отзыв", "досрочное прекращение", "перерыв" применительно к отпуску за свой счет в ТК РФ не упоминаются.

В памятке работодателю от Роструда <23> говорится о том, что полномочий по отзыву работника из отпуска без сохранения зарплаты у работодателя нет. Но сам работник вправе в любой момент отказаться от использования отпуска и вернуться к исполнению трудовых обязанностей, письменно уведомив об этом работодателя. На законодательном уровне этот вопрос так и не урегулирован.

--------------------------------

<23> Сборник памяток для работодателя можно скачать по адресу: https://онлайнинспекция.рф/reminders/getFullEmployer.

Мы полагаем, что работодателю лучше подстраховаться и по просьбе работника предоставить ему оставшиеся неотгулянные дни, если сотрудник согласился <24> досрочно выйти на работу из неоплачиваемого отпуска, предоставление которого было обязательно для работодателя <25>. Например, если это неоплачиваемый отпуск работающего пенсионера или инвалида (до 14 или 60 календ. дн. в году соответственно).

--------------------------------

<24> В этом случае заручитесь письменным согласием работника и издайте приказ, с которым ознакомьте сотрудника под подпись.

<25> Напомним, что такой отпуск на следующий рабочий год не переносится.

Досрочное прекращение отпуска за свой счет трудовое законодательство также не регламентирует. Чиновники в индивидуальных консультациях и по этому вопросу пишут, что сотрудник в любой момент вправе отказаться от использования отпуска за свой счет (с письменным уведомлением об этом работодателя) <26>. Срок уведомления нигде не прописан, но полагаем, что его можно представить накануне возвращения из отпуска.

--------------------------------

<26> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/13175, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/32948.

Правда, есть и такие консультации, где сказано, что в одностороннем порядке ни работодатель, ни работник не могут досрочно прекратить такой отпуск <27>. Раз его продолжительность, как правило, определяется по соглашению сторон, то и вопрос о его досрочном прекращении должен решаться ими совместно. Думаем, в этом вопросе упомянутая выше памятка Роструда имеет приоритетное значение как разъяснение всем работодателям, и именно ею будут руководствоваться инспекторы ГИТ при проведении проверок.

--------------------------------

<27> https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/1508, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/142244.

Кстати, увольнение по инициативе работодателя в период отпуска за свой счет запрещено (ч. 6 ст. 81 ТК РФ) <28>. Однако запрет отсутствует, если:

- инициатива исходит от самого работника (ст. 80 ТК РФ);

- достигнуто соглашение между ним и работодателем об увольнении (ст. 78 ТК РФ);

- организация ликвидируется (индивидуальный предприниматель прекращает свою деятельность) (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

--------------------------------

<28> https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/285.

Теперь перейдем к документальному оформлению неоплачиваемого отпуска, разобрав его на конкретном примере. Напомним, нерабочие праздничные дни в мае 2021 г. - 1 мая и 9 мая. 1 мая (суббота) переносится на 3 мая (понедельник), 9 мая (воскресенье) переносится на 10 мая (понедельник).

Рабочие дни между майскими праздниками, на которые часто сотрудники берут отпуска без сохранения заработной платы: с 4 по 7 мая, с 11 по 14 мая.

Допустим, сотрудник просит предоставить ему отпуск за свой счет с 4 по 7 мая 2021 г. (см. оранжевую заливку в календаре).

Обратите внимание, такой отпуск оформляется исключительно на основании письменного заявления (а не с помощью сообщения, направленного в мессенджере или по электронной почте) <29>. Нормами действующего законодательства не установлен срок, до истечения которого сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением. Однако на сайте онлайнинспекция.рф есть консультация, где сказано, что работник должен подать заявление заблаговременно, например, не позднее чем за три дня до начала отпуска <30>. По нашему мнению, такой вывод ничем не подкрепляется и, вероятно, проистекает из аналогии с требованием ч. 9 ст. 136 ТК РФ, согласно которой отпускные надо выплатить минимум за 3 календарных дня до его начала. Однако в рассматриваемом случае речи об оплате отпуска нет, а значит, работодатель этими сроками не связан. К тому же бывают ситуации, когда по объективным причинам нельзя написать заявление на отпуск за свой счет настолько заранее. Тем не менее если он будет оформляться загодя, то риск допустить ошибки при его оформлении снижается.

--------------------------------

<29> Статья 128 ТК РФ, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/129093.

<30> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/131540.

Чтобы не возникало споров, рекомендуем в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) заранее прописать, за какое время подается заявление о предоставлении отпуска за свой счет. Например: "заявление на отпуск без сохранения заработной платы подается не менее чем за 3 календарных дня до предполагаемой даты начала отпуска. В исключительных случаях этот срок может быть уменьшен по соглашению между работодателем и работником".

В заявлении указываются причина предоставления неоплачиваемого отпуска, его продолжительность, а также конкретные дни, на которые он планируется. Целесообразно также прописать в ПВТР необходимость получения визы согласования непосредственного руководителя работника на заявлении.

Пример 4. Заявление на отпуск за свой счет.

Если работодатель согласен предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты (либо обязан его предоставить в любом случае по заявлению сотрудника), то издается соответствующий приказ (см. образец в Примере 5, составленный по утвержденной Госкомстатом России унифицированной форме N Т-6). Ознакомить с ним работника необходимо под личную подпись.

Добавим, что указанный приказ обязательным для оформления документом не является. Но его издание рекомендуется экспертами Роструда для упорядочения документооборота организации, а также во избежание конфликтных ситуаций с работником и контролирующими органами <31>.

--------------------------------

<31> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/142607, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/129905, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/129714.

Пример 5. Приказ о предоставлении работнику отпуска за свой счет, составленный по утвержденной Госкомстатом России унифицированной форме N Т-6.

Обратите внимание: в приказе не заполняется строка "за период работы".

Сведения об отпуске за свой счет следует отразить в личной карточке работника (см. образец записей в Примере 6).

Пример 6. Фрагмент раздела VIII личной карточки работника, заполняемой по утвержденной Госкомстатом России унифицированной форме N Т-3.

Отпуск без сохранения заработной платы нужно будет отразить и в табеле учета рабочего времени (см. образец записей в Примере 7). Если он:

- предоставляется работнику по разрешению работодателя - это отражается в табеле буквенным кодом "ДО" либо цифровым кодом "16";

- предусмотрен законодательством - буквенным кодом "ОЗ" либо цифровым кодом "17";

- является ежегодным дополнительным <32> - буквенным кодом "ДБ" либо цифровым кодом "18";

- в связи с обучением <33> - буквенным кодом "УД" либо цифровым кодом "13".

--------------------------------

<32> Статья 263 ТК РФ.

<33> Статьи 173 и 174 ТК РФ.

Если вы отпускаете сотрудника без сохранения заработка всего на несколько часов и используете утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы, в них нужно заблаговременно внести изменения <34> для применения в своих целях:

- в форму приказа о предоставлении отпуска добавить строки для отражения количества часов и периода нахождения в отпуске в часах;

- в форму табеля учета рабочего времени - графы для отражения причин неявки работника;

- в форму личной карточки - дополнительные графы о количестве часов отпуска и времени начала и окончания отпуска в часах.

--------------------------------

<34> В порядке, установленном ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

При заполнении формы СЗВ-СТАЖ период отпуска за свой счет отражают кодом "НЕОПЛ" <35> (см. Пример 8).

--------------------------------

<35> Пункт 2.3.26 Порядка заполнения формы "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", утв. Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п.

Пример 7. Фрагмент табеля учета рабочего времени, заполняемого по утвержденной Госкомстатом России унифицированной форме N Т-13.

Пример 8. Фрагмент заполнения формы СЗВ-СТАЖ.